Тема: Учет запасов в бюджетных учреждениях
1. Характеристика, классификация и задачи учета запасов.
2. Документальное оформление операций по поступлению, движению и списанию запасов в бюджетных учреждениях.
3. Бухгалтерский учет запасов. Учет движения и выбытия запасов.
4. Инвентаризация запасов.
Характеристика, классификация и задачи учета запасов.
В процессе осуществления своей деятельности бюджетные организации и учреждения, как и все другие предприятия, организации и учреждения, систематически приобретают и используют различные материальные ценности.
В соответствии с Приказом Министерства финансов Луганской Народной Республики от 28.01.2016 года №18 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету запасов бюджетных учреждений» запасы - это активы, которые: содержатся для дальнейшей продажи, безвозмездного распределения, передачи при условиях обычной хозяйственной деятельности; находятся в процессе обычной деятельности учреждения для дальнейшего потребления; находятся в форме сырья или вспомогательных материалов для использования в производстве продукции, при выполнении работ, предоставлении услуг или для достижения поставленной цели и/или удовлетворения нужд учреждения.
Срок ожидаемой эксплуатации запасов учреждения устанавливается центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности или (если такие нормативные документы отсутствуют) учреждением самостоятельно в момент приобретения запаса.
В соответствии с данным Положением для целей бухгалтерского учета запасы учреждения включают:
- производственные запасы, в частности, сырье и материалы, оборудование, конструкции и детали к установке, спецоборудованию для научно-исследовательских работ, строительные материалы, прочие производственные запасы;
- животных на выращивании и откорме, в частности, молодняк животных на выращивании, животных на откорме, птицу, зверей, кролей, семьи пчел, взрослый скот, отбракованный из основного стада, скот, принятый от населения для реализации;
- малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые используются в течение не более одного года или в течение операционного цикла, если он больше одного года, в частности, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые находятся на складе и в эксплуатации, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы специального назначения;
- материалы и продукты питания, в частности, материалы для учебных, научных и других целей, медикаменты и перевязочные средства, хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, топливо, горючие и смазочные материалы, тару, материалы в дороге, запасные части к транспортным средствам, машинам и оборудованию, прочие материалы;
- готовую продукцию, в которую включаются изделия производственных (учебных) мастерских;
- продукцию сельскохозяйственного производства, в которую включается продукция подсобных (учебных) сельских хозяйств.
Кроме классификации по функциональному признаку, с целью отражения всех видов запасов используется более детализированная их группировка в разрезе подгрупп, наименований, сортов и т.п. Каждому наименованию, сорту, размеру материалов присваивается соответствующий номенклатурный номер - условный числовой код учета, который присваивается группе предметов одного наименования, качества и цены.
Номенклатурный номер имеет семь знаков: первые три знака обозначают субсчет, четвертый - подгруппу, последние три - порядковый номер предмета в подгруппе.
Учет запасов способствует выполнению ряда задач хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. Главными задачами учета запасов являются:
- правильное и своевременное документальное оформление операций по поступлению, движению и выбытию запасов;
- контроль за хранением и движением запасов на складе;
- контроль за рациональным использованием запасов и соблюдением норм их использования.
Документальное оформление операций по поступлению, движению и списанию запасов в бюджетных учреждениях
В соответствии с Приказом Министерства финансов Луганской Народной Республики от 26.07.2016 г. №388 «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и Инструкции по их составлению» типовыми формами учета и списания запасов бюджетных учреждений являются:
1) Акт приема материалов (Типовая форма № З-1). Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах. Факт приема и оприходования материальных запасов подтверждается подписью материально ответственного лица. После приема материальных запасов акты с приложением документов (счетов-фактур, накладных и т.п.) передаются в бухгалтерию.
2) Акт списания (Типовая форма № З-2). Акт составляется в двух экземплярах, применяется для списания запасов. Первый экземпляр сдается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.
3) Накладная (требование) (Типовая форма № З-3). Форма является унифицированной и применяется для оформления принятия материальных ценностей на склад (в кладовую) или выдачи со склада (кладовой). Также, данная форма применяться для внутреннего перемещения материальных ценностей. Выписывается бухгалтерией в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения. Один экземпляр предназначен для получения материальных ценностей со склада, а другой - для учета этих ценностей по месту их использования. Оформленные распиской получателя накладные (требования) передаются в бухгалтерию с реестром.
