Особенности учета расчетов с подотчетными лицами
С введением в действие новой Инструкции N 70н <1> изменился порядок учета и оформления результатов авансов, выданных подотчетным лицам. Если ранее, в соответствии с Инструкцией N 107н <2>, применялась мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета, то после вступления в силу Инструкции N 70н используются регистры бюджетного учета. В приведенной таблице можно увидеть, в чем состоит отличие порядка ведения учета расчетов с подотчетными лицами по той и другой Инструкции.
--------------------------------
<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н.
<2> Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. Приказом Минфина России от 30.12.1999 N 107н.
| Объекты учета | Инструкция N 70н | Инструкция N 107н |
| Расчеты с подотчетными лицами в учреждении | Журнал операций расчетов с подотчетными лицами | Мемориальный ордер N 8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами ф. 386) |
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (утв. Приложением N 3 к Инструкции N 70н) должен иметь следующие обязательные реквизиты:
| Состав обязательных реквизитов и показателей | ||
| заголовочной части | содержательной части | оформительной части |
| Дата (за месяц), наименование учреждения (структурного подразделения), наименование и код по реестру получателей бюджетных средств (РПБС) главного распорядителя (распорядителя), единица измерения (ОКЕИ или ОКВ) | Дата, номер и наименование документа (авансовый отчет, расходный ордер, приходный ордер); наименование показателя (фамилия, имя, отчество подотчетного лица), номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту; сумма; итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета (с входящими и исходящими остатками) по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению; количество приложений | Подписи, расшифровки подписей главного бухгалтера и исполнителя (с указанием должности); дата |
Основное отличие в учете расчетов с подотчетными лицами заключается в том, что по Инструкции N 70н учет ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать расходование денежных средств. В Инструкции N 107н разделения по субсчету 160 не предусматривалось. Изменилась и форма отчета по израсходованным суммам. Ранее о расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляли авансовый отчет по форме 286. С введением в действие Инструкции N 70н бюджетным учреждениям для оформления отчета следует руководствоваться Постановлением N 55 <3>, которое применяется ко всем организациям, за исключением бюджетных. Однако до настоящего времени форма авансового отчета для бюджетных учреждений не утверждена.
--------------------------------
<3> Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
Организация расчетов с подотчетными лицами
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций <4> при выдаче денежных средств под отчет необходимо соблюсти три условия:
- денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя учреждения только лицам, работающим в данном учреждении;
- передача полученных подотчетных сумм одним работником другому запрещается;
- при имеющейся задолженности за подотчетным лицом по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет не допускается.
--------------------------------
<4> Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
Пунктом 157 Инструкции N 70н предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление, в котором он указывает назначение аванса и срок, на который выдаются денежные средства. В заявлении о выдаче денежных средств под отчет работник бухгалтерии делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по ранее выданному авансу (представлен отчет о его расходовании, и остаток денежных средств сдан в кассу).
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходным кассовым ордерам ф. 0310002, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций установлено, что после расходования денежных средств подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней составляет авансовый отчет, к которому нужно приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы. Остаток неиспользованного аванса следует внести в кассу учреждения также в течение трех рабочих дней после произведенных расходов.
В соответствии со ст. 137 ТК РФ, если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс.
В новой системе бюджетного учета учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами", который является аналогом субсчета 160 "Расчеты с подотчетными лицами". Учет организован в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления (КСОГУ) по следующим аналитическим счетам:
0 208 01 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда"
0 208 02 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи"
0 208 03 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг"
0 208 04 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг"
0 208 05 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом"
0 208 06 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества"
0 208 07 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг"
0 208 08 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения"
0 208 09 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению"
0 208 10 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления"
0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов"
0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств"
0 208 13 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов"
0 208 14 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов"
0 208 15 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг"
0 208 16 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале"
Счета 0 208 01 000 и 0 208 08 000 предназначены для выплаты начисленной заработной платы и пособий через раздатчиков, для оплаты суточных.
Счета 0 208 02 000, 0 208 03 000, 0 208 04 000, 0 208 05 000, 0 209 06 000, 0 208 07 000 применяются для оплаты услуг в тех случаях, когда по заключенным договорам предусмотрена оплата наличными денежными средствами. Кроме того, по счету 0 208 07 000 оплачиваются расходы по проживанию в командировке.
Счет 0 208 10 000 предназначен для выплаты социальных пособий.
Счет 0 208 11 000 используется для оплаты расходов, для учета которых Планом счетов бюджетного учета не предусмотрено открытие отдельных аналитических счетов (оплаты труда работников, не состоящих в штате бюджетного учреждения, и т.д.).
Счета 0 208 12 000 и 0 208 13 000 предназначены для учета оплаты основных средств и нематериальных активов, а также учета работ по их доставке и установке подотчетными лицами. Произведенные расходы списываются на счета учета капитальных вложений.
Выдача денежных средств под отчет производится при наличии выделенных бюджетных средств в пределах лимитов по статьям ЭКР.
Корреспонденция счетов
В соответствии с п. 159 Инструкции N 70н операции оформляются следующими бухгалтерскими записями.
1. Отражены операции по выдаче под отчет денежных средств из кассы по дебету соответствующих аналитических счетов 0 208 хх 560 как увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате соответствующих услуг и расходов и кредиту счета 0 201 04 610 "Выдача из кассы".
2. Отражены операции об израсходованных суммах аванса по кредиту аналитических счетов 0 208 хх 660 как уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг и расходов и дебету счетов 0 105 05 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов", 0 106 01 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства", 0 106 02 320 "Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы", 0 106 03 330 "Увеличение капитальных вложений в непроизводственные активы", 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции", 0 401 01 200 "Расходы учреждения", 0 204 02 530 "Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале", 0 204 03 520 "Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций", 0 302 хх 830 как уменьшение соответствующей кредиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ и услуг.
3. Отражен возврат в кассу неиспользованного остатка аванса по кредиту аналитических счетов 0 208 хх 660 как уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате соответствующих услуг и расходов и дебету счета 0 201 04 510 "Поступления в кассу".