НАПИСАНИЕ УСПЕШНЫХ ПРОЕКТОВ
Уважаемые организаторы мероприятий!
При подготовке проектов мероприятий – будь-то конкурс красоты, субботник в парке или соревнования по стрельбе, часто возникают вопросы, как все спланировать так, чтобы проект удался на все 100 %.
Бывает так, что и желание провести что-то интересное есть, и люди готовы помогать и участвовать, и место для проведения находится, а система не выстроена, и что-то обязательно срывается.
Для этого стоит рассмотреть 12 важных составляющих успешного проекта, приведенные ниже.
Название.
Оно должно отражать содержимое проекта, быть ярким, интересным и не длинным. Желательно, чтобы название проекта красиво звучало на русском и украинском, а если проект крупный – то и на других языках.
Слово «проект» может быть заменено на слова «акция», «мероприятие», «фестиваль», «конкурс», «чемпионат», «турнир», «слет», «форум» и др., это зависит от сути акции. Часто классное название обеспечивает половину успеха проекта.
Примеры удачных названий: благотворительная акция «Елочка желаний», фестиваль «Гордость Мариуполя», турнир по историческому фехтованию «Лед и сталь».
Примеры неудачных названий: «Фестиваль КВН среди школьников города» - скучно, проект «Суперстар» - непонятно, Интеграционный фестиваль «День рожденья организации «Альфа» - очень сложно.
Место реализации проекта.
Нужно четко указывать место проведения проекта. Например «концертный зал ДК «Молодежный», «Стадион ОШ № 53», «сцена «Ракушка» в Приморском парке. Не стоит писать «на одной из площадей Орджоникидзевского района», или «на всех городских сайтах».
Даты и время.
Желательно указывать в проектах четкие даты и время проведения проекта, иногда важно указывать и даты этапов проекта – например «репетиции светского бала старшеклассников 18, 20 и 27 февраля 2014г. в 15-00», «Городской светский бал старшеклассников – 28 февраля в 16-00».
Пример неудачных описаний даты и времени – это прежде всего их отсутствие совсем, или что-то вроде «весной 2014 года», или «в течении июня».
Организаторы.
Нужно четко определиться, кто организовывает и проводит проект. Это может быть один человек, группа людей или целая организация. В двух последних случаях должен указываться руководитель проекта – т.е. человек, который несет максимальную ответственность за подготовку и реализацию мероприятия.
Цель проекта.
Она должна быть понятной и вызывать понимание того, зачем проект нужен. Цель или цели – (если их несколько) должны быть не длинными – по одному, максимум два коротких предложения.
Примеры удачных целей: «популяризация здорового образа жизни среди молодежи», «организация содержательного досуга старшеклассников», «помощь детям из малообеспечнных семей», «выявление и поддержка талантливой молодежи».
Примеры неудачных целей: «развитие молодежи города» - ни о чем, «забота о нуждающихся стариках» - понятно, но некрасиво, «улучшение окружающей среды» - неправильная конструкция предложения.
Цель может быть и максимально конкретной – «вскопать огород бабе Мане» - но тогда она превращается в задачу. Цель в этом случае – «помощь пожилому человеку».
Задачи проекта.
Задач обычно бывает несколько, и они раскрывают механизм и этапы реализации целей проекта. Иногда, если проект несложный, цели и задачи могут почти совпадать.
Примеры удачных задач из разных проектов: «сформировать базу данных детей с инвалидностью Ильичевского района», «провести отбор участников для конкурса среди молодых поэтов», «создать группу участников рок-фестиваля Вконтакте».
Примеры неудачных задач: «Обеспечить успешное проведение турнира по стрельбе» - не конкретно, «Переписать каждого ребенка-сироту и подарить им конфеты» - две разных задачи в одном предложении, «Организовать соревнования по плаванию среди старшеклассников города» - это, скорее, цель.
Целевая группа.