4) Меню-требование на выдачу продуктов питания (Типовая форма № З-4). Применяется для оформления отпуска продуктов питания со склада (кладовой). Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве лиц, получающих питание. Меню-требование вместе с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не менее трех раз в месяц. Данные меню-требования записываются в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания формы № З-13.
5) Меню-требование на выдачу продуктов питания (Типовая форма № З-4а). Меню-требование на выдачу продуктов питания формы № З-4а применяется для оформления выдачи продуктов питания со склада (кладовой) при автоматизированном учете. Меню-требования формы № З-4а составляется согласно порядка заполнения меню-требования формы № З-4, и ежедневно (или в дни, установленные графиком) передаются на обработку.
6) Заборная карточка (Типовая форма № З-5). Заборная карточка выписывается бухгалтерией на несколько наименований материальных ценностей, принадлежащих к одному коду экономической классификации расходов. Заборная карточка выписывается в двух экземплярах: один – для получателя, другой - для склада. Срок использования карточки установлен: 15 дней - при ежедневном отпуске или месяц – при периодическом отпуске материальных ценностей.
7) Книга количественно-суммового учета (Типовая форма № З-6). Применяется для аналитического учета материальных ценностей как в количественном, так и суммовом измерениях. В книге для каждого наименования (сорта) запасов открываются отдельные аналитические счета. Книга открывается на год на основании остатков на начало года
8) Книга количественно-суммового учета (Типовая форма № З-6а). Книга открывается в разрезе аналитических счетов по каждому наименованию (сорту) запасов как в целом по всем обслуживаемым учреждениям, так и отдельно по каждому учреждению (материально ответственному лицу).
9) Карточка количественно-суммового учета (Типовая форма № З-7). Назначение карточки и порядок ее составления соответствует назначению и порядку заполнения Книги количественно-суммового учета формы № З-6 и формы № З-6а. Применяется в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии осуществляется не в книгах, а в карточках.
10) Книга учета животных (Типовая форма № З-8). Применяется для аналитического учета молодняка животных и животных на откорме. В книге открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных, а также по видам животных на откорме. В централизованных бухгалтериях книги учета животных формы № З-8 открываются по каждому обслуживаемому учреждению.
11) Книга складского учета запасов (Типовая форма № З-9). Применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов на складе (кладовой). Ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сортам и количеству запасов. Записи в книге ведут на основании приходно-расходных документов. После каждой записи выводится остаток запасов. В конце книги не реже одного раза в квартал бухгалтерией осуществляется запись о ее проверке.
12) Журнал регистрации битой посуды (Типовая форма № З-10). Журнал ведется для учета списания разбитой посуды в учреждениях, которые имеют в своем составе столовую и пищеблок. Записи в журнале осуществляются соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением журнала и ежеквартально (или ежемесячно) составляет акт о списании разбитой посуды, который утверждается руководителем учреждения.
13) Оборотная ведомость (Типовая форма № З-11). Применяется для сверки данных складского и бухгалтерского учета. Оборотная ведомость открывается на год и составляется ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом, в количественном и стоимостном выражениях. По каждому субсчету выводятся общие суммарные итоги, которые должны соответствовать показателям синтетического учета.
14) Накопительная ведомость поступления продуктов питания (Типовая форма № З-13). Предназначена для учета поступления продуктов питания. Ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. Записи производятся на основании первичных документов в количественно-суммовом выражении.
15) Накопительная ведомость расхода продуктов питания (Типовая форма № З-13). Применяется для учета расхода продуктов питания в течение месяца. Записи в накопительной ведомости расхода продуктов питания производятся бухгалтерией на основании меню-требований и других документов. Накопительная ведомость по расходу продуктов питания составляется по каждому материально ответственному лицу.
16) Опись карточек по учету запасов (Типовая форма № З-14). Применяется для регистрации открытых карточек аналитического учета в случаях, когда учет бухгалтерских операций ведется не в книгах, а в карточках. Регистрация осуществляется в момент открытия карточки.