Необходимость создания и проектирования организационной роли появляется тогда, когда на предприятии возникает задача, требующая периодического решения. С течением времени сущность организационной роли может меняться, либо ее исполнение перестает удовлетворять работников. В этом случае говорят о перепроектировании организационной роли.
В зависимости от того, какие параметры организационной роли (масштаб, сложность, отношения) используются или подвергаются изменению выделяют три группы подходов к проектированию и перепроектированию содержания организационных ролей.
1. Если изменению подвергается масштаб роли, то используется нормирование деятельности и расширение масштабов деятельности;
2. Если изменению подвергается сложность роли, то используется обогащение деятельности.
3. Если же изменению подвергаются отношения с другими ролями, то используется подход «социотехнических систем».
Нормирование деятельности. Оно является наиболее старым подходом к проектированию содержания организационной роли и касается, прежде всего, выполняемых операций, используемых для этого средств и методов, места и времени выполнения, результативности деятельности. В основе этого подхода лежит нормирование труда, когда определяется время на рабочую операцию и необходимые для этого действия. В основе проектирования роли в этом случае лежит специализация. Положительными моментами такого подхода являются:
- невысокая стоимость самого проектирования;
- быстрое освоение работником данной роли;
- низкая квалификация работников с невысоким уровнем оплаты;
- короткий рабочий цикл;
- упрощение процедуры отбора персонала;
- сокращение контроля за работой сотрудников, поскольку результат деятельности легко измерим.
Вместе с тем, спроектированная роль является малопривлекательной, будет способствовать быстрой утомляемости работника.
Расширение масштабов деятельности. Оно основано на увеличении количества операций, выполняемых работником. Например, бухгалтеру поручают не только заниматься учетом, но и проводить анализ. Целью данного подхода — увеличение разнообразия роли, что повышает ее привлекательность и способствует снижению утомляемости. Вместе с тем, данный подход может негативно восприниматься теми сотрудниками, которые недовольны снижением простоты в работе, рассматривают расширение своих функций как простое их увеличение и как покушение на их время. Поэтому необходимо уделять внимание психологической адаптации сотрудников к расширению их функций.
Обогащение деятельности. Оно означает добавление к выполняемой человеком работе некоторых элементов управленческих функций (планирование, организация, контроль и оценка собственной деятельности), повышающих его ответственность. Это соответствует теории мотивации Ф. Герцберга, согласно которой работа, привлекающая человека, должна характеризоваться высокой степенью ответственности и возможностью достижения значимых результатов.
Методы обогащения деятельности весьма разнообразны и зависят от характера выполняемой работы. Все методы можно разделить по следующим достаточно общим направлениям:
- установление отношений с потребителем продукта труда работника. Это иногда противоречит сложившейся во многих организациях практике, когда для работника важнее оценка его труда начальником, а не потребителем;
- планирование своей собственной работы на основе установленных целей и крайних временных интервалов деятельности;
- создание условий, при которых человек чувствует себя собственником рабочего процесса;
- включение в работу элементов обучения. В работу периодически включаются элементы, для выполнения которых человек обязан изучать что-то новое, что создает у него ощущение личностного роста;
- включение в работу элементов уникальности, отличающих работу от других аналогичных. Это позволяет работнику ощущать свою собственную уникальность и значимость для организации.
Подход социотехнических систем. Он концентрирует внимание на групповой работе, когда полномочия делегируются группе, а не отдельному человеку. Здесь работы проектируются таким образом, чтобы добиться наиболее удачного взаимодействия социальной (группа работников) и технической систем. Использование данного метода при перепроектировании организационных ролей весьма затруднительно, поскольку требует перестройки всей системы управления предприятием.
Обычно социотехническая система включает в себя три элемента: социальную систему, техническую систему, связывающую их модераторов.
Социальная система, как часть рассматриваемой модели, включает в себя:
- индивидуальные и групповые потребности;
- социально-психологический климат группы;
- производственный потенциал группы, включающий в себя знания и умения членов группы, их профессионализм, способность к приобретению новых знаний и способность автономно выполнять производственные задания;
- стиль управления группой.
Чаще всего именно неподготовленность социальной системы к групповой работе становится барьером на пути использования данного подхода.
Техническая система, как часть рассматриваемой модели, включает в себя:
- тип производственного процесса (единичное, серийное, поточное) и его сложность, что может стать препятствием автономности работы группы;
- технологические параметры (пространственно-временные характеристики выполнения работы, технология выполнения работы, существующая взаимозависимость между членами группы при выполнении работы);
- физические условия выполнения работы (температура, освещенность, шум, загрязненность и чистота);
- природа используемых сырья и материалов.
Модераторы связывают между собой техническую и социальную системы. Их функции:
- установление целей деятельности группы, исходя из возможностей технической системы;
- распределение функциональных и групповых ролей между участниками группы;
- определение направления развития потенциала группы;
- увязывание потребностей и целей участников группы с особенностями технической системы.