В настоящий момент компания введёт учёт заказов на бумажных носителях. Данные о заказе записываются в тетрадь (см. рис. 1.12).
Рисунок 1.12 Учёт заказов на бумажном носителе
Клиент или организация обращается в мастерскую. Сотрудник в рекламной мастерской берёт информацию о клиенте, записывая в тетрадь следующую информацию: ФИО, название организации (если есть), номер телефона. Далее следующая информация о заказе: наименование товара (услуга), цветовая гамма, количество, размеры, пожелания, дата изготовления. Создаётся макет по товару (см. рис. 1.13).
Рисунок 1.13 Макет заказа
Далее макет демонстрируется клиенту на согласование, выставляется счёт за макет. После того, как заказ готов, связываются с клиентом по номеру телефона, когда клиент сможет забрать заказ. Назначается итоговая сумма, при желании клиент запрашивает документы (накладную) об оказании услуги. В накладную входят «Акт приёма-передачи» (см. рис. 1.14), также прилагается «счёт» (см. рис. 1.15).
Рисунок 1.14 Акт приема-передачи
Рисунок 1.15 Счёт на оплату
В процессе работе сотрудники и компания могут столкнуться с неудобным и громоздким хранением, не структурированностью данных и долгим перемещением по ним.
Таким образом, можно сделать вывод о необходимости создать информационную клиентскую систему по учёту заказов в организации для решения следующих проблем:
· Затяжной, медленный поиск клиента и данных по заказу товара;
· Несвоевременная или долгая обработка заказа клиента и предоставления ему результата;
· Путаница в исполнители заказа, заказчика, работы при выполнении и предоставлении заказа;
· Ненадёжность хранения данных.
Решить проблему организации по учёту заказов можно двумя способами:
1. Подобрать подходящее программное обеспечение из числа уже созданных и распространяемых на рынке информационных технологий;
2. Самостоятельно разработать информационную систему в соответствии с требованиями, указанными заказчиком.
Ниже будут рассмотрены оба этих способа.
Анализ аналогичного ПО
Прежде чем приступить к разработке нашего программного продукта, мы постарались подробно изучить рынок подобного программного обеспечения, с целью подобрать подходящее ПО, либо определить, на что делают упор разработчики, использовать опыт, концептуальные идеи разработок.
1. Конфигурация «Рекламное агентство» (см. рис. 1.16).
Компания разработчик: Простой Софт.
Последняя Версия программы: 2.1153.
Условия распространения: программный комплекс начинается от 3000 рублей, программу, но с программой можно предварительно ознакомиться, скачав её в Демо режиме.
Функции:
· Учет клиентов. Ведение базы данных клиентов и их контактной информации;
· Учет работ по заказам. Контроль над своевременным выполнением работ по заказам;
· Складской учет. Учет поступлений и расхода сырья для рекламы, контроль состояния склада сырья;
· Хранение справочников и отчетов. Возможность хранения и создания новых справочников и отчетов;
· Учет заказов. Формирование и учет заказов. Учет заказов на размещение рекламы в СМИ;
· Учет договоров. Учет договоров заключенных с клиентами;
· Учет платежей. Контроль платежей от клиентов и их задолженностей;
· Учет сотрудников. Хранение информации о сотрудниках, настройка персональных прав доступа.
Программа позволяет вести базы данных, которые содержат перечень клиентов рекламного агентства, их контакты, заключенные с ними договора. Вести учет заказов на рекламу и контролировать сроки выполнения работ по всем заказам, отдельно вести учет заказов на размещение рекламы в СМИ. Контролировать платежи и задолженности клиентов, управлять материалами на складе (списание и приход материалов).
Рисунок 1.16 Интерфейс Конфигурация «Рекламное агентство»
После анализа данного программного обеспечения можно подчеркнуть и выделить функции, которые можно реализовать для нашей информационной системы, а именно: учёт работ по заказам, контроль над своевременным выполнением работ, план, статус заказа, формирование отчётов по данным заказа.
Из минусов можно выделить сложный, перегруженный интерфейс, в нём необходимо разобраться для работы, большое количество ненужных функций для нашей организации, например, такие как себестоимость, события, ценность, размещение в газете, приход и расход сырья.
2. ПО «Учёт в Рекламном агентстве» (см. рис. 1.17).
Компания разработчик: runabase.ru.
Условия распространения: на базе конструктора «Руна». Первое, что необходимо сделать – установить программный комплекс «Руна», дистрибутив runabase.ru. Необходима покупка, регистрация, сетевое подключение.
Стоимость программного комплекса составляет от 18000 тысяч рублей.
Функции:
· справочник рекламных конструкций;
· общий справочник форматов, каталог городов с адресами, список типов услуг;
· списки специалистов агентства, единиц измерения и брендов клиентов;
· база данных клиентов агентства;
· услуги за наличный и безналичный расчеты;
· договора на оказание услуг по безналу и приложения в MS Word;
· оказание услуг за наличный расчет, товарный чек и ПКО в MS Word;
· договора на размещение рекламно-информационных материалов с приложениями; отчёты по должникам, общий и за период по заказам с выводом в MS Word.
Рисунок 1.17 Интерфейс ПО «Учёт в Рекламном агентстве»
Проанализировав данное программное обеспечение, мы выделим следующие функции: удобный учёт клиентов, все необходимые справочники по типам услуг и клиентов, простое добавление и удаление для дальнейшего оформления нового заказа и работ.
Из минусов можно выделить чрезмерно высокую стоимость программного комплекса и установку конструктора, вместе с тем затруднённый процесс установки и также необходимое постоянное интернет подключение.
