Инвентаризация нужна компании, чтобы проверить, какое имущество фактически имеется, и каково состояние ее финансовых обязательств. Это мероприятие проводят по определенным правилам в несколько этапов. Но для начала необходимо издать приказ о проведении инвентаризации.
Ø Когда проводят проверку.
Приказ на инвентаризацию (образец 2017 года) обычно составляют по распоряжению руководителя в плановом или внеплановом порядке. Ответственный за это главный бухгалтер либо иной работник бухгалтерии, а если он заболел или отсутствует – лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерской документации.
· Инвентаризация обязательна в нескольких случаях (п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н):
ü перед составлением годовой отчетности;
ü при смене материально ответственных лиц, в том числе связанных с передачей имущества третьим лицам;
ü после чрезвычайных ситуаций – пожаров, наводнений, иных бедствий;
ü при выявлении хищений или порчи имущества.
Ø Как составить распоряжение/приказ на проверку.
Образец приказа о проведении инвентаризации был разработан и утвержден постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Это форма № ИНВ-22. Ею необходимо пользоваться независимо от того, с чем связано разбирательство, является ли она полной или частичной, была заранее запланирована или будет проводиться неожиданно.
· Приказ на инвентаризацию образца 2017 года содержит:
ü конкретную цель проведения – инвентаризация товаров, основных средств, активов, дебиторских задолженностей, всего имущества;
ü перечисление подразделений организации, где будет проводиться проверка, к примеру, только на складе или в ином отделе, по всей компании;
ü период и длительность мероприятия: с какой по какую дату проходит, когда представить результаты проверочных действий;
ü состав комиссии, в том числе ФИО ее председателя, – в нее могут входить не только сотрудники компании, способные оценить состояние имущества и обязательств, но и сторонние аудиторы;
ü данные о приказе: его дата, номер, информация о подписавшем распоряжение руководителе.
· После того, как устанавливающий документ подготовлен, его необходимо зарегистрировать в журнале для учета контроля исполнения таких решений. Соответствующую форму реестра можно взять из постановления Госкомстата № 88 – форма № ИНВ-23. Это необязательно, компания может разработать собственный вариант журнала, но для удобства можно пользоваться шаблоном, предложенным чиновниками.
· Важно, чтобы с приказом были ознакомлены все перечисленные в нем работники. Свои росписи они могут ставить непосредственно на листе, содержащем данные о предстоящей проверке, либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.
· О намерении провести сопоставление товаров/запасов/ценностей на бумаге и в действительности надо уведомить под роспись также материально ответственных лиц того подразделения, где проводится сверка.
· Заполняем форму № ИНВ-23:
ü В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, уточняем номер приказа и дату его составления.
ü Заполняем «тело» документа, уточняя, какое именно мероприятие проводится, и кто из сотрудников в нем участвует. При перечислении допускается сокращать имена и отчества сотрудников.
ü Указываем, что именно надо проверить и в каком подразделении, объясняем причины, по которым необходимо провести сравнение реальных запасов/ценностей/товаров и указанных в документах. Одновременно вписываем даты начала и окончания процедуры анализа состояния имущества.
ü Последнее – определить крайнюю дату сдачи отчета по итогам сверки, а также подписать у руководителя, назначившего проверку.
Ø Образец заполнения Приказа об инвентаризации кассы.
Ø Инвентаризация и оформление ее результатов.
· Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Поэтому вначале члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей/товаров/запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что значится на бумаге.
· По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа можно использовать форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
· Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования – правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Комиссия также выдвигает предложения оприходовать/списать выявленные излишки/недостатки, отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе можно зафиксировать иные инициативы, например, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений.
· На основании такого протокола руководитель издает приказ по итогам инвентаризации. В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии, а также конкретные указания, что необходимо сделать, - провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель оставляет за собой.