1. Определим требования к отчету.
В отчет должны выводится в виде списка данные о занятиях, проводимых в каждой группе с расшифровкой наименования предмета и фамилии преподавателя. Строки отчета должны быть упорядочены по коду предмета. При выводе данных в отчете должны также формироваться расчетные суммарные часы занятий в каждой группе.
2. Определим таблицы, необходимые для построения отчета.
Основные сведения о занятиях, проводимых в группах, содержит таблица ИЗУЧЕНИЕ. Из таблицы ИЗУЧЕНИЕ можно получить перечень идентификаторов занятий, проводимых в каждой группе, с указанием часов по занятию. Эта таблица является основным источником записей для создаваемого отчета.
Наименование предметов содержит главная таблица ПРЕДМЕТ, а фамилии преподавателей – главная таблица ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
1. Выберем в окне Новый отчет режим создания - Мастер отчетов и подчиненную таблицу изучение в качестве записеобразующей таблицы для отчета.
2. В окне Создание отчетов выберем из таблицы ИЗУЧЕНИЕ поля, включаемые в отчет – НГ, ВИДЗ, ЧАСЫ.
3. Из таблицы ПРЕДМЕТ выберем поле с наименованием предмета НП, а из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ поле ФИО.
Для того чтобы включать поля в нужной последовательности, следует иметь в виду, что поле вставляется вслед за выделенным в списке полей, уже включенных в отчет. Например, для включения поля НП после НГ последнее должно быть предварительно выделено.
4. На рисунке 6.6.7. представлено окно Создания отчета после выбора всех поле, используемых в отчете. В следующем сеансе окна мастера в строке Выберите тип представления данных выделяется таблица ИЗУЧЕНИЕ, поскольку она была выбрана в качестве источника записей.
|
|
5. Далее зададим уровень группировки по полю НГ. При этом в окне мастера отображается общая структура формируемого макета отчета.
Рис. 6.6.7. Окно для формирования списка полей, включаемых в отчет
6. 
В следующем сеанс диалогового окна мастера Создания отчета выберем поле НП, по которому нужно производить сортировку по возрастанию в группе (А-Я).
7. Для подсчета итоговых значений в поле отчета Итого по группе в итоговой строке группы, нажмем кнопку Итоги. Для числовых полей в открывшемся окне Итоги будут выделены строки, в которых выберем функцию Sum для поля ЧАСЫ, чтобы рассчитать суммарное количество часов.
8. В следующем окне мастера выберем вид макета отчета ступенчатый с ориентацией книжная. Установим флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице.
9. В очередном сеансе выберем один из возможных стилей оформления – Сжатый. Потом зададим имя отчета Изучение предметов в группах, которое также отобразится в заголовке отчета. Под этим именем мастер автоматически сохраняет отчет в базе данных.
10.Для того чтобы сразу доработать отчет в режиме конструктора выберем дальнейшие действия – Изменить макет отчета.
Разработка сложных отчетов с использованием запросов
Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с помощью запроса можно подготовить данные для построения сложного отчета.
Рассмотрим создание отчета с использованием запроса на примере формирования бланка Экзаменационная ведомость для указанной группы студентов по заданному предмету. Отчет- бланк с помощью запроса должен иметь форму документа, используемого преподавателем для данных.