МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ «ВИТЕБСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ П.М. МАШЕРОВА»
Факультет социальной педагогики и психологии
Кафедра социально-педагогической работы
РЕФЕРАТ
По дисциплине «Делопроизводство»
Тема Автоматизация и механизация делопроизводственных процессов
Выполнил:
Проверил:
Витебск, 2018
СОДЕРЖАНИЕ
Введение. 3
1 Автоматизация и механизация делопроизводственных процессов. 4
Заключение. 7
Литература. 8
Введение
На сегодняшний день автоматизация и механизация делопроизводства необходима, так как информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.
Тема данной работы актуальна, в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, количеством документации, создаваемой на предприятиях. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.
Объектом работы является средства автоматизации и механизации документов.
Целью настоящей работы является изучение автоматизация и механизации делопроизводственных процессов.
Задачи работы: рассмотреть основные процессы автоматизации и механизации делопроизводства.
Методы исследования: теоретический, диалектический метод, изучение, анализ и синтез литературы, цитирование, систематизация и классификация.
Автоматизация и механизация делопроизводственных процессов
Основными способами совершенствования работы служб документационного обеспечения является механизация и автоматизация делопроизводственных процессов. Механизация и автоматизация позволяет черновую, творческую часть работы управленческого персонала и работников делопроизводственных служб передавать техническим средствам, снижая трудозатраты на подготовку и повышая качество их оформления [3, с. 58].
Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, принято именовать оргтехникой.
В соответствии с назначением все технические средства можно разделить на пять групп:
– средства для составления документов;
– копировальная и множительная техника;
– средства обработки документов;
– средства хранения, поиска и передачи документов;
– техника управленческой связи [2, с. 34].
Для составления документов используются способы:
– рукописные;
– машинописные (пишущие машинки, портативные, механические, электрические, с речевым вводом информации, видеотерминальные устройства);
– диктофонная техника и электронная аппаратура.
Копировально-множительная техника занимает все большее место в делопроизводстве. Среди многообразных способов копирования (термокопирование, светокопирование, микрофильмирование, др.) наибольшее распространение получил способ электрофотографирования.
Для хранения, поиска, передачи документов используют факсимильную связь. Особенное значение для повышения эффективности работы административно-управленческого персонала приобретает применение средств вычислительной техники – персональные электронно-вычислительные машины (ПЭВМ).
Электронная техника стала реальной Необходимостью при решении задачи документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:
– документирование;
– организация работы с документами [1, с. 28].
При документировании, т. е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки.
Клавиатура ПЭВМ, предназначенная для набора текста, подобна клавиатуре пишущей машинки. Все, что набирается на клавиатуре, появляется на экране дисплея в том месте, где находится курсор.
ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанной текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.
В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, ведь в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Согласно определению, предложенному фирмой XEROX, документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию.
Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, Word for Windows и др.
При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т. д.
У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества. Рассмотрим основные преимущества работы с программами, функционирующими под управлением оболочки Windows.
Одним из основных преимуществ оболочки Windows является ее многозадачность, т. е. возможность работать с несколькими программами одновременно или выполнять сразу несколько процессов (в DOS, для того чтобы запустить новую программу или начать новый процесс, сначала надо закончить предыдущий). Например, открыты две программы: NC и MS Word, переключиться между которыми можно либо путем нажатия комбинации клавиш [Alt+Tab], либо путем одинарного щелчка по соответствующей кнопке в строке главного меню.
Второе преимущество Windows-программ заключается в том, что они предоставляют пользователю неизмеримо больший спектр возможностей, чем это делают аналогичные DOS-программы. Особенно это касается разного рода текстовых и графических редакторов, электронных таблиц, программ обработки баз данных и т.п. продуктов [4, с. 82].
Основными программами в Windows являются программы с текстовым редактором MS DOS, электронные таблицы MS Excel, информационно-правовая система «Кодекс» и бухгалтерские.
Отметим, что DOS-программы могут работать в среде Windows как приложения, но не наоборот [4, с. 82].
Таким образом, целью механизации и автоматизации работы с документами является повышение оперативности управленческого труда, сокращение затрат на документирование, обработку, передачу и поиск документной информации; усиление контроля исполнения, рационализация, сокращение количества документов.
Заключение
Использование новых технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документоведения и ДОУ.
Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документоведения и ДОУ.
Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.
Внедрение систем автоматизации делопроизводства и систем электронного документооборота сталкивается в реальности с такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.
Эффективность управления любым предприятием основывается не только на человеческом факторе, но и грамотной организацией документооборота: сбором, хранением и использованием документов.
Следовательно, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которые пришли на смену устаревшим, но все таким же успешным системам работы с бумажными документами.
Литература
1. Андреева, В.И. Делопроизводство. / В.И. Андреева – М., – 2004. – 564с.
2. Кравченко Л.И. Автоматизированная система учетного процесса: Учебник / Л.И. Кравченко. – Минск, 2005. - 415 с.
3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. – 2007. – 384 с.
4. Кузнецова, Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность: Учебное пособие для вузов / Т.В. Кузнецова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: РГГУ, 2006.
5. Паневчик, В.В. Технология и автоматизация делопроизводства / В. В. Паневчик – Минск: БГУ, 2014.