Обычно Microsoft Access выводит записи в том порядке, в каком они выбираются из базы данных. Можно изменить последовательность вывода данных, определив ее порядок в строке Сортировка. При сортировке по нескольким полям порядок обработки полей определяется их положением в бланке запроса: сначала сортируются значения в крайнем левом поле и далее слева направо.
По умолчанию Microsoft Access выводит все поля, включённые в бланк запроса. Если поле используется только для определения условия выбора данных, для него необходимо снять флажок в строке Вывод на экран, щелкнув мышью в соответствующей ячейке.
Условия отбора записей
Выражение, которое указывает, какие записи необходимо включить в динамическую таблицу при выполнении запроса вводится в строку Условие отбора для поля, по которому это условие необходимо проверить. Для задания условий отбора можно использовать операторы меньше (<), меньше или равно (<=), больше (>), больше или равно (>=), не равно (<>), равно (=), Like (выбор по маске), Between (между), In (в интервале), And (и), Or (или) и другие, а также имена объектов, константы и функции.
Завершение ввода условия выполняется нажатием клавиши Enter или просто переходом к другой ячейке бланка запроса с помощью клавиш управления курсором или мыши. Мicrosoft Access проводит синтаксический анализ заданного выражения.
Например, если было введено значение текстового поля то это выражение будет представлено в кавычках. Если выражение не содержит никакого оператора, Microsoft Access будет исходить из того, что подразумевается оператор = или Like.
Допускается использование нескольких условий отбора, которые можно задать как для разных полей, так и для одного поля.
Условия отбора, заданные в одной строке, связываются с помощью логической операции "И", заданные в разных строках — с помощью логической операции "ИЛИ". Эти операции могут быть заданы явно в выражении условия отбора с помощью операторов AND и OR соответственно.
Для создания сложных условий выбора данных используются логические операторы And и Or. Если условия отбора связаны оператором And, запись выбирается только в случае выполнения всех условий. Если же условия отбора связаны оператором Or, запись выбирается при выполнении хотя бы одного из всех условий. При определении нескольких условий отбора, связанных оператором And, для различных полей необходимо просто задать условие в строке Условие отбора для каждого из полей, образующих критерий выбора данных. Если же при определении нескольких условий поместить их в различные строки — строку Условие отбора и строку или — Microsoft Acces будет использовать Or-связь. В результате условия, расположенные в одной строке, связываются оператором And, в разных строках — оператором Or.
Т.о., условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения. В качестве операндов выражения могут использоваться: литералы, константы, идентификаторы (ссылки).
Литералом является значение, воспринимаемое буквально, а не как значение переменной или результат вычисления, например, число, строка, дата.
Константами являются не изменяющиеся значения, например, True, False, Да, Нет, Null (константы автоматически определяются в Access).
Идентификатор представляет собой ссылку на значение поля, элемент управления или свойство. Идентификаторами могут быть имена полей, таблиц, запросов, форм, отчетов и т.д. Они должны заключаться в квадратные скобки. Во многих случаях Access производит автоматическую подстановку скобок. Если необходимо указать ссылку на поле в конкретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, также заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком.
[Имя таблицы]![Имя поля].
В выражении условия отбора допускается использование операторов сравнения и логических операторов: =, <, >, <>, Between, In, Like, And, Or, Not, которые определяют операцию над одним или несколькими операндами. Если выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.
Текстовые значения в выражении вводятся в кавычках, если они содержат пробелы или знаки препинания. В противном случае кавычки можно не вводить, они будут добавлены автоматически.
Допускается использование операторов шаблона — звездочка * и вопросительный знак?.
Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения.
Between 10 And 100 задает интервал от 10 до 100.
Оператор In позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках.
In ("Математика", "Информатика", "История")
Оператор Like позволяет использовать образцы, использующие символы шаблона, при поиске в текстовых полях.
Like "Иванов*"
Подстановочные символы:
| Знак | Описание | Пример |
| * | Соответствует любому количеству знаков. Может использоваться в качестве первого или последнего знака текстовой строки | wh* — поиск слов what, white и why. |
| ? | Соответствует любому текстовому знаку | B?ll — поиск слов Ball, Bell и Bill. |
| [ ] | Соответствует любому одному знаку из заключенных в скобки. | B[ae]ll — поиск слов Ball и Bell, но не Bill. |
| ! | Соответствует любому одному знаку, кроме заключенных в скобки. | b[!ae]ll — поиск слов bill и bull, но не bell или ball. |
| - | Соответствует любому знаку из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от A до Z, но не от Z до A). | b[a-c]d — поиск слов bad, bbd и bcd. |
Сформировать условие отбора можно с помощью построителя выражений. Перейти в окно Построитель выражений можно, нажав кнопку Построить на панели инструментов, или выбрав команду Построить в контекстно-зависимом меню. Курсор мыши должен быть установлен в ячейке ввода условия отбора.
Вычисления в запросах
Запрос на выборку можно использовать не только для того, чтобы выбирать из таблиц базы данных содержащуюся в них информацию, но также чтобы производить вычисления и отображать результаты вычислений в динамической таблице. Следует иметь в виду, что результаты вычислений не сохраняются в таблицах базы данных. При выполнении запроса вычисления выполняются всякий раз заново, поэтому результаты всегда отражают текущее состояние базы данных.
Для выполнения вычислений в запросе необходимо в бланке запроса создать новое вычисляемое поле. Для этого следует в пустую ячейку строки Поле ввести вычисляемое выражение, в котором могут использоваться имена полей таблиц, константы и функции, связанные с помощью арифметических операторов. Для изменения порядка вычислений и группировки данных в выражениях используются круглые скобки, а имена полей таблицы должны быть заключены в квадратные скобки. Если в запросе используется несколько таблиц, во избежание ошибок следует указывать полное имя поля, помещая перед именем поля имя таблицы. В этом случае для разделения имен объектов используется!.
Таким образом, запись полного имени поля таблицы выглядит следующим образом:
[Имя таблицы]![Имя поля]
Имя вычисляемого поля выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием