Деловая беседа требует тщательной подготовки и базируется на этических нормах и правилах.
В шаге подготовки беседы - планирование определяются цели встречи и разработка стратегии и тактика достижения цели. Договариваться о беседе нужно за два-три дня.
Этапы деловой беседы:
начало
передача информации (изложение своей позиции) и аргументирование
выслушивание доводов собеседника и реакция на них
принятие решений
В начале беседы устанавливаются контакты с собеседником, привлекается внимание к проблеме.
Нужно встать навстречу собеседнику, а сесть желательно напротив друг друга. Рядом нужно поставить часы, чтобы каждый из собеседников мог видеть, сколько длится беседа.
Очень важно не перебивать собеседника. Доброжелательность и сосредоточенность помогут собеседнику раскрыться.
На завершающем этапе деловой беседы принимается окончательное решение, которое излагается четко, убедительно.
Правила ведения деловой переписки
Деловая переписка является важной частью делового этикета.
Существуют правила для составления делового письма. Адресант должен знать, какой материал он хочет передать адресату.
Письмо должно быть простым, логичным, недвусмысленным.
Фразы должны быть легко читаемы, лаконичны.
В письме должен быть отражен только один вопрос.
Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным.
Должно быть написано в нейтральной форме.
Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста.
Должно быть написано грамотно.
Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.
Для делового письма важное значение имеют конверт и бланк фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге.
Деловое письмо всегда должно подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма надо давать ответ (выдерживая сроки ответа на письма).
Визитные карточки
Типовая визитная карточка сотрудника содержит фамилию, имя, должность, служебный телефон, название фирмы, ее почтовый адрес, а также телефон секретаря, телекс и телефакс. Во втором типе визитки указывается только фамилия и имя.
При деловом знакомстве обмен визитками является обязательной частью. При ее вручении текст должен быть виден, при этом вслух произноситься фамилия дающего визитную карточку. Вручать и принимать визитную карточку нужно правой рукой. Первым вручается карточка младшего по должности, а при равных должностях - младшего по возрасту. Чужие визитные карточки нельзя мять, гнуть, использовать для записи. Нужно поблагодарить давшего визитку человека и убрать ее в кейс, внутренний карман пиджака, в сумку.
Деловой протокол
Деловой протокол - это правила, которые регламентируют порядок встреч и проводов, проведение бесед и переговоров, организацию приемов, оформление деловой переписки.
При встрече на улице и последующей рассадке людей в автомобиле, главного гостя следует посадить на заднее сиденье по диагонали от водителя, рядом с водителем может сесть встречающий гостей сотрудник.
При входе в кабинет встречающий «хозяин кабинета» после обмена рукопожатиями приглашает всех за стол переговоров. Все садятся друг напротив друга, причем справа садятся заместители, слева - переводчики, а остальные участники переговоров садятся произвольно.
Начинать беседу надо с вопросов как доехали, где остановились, есть ли какие просьбы, проблемы.
Первым по завершению беседы встает «хозяин кабинета» и проходит на место, где встречал делегацию.
Деловые приемы имеют более свободную атмосферу, чем деловые встречи. Участие сотрудников в деловом приеме - это также исполнение служебных обязанностей.
Деловые приемы бывают: с наличием посадочных мест, и без посадочных мест. По времени проведения деловые приемы бывают дневные (завтрак, второй завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед).
По правилам этикета на деловые приемы высылаются приглашения, напечатанные на бумаге хорошего качества, белой или светлого оттенка. Текст должен быть отпечатан четко с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных «формул вежливости».
Внешний облик человека
Существует свод правил о том, как нужно выглядеть человеку в различных ситуациях. Это дресс-код. (от англ. - платье). В деловой среде - предписанный стиль одежды и аксессуаров, соблюдение которого позволит отнести конкретного человека к деловому человеку.
Особенности внешнего вида человека дают информацию о возрасте, социальной, национальной и профессиональной принадлежности.
Одежду необходимо подбирать в соответствии с типом фигуры и лица. Главное - видеть недостатки своей фигуры и с помощью одежды корректировать их.
Одежда является своеобразной визитной карточкой, оказывающей психологическое влияние на партнеров по общению.
Главные требования к одежде - опрятность и аккуратность.
Некоторые основные правила для мужчин:
носить на работе костюм, который должен быть из шерсти, или похож на шерсть. В синих, серых или коричневых тонах
рубашки должны быть хлопчатобумажными, или выглядеть хлопчатобумажными, с длинным рукавом. Одноцветные предпочтительнее, чем рубашки с рисунком, хотя тонкая полоска или клетка допустимы. Они должны подходить к костюму по тону. Белые, голубые, в тонкую полоску
галстуки должны быть из шелка или ткани, похожей на шелк. Лучше одноцветные, но допустимы модели клубные, репсовые и т.д.
носки темные, выше щиколотки, до самой голени. Цвета костюма
ботинки должны быть лучше на шнуровке, традиционной формы, современной модели, кожаные. Констатирующие воротники рубашек и манжеты тоже неплохо смотрятся. Также приемлемы и популярны подтяжки.
Некоторые основные правила для женщин:
женщины должны выглядеть профессионально, по-деловому и аккуратно. Нельзя быть слишком броско и пышно одетыми
макияж допустим минимальный, волосы до плеч или короче
костюм должен быть шерстяным или из ткани, похожей на шерсть, можно носить юбку с пиджаком, но вид будет не такой профессиональный, как в костюме
блузы должны выглядеть дорогими
туфли должны быть лодочкой, с закрытой пяткой и носком
чулки должны быть нейлоновыми
аксессуары должны быть самого высокого качества
золотые и серебряные украшения вместе не носить
если носить бижутерию, то она должна быть дорогой
умелое применение косметики утверждает стиль и индивидуальность
В выборе парфюмерии нужно придерживаться двух правил: первое - чтоб запах не был резким, т.к. он утомляет, раздражает, может вызвать аллергию или головную боль. И второе - правильно определить свой запах и удачно подобрать к ним дополнение.
Требование к волосам и прическам такие: волос должен быть чистым, опрятным. На рабочем месте нельзя делать прически.
Правила этикета для мужской бороды - это опять же аккуратность. Придя на работу небритым, мужчина продемонстрирует полнейшее неуважение к окружающим и лично к себе. Можно носить любые формы бороды, можно и не носить бороду вообще.
Для маникюра в деловом общении лучше брать неяркие тона, цвет лака должен сочетаться с цветом одежды и косметики. Недопустимо оставлять на ногтях частично облупившийся лак.
Заключение
Для соблюдения делового этикета важно все: поведение и манеры, речь и одежда, знание правил деловой беседы и деловой переписки.
Одним из основных элементов культуры делового общения является нравственное поведение. В основах норм делового общения лежат основы морали и нравственности.
Деловой человек для успешной работы должен знать и соблюдать нормы и правила делового общения. Чтобы человека положительно воспринимало общество, он для этого создает себе имидж. для этого он использует правила делового этикета.
Библиография
1. Алехина И.Я. Имидж и этикет делового человека. - М.: Дело, 2001, - 165 с.
2. Ансимова И.М. Разговор о служебном этикете. - Новосибирск.: Звезда Сибири, - 96 с.
. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. - М.: Финансы и статистика, 2001, - 156 с.
. Ожегов С.И. Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений / Российское А.Н.; Российский фонд культуры; - 3-е изд., стереотипное - М.: АЗЪ, 1995, - 928 с.
. Руденко А.М. Деловое общение / А.М. Руденко, С.И. Самыгин. - Ростов н/Д.: Феникс, 2008, - 413 с: ил. - (Высшее образование).
. Честара Дж. Деловой этикет / Пер. с англ. А. Бесковой. - М.: Агенство «ФАИР» 1997. - 336 с.
. Ягер Дж. Деловой этикет. Как выжить и преуспеть в мире бизнеса: Пер. с англ.- М, 1994. - с.17-26.
. Энциклопедия хороших манер / Составитель В. Пивовар, Спб.: ТОО «Диамант», ООО «Золотой век», 1998. - 512 с.