3. WS. Рекламное агентство (см. рис. 1.18).
Компания разработчик: ООО «Программные системы».
Условия распространения: минимальную версию можно приобрести за 21000 тысяч рублей, в свою очередь стандартную 28000 тысяч рублей, программу можно протестировать в демо режиме, который составляет 20 дней после оформления заявки.
Функции:
· Управление заказами;
· Контроль склада;
· Управление услугами;
· Финансовый учёт;
· Рассылка СМС-сообщений;
· Гибкие возможности интеграции с любыми сайтами/приложениями.
Простая и удобная программа автоматизированного учета всей деятельности рекламного агентства. Управление клиентской базой. Управление исполнением задач и контроль эффективности менеджеров. Автоматическое формирование договоров. Автоматическая рассылка по E-mail. Есть техподдержка, первые полгода действует бесплатно.
Рисунок 1.18 Интерфейс «WS. Рекламное агентство»
Из плюсов данного ПО можно выделить гибкую настройку услуг и их стоимости, финансовые операции, удобную навигацию по добавлению, применению и удалению новых записей, понятный интерфейс. Можно реализовать в нашей информационной среде: управления заказами и услугами, удобный принцип навигации.
Из минусов выделим чрезмерную высокую стоимость ПО в нашем и ненужный в нашем случае функциональность, такие как: склад, финансы и администрирование, что не подходит для организации.
4. USU Рекламное агентство (см. рис. 1.19).
Компания разработчик: USU.
Условия распространения: программа представляется платно с тремя видами тарифов: эконом, стандарт, профессионал. Цены идут 4000, 6000 и 8000 тысяч рублей соответственно. Также необходимо заключить договор между двумя сторонами. Демо режим присутствует, но весьма ограниченный.
Функции:
· База с клиентами;
· Работа с клиентами;
· Расчёт заказа;
· Контроль персонала;
· Заполнение бланков;
· Анализ услуг;
· CМС-Рассылки;
· Складной учёт;
· Вывода отчётность документации на экран и печать.
Программа для рекламного агентства, студии. Формирует единую базу агентов и услуг, обеспечивает учёт продаж рекламы. Внутрифирменное планирование позволит рационально распределять доходы фирмы, изучать показатели качества организации.
Рисунок 1.19 Интерфейс программы «USU Рекламное агентство»
После анализа данного программного обеспечения пришли к выводу, что для нашей организации не совместим «USU Рекламное агентство». Громоздкость интерфейса, в котором необходимо некоторое время, чтобы разобраться, ненужный функционал, такой как контроль персонала, заполнение бланков, анализ услуг, множество команд, также отсутствие поисковой системы. Из плюсов для возможности реализовать подобный функционал в нашем ПО отметим: расчёт заказов, СМС-рассылки, дата сдачи, удобная навигация-редактирование.
5. ПринтОфис24 (см. рис. 1.20).
Компания разработчик: «ИОНСРМ»
Условия распространения: Пользоваться программой можно только в формате сайта, в виде приложения не предусмотрено, что является недостатком. Можно приобрести за 1200 рублей, также имеется бесплатная пробная версия, то есть в демо режиме.
Функции:
· База клиентов;
· Мониторинг эффективности персонала;
· Отчёт и вывод их на печать;
· Аналатика;
· Email-рассылка;
· История взаимодействия с клиентом;
· Анализ эффективности;
· Бесплатная онлайн поддержка;
· Задачи и напоминания.
Принтофис24 – это система, которая во многом поможет с ведением своей клиентской базы в рекламном бизнесе.
ПринтОфис24 полностью повторяет бизнес процесс типографии, автоматизирует рутину и экономит время. Система обучает основам полиграфического дела, имеет встроенную систему адаптации и тестирования знаний. Значительная часть данных уже добавлена в систему, на которые можно опираться во время настройки.
Рисунок 1.20 Интерфейс программы «ПринтОфис24»
Исходя из вышеперечисленного можно сделать вывод, что данная программа обладает обширным функциональном и предоставление различных возможностей для рекламной деятельности. Также есть поддержка от компании разработчика и процесс обучения в работе с ПО. Можно также отметить СМС-Информирование, анализ и задачи, что является довольно удобным для работы. Из минусов выделим, что распространяется только в версии сайта.
Таблица 2. Сводная, сравнительная таблица программ
| Критерии | Конфигурация «Рекламное агентство» | ПО «Учёт в Рекламном агенстве» runabasе | WS. Рекламное агентство | ПринтОфис24 | USU Рекламное агентство |
| 1.Простота интерфейса | |||||
| 2.Простота программы | |||||
| 2. Бесплатность | |||||
| 4. Пробный период программы | |||||
| 5.Потребность в интернете | |||||
| 6.Системные требования для работы программы | |||||
| 7.Поиск, фильтрация и сортировка | |||||
| 8. Неподходящие функции | |||||
| 9.Многофункциональность | |||||
| Итог |
Изучив представленные выше программы, мы приняли решение, что использование сторонних программ не целесообразно для данной компании, так как часть из них имеет слишком обширный функционал, достаточно высокую стоимость, не дают полное удобство в работе или имеют перегруженный интерфейс иными словами не подходит под специфику нашей организации.
Можно заключить, что для организации не требуется слишком сложная программа или платное ПО из вышерассмотренных нами. Достаточно реализовать необходимые функции для учёта заказов и контроля, чтоб сотрудники не прилагали излишних усилий на освоение программного комплекса, а смогли сразу интуитивно начать работать с первого запуска, поэтому было принято решение разработать собственное программное обеспечение для учёта заказов в рекламной мастерской.