Очень важно понимать и планировать конкретную группу людей, на которых направлен проект. Группы могут быть большие – например – «население Жовтневого района», средние – «зрители межрайонных соревнований по футболу» и маленькие – например «воспитанники детского дома «Солнышко». Группа может классифицироваться по возрасту (например – ветераны и молодежь), полу (как в случае женского футбола или конкурсов красоты), социальному статусу (малообеспеченные, инвалиды, многодетные и т.п.), роду занятий (школьники, студенты, предприниматели, спортсмены, актеры и др.).
Желательно указывать дислокацию целевой группы: «ветераны Приморского района», «Команды КВН 3-го образовательного округа».
У одного проекта часто бывает несколько целевых групп – например участники и зрители, или дети и ветераны.
Иногда целевая группа может быть очень размыта – например, в случае размещения социальной рекламы на улицах города, на ТВ или в Интернете, но и в этих случаях нужно понимать, что все люди не могут быть одинаково важны для проекта, и соответственно его планировать.
Содержание проекта.
Несколько предложений, которые описывают проект. Например:
«Суть акции состоит в том, что перед входом в торговый зал супермаркета устанавливается елка, на которой размещены небольшие бумажные «ладошки» с просьбами детей к Деду Морозу о приобретении подарков к Новому году. С покупателями работают волонтеры (старшеклассники и студенты), которые собирают приобретенные жителями подарки. Затем подарки будут вручены детям на новогодних утренниках, которые состоятся во Дворцах культуры города, а также вручаются детям на дому или в больницах. Начало акции запланировано на 13 декабря, окончание – на 30 декабря 2013г.». Иногда нет смысла расписывать содержание проекта, если из всех предыдущих пунктов все итак понятно, а иногда необходимо положение о проекте.
Положение.
Если Вы проводите фестиваль, конкурс или соревнования, где предполагается конкурентный отбор участников или победителей, о таком проекте лучше написать положение. Положение может содержать практически те же пункты, что приведены здесь, с некоторыми корректировками. Так, вместо «Целевая группа» нужно будет написать «участники проекта», и «условия участия в проекте», вместо «Дата и время» пишут «Сроки проведения проекта», если у проекта планируется жюри или судейство – об этом должен быть отдельный пункт, с указанием, кто и откуда эти люди.
Источники финансирования.
Если для проведения проекта нужны деньги или материальные ресурсы, необходимо заранее определиться, где организаторы их планируют взять.
Источниками могут быть: собственные деньги или ресурсы организаторов (особенно если сумма незначительна), деньги или ресурсы участников мероприятия (например, дискотеки, поездки и т.п.), деньги бюджета (если мероприятие не коммерческое, имеет важное значение для города и является массовым), деньги или ресурсы спонсоров (встречается чаще всего).
Иногда все эти источники и используются, но следует помнить, что если ваше мероприятие носит коммерческий характер, то нужно быть готовым к проверкам налоговой инспекции.
Партнеры проекта
Чем крупнее и длительнее проект, тем больше партнеров необходимо для его реализации. Это могут быть общественные организации, предприятия, предприниматели, учебные заведения, дворцы культуры, развлекательные центры и т.п.
Если вы имеете реальные договоренности с партнерами, их необходимо указать в проекте.
Не стоит записывать кого-то в партнеры, предварительно не согласовав это с руководителями этих структур.
Развитие проекта.
Если вы осилили предыдущие пункты, стоит задуматься и над перспективами Вашего проекта. Обычно у организаторов возникает желание, чтобы проект становился более масштабным и массовым. Об этом есть смысл написать, чтобы было к чему стремиться в дальнейшем.
Такой документ из 12 пунктов я советую готовить по каждому проекту, и составлять его лучше сообща, всей командой организаторов.
Тогда и выполнять его будет легче и интереснее, и память о нем останется для будущих поколений.)))
Однако следует помнить, что это рабочий документ, и он не всегда может заменить положение о проекте (см. пункт 9) и тем более письмо партнерам или спонсорам проекта. Это отдельное искусство, и о нем будет отдельная инструкция.
С уважением к Вашим инициативам,
Начальник отдела
по делам семьи и молодежи
Мариупольского городского совета С.П.Голубков