Слияние документов MS Office
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, при подготовке объявления о выпуске нового продукта, рассылаемого по почте, в каждую копию необходимо включить стандартную эмблему компании и описание продукта, при этом адрес получателя и строка приветствия должны быть уникальными.
С помощью слияния можно создавать следующие документы.
Набор наклеек или конвертов. На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.
Набор документов на бланке, сообщений электронной почты или факсов. Все письма, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения о получателе, например имя, адрес или другие личные данные.
Набор нумерованных купонов. Купоны различаются только уникальным номером.
Запуск процедуры слияния
Чтобы начать процедуру слияния, выполните следующие действия.
- Откройте документ Заказное письмо.doc.
- В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние. Откроется область задач Слияние. Для навигации при выполнении слияния используются гиперссылки в области задач.
Совет. Для выполнения слияния также используются кнопки на панели инструментов Слияние (в меню Вид выберите Панели инструментов, а затем Слияние).
Выбор главного документа
- На первом шаге процесса слияния осуществляется выбор типа документа, к которому необходимо присоединить данные. Укажите тип – письма.
- Далее выбираете главный документ, который используется в качестве основы – текущий документ.
Подключение к файлу данных и выбор записей
Чтобы присоединить уникальные сведения к главному документу вам нужно подключиться (или создать и подключиться) к файлу данных, где хранятся эти уникальные сведения.
5. Откройте существующий список в файле Microsoft Excel, содержащем информацию о клиентах. Для этого нажмите ссылку Обзор и выберите источник данных – База данных.xls.
После подключения к файлу данных, предназначенному для использования, или после создания нового файла данных откроется диалоговое окно Получатели слияния. Можно выбрать подмножество записей для слияния с помощью сортировки или фильтрования списка.
- В окне Получатели слияния выберите все записи.
Добавление полей
Поля вставляются в главный документ в тех местах, где необходимо появление уникальных сведений. В документе Заказное письмо.doc места вставки полей выделены красным цветом (рис. 1).
Рисунок 1 – Места вставки полей
7. Установите текстовый курсор после слова Город, в области задач Создание документа нажмите ссылку Другие элементы и добавьте поле слияния Город (рис. 2). Символы красного цвета удалите.
Рисунок 2 – Вставка поля слияния
8. Аналогично добавьте остальные поля.
Предварительный просмотр слияния и его выполнение
Для предварительного просмотра пролистайте каждый объединенный документ с помощью кнопок «Следующая » и «Предыдущая » в области задач.
9. В области задач Слияние на шаге Завершение слияния нажмите ссылку Изменить часть писем, объедините все записи.
10. Просмотрите создавшийся документ Письма1 и сохраните его.