1. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ВЫБОР ТЕМЫПРОЕКТА
Предварительный выбор темы проекта необходим для определения направления, в котором будет развиваться и реализовываться будущий проект. В рамках этого направления ставиться цель (цели), конкретизируются задачи. Если будет необходимо, то тему проекта можно скорректировать.
Первый шаг можно разбить на несколько последовательных действий. Давайте рассмотрим их.
Определение объекта улучшений
Выберите объект улучшений, который будет рассматриваться в проекте. Объектом улучшения может быть какой-либо процесс или деятельность подразделения.
Обратите внимание, что можно выделить два основных направления при выборе объекта улучшений:
1) устранение существующих проблем;
2) улучшение возможностей.
Проекты могут включать элементы обоих направлений. Такое совмещение весьма результативно, например, снижение текучести персонала путем вовлечения его в проекты бережливого производства.
Определение текущего и целевого состояния
При выборе темы проекта следует описать текущее состояние в той сфере деятельности или подразделении, в которой предполагается проводить улучшения. Также желательно представить целевое состояние, к которому следует прийти. Для этого следует рассмотреть стратегию компании либо непосредственно, либо развернуть стратегию до уровня подразделения. Определение целевого состояния позволит точно ответить на вопросы: «Почему выбрана именно эта тема проекта?», «В чём состоит актуальность темы?» и т.п.
Итак, для выбранного проекта улучшений представляем ситуацию «как есть» и «как должно быть». Для удобства сравнения текущего и целевого состояния описывайте ситуации в одних и тех же показателях (по возможности). При описании прибегайте к точным, кратким, но емким формулировкам, не стремитесь описать все подробно. Проанализируйте, насколько серьезно отличаются текущее и целевое состояния, в чем основное отличие, в чем сходство.
Предварительный выбор темы проекта (проблемы) и его цели(-ей)
Результатом проведенного анализа должен стать предварительный выбор темы проекта. Его можно будет считать окончательным после обсуждения с командой проекта. Также рекомендуется сформулировать основную цель проекта.
2. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ
Данный шаг предусматривает более углубленное изучение текущей ситуации, в которой будет выполняться проект.
Для более детального анализа текущей ситуации можно также воспользоваться причинно-следственной диаграммой (диаграммой Исикавы), которая отображает зависимость между следствием и его потенциальными причинами. Воспользуйтесь ею для определения взаимодействия и структурирования факторов, влияющих на объект улучшений.
3. ФОРМУЛИРОВКА ТЕМЫПРОЕКТА
Тема Вашего проекта должна отражать специфику предлагаемых изменений, но при этом должна быть понятной и запоминаемой.
Для того чтобы сформулировать тему функционального проекта, рекомендуем воспользоваться следующими вопросами:
Что именно предлагается?
Как предлагается это сделать?
Зачем, с какой целью?
Где и для кого предлагаются изменения?
Данные вопросы могут располагаться в любой последовательности, важно ответить на все вопросы, потому что это гарантирует более полную формулировку темы. В некоторых случаях, отвечая на два вопроса, можно получить один и тот же ответ, но постарайтесь избежать подобного, потому что это может привести к неполноте формулировки темы.
4. ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ(-ЕЙ) ПРОЕКТА
Проанализировав все факторы, способствующие и препятствующие решению проблемы, установите цели, которые необходимо достигнуть в Вашем проекте. Уточните предварительно установленную цель проекта. Важно помнить, что у проекта может быть несколько целей. Если целей несколько, проанализируйте поставленные цели с точки зрения их взаимного влияния. При формулировке целей воспользуйтесь методикой SMART.
5. РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНОГО ПЛАНА ДЕЙСТВИЙ
После разработки темы проекта у Вас сформировался список целей, а также общий план проекта. Основываясь на этой работе, составьте детальный план действий по достижению поставленных целей. При разработке плана Вам помогут ответы на следующие вопросы:
Для чего, с какой целью будут производиться изменения?
Какие изменения должны произойти в Вашей деятельности? Как и с чьим участием они будут происходить?
Какие изменения, как и в чью деятельность будут вноситься?
Сколько времени и других ресурсов (материальных, финансовых, информационных) потребуется на реализацию плана?
Кто, как и по каким параметрам будет отслеживать выполнение плана?
Разработайте инициативы (действия), направленные на устранение причин проблемы. Методика «мозгового штурма» позволит сформировать комплексный план действий. Проанализируйте список инициатив на предмет их применимости, возможности реализации.
При составлении плана рекомендуем обратить внимание на следующие моменты, которые необходимо отразить.
Что сделать – составить инициативы, которые нужно реализовать.
Где сделать – на каком рабочем месте (участке, цехе, подразделении и т.д.) предлагаются улучшения.
Кто сделает – предполагаемый исполнитель каждой конкретной инициативы (как правило, это участники команды).
Ресурсы, сроки – что необходимо для реализации инициативы и к какому сроку она должна быть реализована.
Ожидаемый эффект – что должно получиться в результате (предполагает возможность измерения и наличие методики измерения). Это прогноз того, какой результат будет получен после реализации той или иной инициативы (может быть выражен как в финансовых показателях, так и в других косвенных показателях, если нельзя напрямую оценить экономический эффект).
Сам план можно составить в произвольной форме, однако рекомендуем воспользоваться формой, приведенной на слайде.
Проанализируйте связь между целями, установленными по решению проблемы, и предложенными инициативами. Это необходимо для того, чтобы все предложенные цели были «закрыты» инициативами (мероприятиями по ее достижению), а все инициативы, в свою очередь, работали только на достижение поставленных целей.
Для того чтобы спланировать реализацию инициатив, Вам необходимо воспользоваться диаграммой Ганта.
6. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТА
Функциональный проект должен быть представлен в текстовой форме и в форме презентации.