MS Access – это СУБД, обеспечивающая хранение информации, ввод новых записей, редактирование уже существующих, выборку данных и представление их в нужном виде. MS Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и MS Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД MS Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в MS Access, например, можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение MS Access и наоборот.
MS Access – реляционная база данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу MS Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или не сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные MS Access очень просто комбинировать с данными MS Excel.
Запуск MS Access осуществляется:
Ø 
через ярлык MS Access на рабочем столе;
Ø Пуск – Программы – { Средства Microsoft Office } – MS Access.
Настройка инструментария системы осуществляется с помощью команд Вид – Панели инструментов – Настройка.
Настройка вида экрана, клавиатуры, рабочего каталога, порядка сортировки БД и др. производится командой Сервис – Параметры. Настроить систему рекомендуется в начале работы.
При возникновении трудностей можно обратиться к справочной системе MS Access. Для получения полной справки следует выбрать пункт меню? (знак вопроса). Контекстно-зависимая справка вызывается клавишей F1.
Завершение работы осуществляется с помощью пункта меню Файл – Выход.
В состав системы MS Access разработчики включили несколько готовых БД. Они находятся в папке Programs Files\MS Office\ Office\ Samples. Некоторые из них, например Борей.mdb (Northwind.mdb), будем использовать для знакомства с некоторыми приемами работы.
|
|
Объекты базы данных.
При открытии системы появляется диалоговое окно, в котором предлагается выбор: создать новую базу данных или открыть существующую.
Создать БД можно следующими способами:
Ø пустую неструктурированную БД;
Ø пустую структурированную БД на основе шаблона.
Сделать это можно с помощью кнопки и команд:
Ø Создание – Новая база данных;
Ø Создание из имеющегося файла – Выбор файла;
Ø Создание с помощью шаблона – выбор подходящего шаблона.
БД включает в себя различные объекты (таблицы, формы, запросы, отчеты), предназначенные для ввода, управления и хранения информации. Все объекты одной БД хранятся в одном и том же файле, имеющем стандартное расширение. mdb.
Основой БД является таблица, столбец которой называется полем, а строка – записью. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о клиенте фирмы может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес, телефон и т.д.
Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи БД.
Запросы предназначены для поиска и получения информации из БД по различным критериям.
Макрос – последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.
Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic.
Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.