Создание базы данных «Студент»

Работа с СУБД Access

1. Структура базы данных

1. Описание структуры таблиц
1. Загружаем СУБД Access
2. Включаем режим «Создание таблицы в режиме конструктора», в котором создаем (описываем структуру) таблицы «Студент», «Группа», «Сессия», «Спорт», «Состав команд»: (см. рис. 2-6)

1) Вводим название столбцов («имя поля»)

2) выбираем из списка соответствующий тип данных («тип данных»)

3) отмечаем поля, обязательные для заполнения («обязательное поле- да»)

4) отмечаем ключевое поле (выделяем поля, входящие в первичный ключ, затем на выделенных полях нажимаем правую кнопку мыши и выбираем пункт «Ключевое поле»)

1. Заполнение таблиц
1. Двойным щелчком мыши открываем каждую из созданных таблиц и заполняем ее данными: (см. рис.7-11)
2. Связывание таблиц (установка межтабличных связей) (см. рис. 1)
1. Устанавливаем типы межтабличных связей между следующими парами таблиц: студент – сессия, группа – студент, студент – состав команд, спорт – состав команд.
2. Включаем пункты меню «Сервис, схема данных»
3. В появившемся окне вызываем контекстное меню (нажимаем правую кнопку мыши) и включаем пункт «Добавить таблицу», в появившемся списке таблиц выделяем все таблицы и включаем пункт «Добавить».
4. Устанавливаем связи между следующими парами таблиц: студент – сессия, группа – студент, студент – состав команд, спорт – состав команд.

Рис. 2

Рис. 4

Рис. 8

Рис. 10

Последовательность установки связи между двумя таблицами: маркер мыши устанавливают на ключевое поле одной таблицы, нажимают левую кнопку мыши и протаскивают мышь на поле (первичный или внешний ключ) другой таблицы.

5. Создание форм для всех таблиц.

a. Включаем режим «Формы, Создание формы в режиме мастера»

1) В открывшемся диалоговом окне выбираем таблицу, поля (все), которые надо включить в форму и нажимаем кнопку «далее».

2) В следующем диалоговом окне выбираем внешний вид формы, затем стиль оформления формы, вводим имя формы (лучше такое же, как у таблицы) и в завершении нажимаем кнопку «Готово».

6. Создание запросов.

a. Включаем режим «Запросы, Создание запроса в режиме конструктора»

b. Добавляем таблицы, которые участвуют в запросе (нажимаем правую кнопку мыши в верхней части появившегося диалогового окна «Запрос» и выбираем пункт «Добавить таблицу…»

c. Выбираем поля, которые участвуют в запросе (двойным щелчком левой кнопкой мыши на имени поля в таблице).

1) Вводим условия отбора, используя следующие правила:

1. условия, указанные в одной строке, объединяются логической связкой «И»

2. Условия, указанные в одном столбце, объединяются логической связкой «ИЛИ»

3. Логические связки «И», «ИЛИ» можно вводить в одну клетку, используя служебные слова “AND”, “OR”. Кроме них можно использовать служебное слово “NOT”, означающее логическое отрицание.

4. Например, для отображения фамилий, начинающихся на буквы «А» и «В» можно:

a. Либо в столбце «Фамилия» в строке «Условие отбора:» указать «А*», а в строке «или:» указать «В*».

b. Либо в клетке на пересечении столбца «Фамилия» и строки «Условие отбора:» указать «А* OR В*»

5. Например, для отображения фамилий, начинающихся на букву «А» и заканчивающих на букву«В» можно:

a. Либо использовать два столбца «Фамилия»: в одном из них в строке «Условие отбора:» указать «А*», а в другом в строке «Условие отбора:» указать «*В.

b. Либо в клетке на пересечении столбца «Фамилия» и строки «Условие отбора:» указать «А* AND *В.

d. Выбрать поля, по которым будет вестись сортировка.

1) Для выбранного поля в строке «Сортировка:» из выпадающего списка выбрать способ сортировки: «по возрастанию» или «по убыванию».

e. Выбрать поля, которые будут отображаться в запросе.

1) Для этого поля, которые будут отображаться в запросе, помечаются галочкой.

f. Сохранить запрос

1) При закрытии окна запроса появляется сообщение: «Сохранить запрос?». Ответ: «да». После которого вводится имя запроса.

g. Создать два запроса:

1) «Успевающие студенты». В нем отображаются: оценки – для студентов, успевающих на 4 и 5.

2) «Участие в спорте». В нем отображаются: фамилия, имя, отчество, номер группы, название команды, вид спорта – для студентов, участвующих в двух видах спорта (например футбол и волейбол).

7. Создание отчета

a. Включаем режим «Отчеты, Создание отчета в режиме мастера»

1) В открывшемся диалоговом окне выбираем таблицу или запрос, поля, которые надо включить в отчет, и нажимаем кнопку «далее».

2) В следующем диалоговом окне «Добавить уровни группировки» нажимаем кнопку «далее».

3) В следующем диалоговом окне выбираем способ сортировки и нажимаем кнопку «далее».

4) В следующих диалоговых окнах выбираем вид макета отчета и стиль изображения отчета, в последнем окне указывается имя отчета и нажимается кнопка «Готово».

b. Создать отчет по одному из созданных запросов и назвать его также, как запрос.