Информационная система книжного магазина
Книжный магазин - это предприятие розничной торговли, реализующее издательскую книжную продукцию. Как правило, книжный магазин имеет торговый зал, где осуществляется реализация продукции, а также складские помещения для приема и хранения книготоргового ассортимента.
Конкурентная экономическая деятельность требует от участников книжного рынка компетентной работы с информацией, умения управлять коммуникациями и выстраивать перспективное взаимодействие.
Информационные технологии способствуют оптимизации управления и учета, производства и маркетинга, документооборота и обмена данными, организации удаленных рабочих мест и т.д. Применение информационных технологий позволяет расширить, упростить и ускорить коммуникационные возможности, снизить затраты и издержки, осуществлять бизнес эффективнее.
В информационной системе должны быть реализованы следующие принципы:
ü полнота и удобство использования информации для пользователя (предоставлять информацию в том объеме, в то время и в том месте, которые наилучшим образом обеспечивают выполнение соответствующих функций и операций);
ü точность и своевременность информации;
ü ориентированность на улучшение качества обслуживания потребителей;
ü гибкость (максимальная приспособленность к требованиям всех участников процесса);
ü наиболее подходящий формат электронного обмена данными между участниками движения книжной продукции (издательствами, оптовыми и розничными книготорговыми предприятиями, покупателями).
Важным требованием к информационной системе является создание условий работы для пользователей, не владеющих навыками программирования. Руководители и специалисты должны иметь возможность самостоятельно общаться с информационной системой на привычном для пользователей языке бизнес-терминов, строить запросы данных, производить отбор и обработку информации.
Информационная система должна представлять информацию в нужное время, требуемого качества и только «нужным потребителям» (защита конфиденциальной информации) для принятия ими эффективных решений. Система движения и распределения информации призвана обеспечивать организацию совместной эффективной работы и взаимодействие всех подразделений фирмы. Руководители должны иметь информацию в концентрированном виде (только необходимые данные без второстепенных деталей, обобщенную, наглядно представленную), но не искаженную и соответствующую тем задачам, которые решаются на данном уровне управления.
Информационная система - это комплекс методов и программно-технических средств, обеспечивающих сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Информационные технологии способствуют эффективному использованию информационных ресурсов, повышению их надежности и оперативности для быстрого реагирования на происходящие во внешней и внутренней среде изменения и осуществлению процесса управления.
Входные потоки, которые образует информация, получаемая фирмой из внешней среды: от партнеров по бизнесу (в том числе покупателей), государственных структур, конкурентов.
Входные документы:
ü Название поставщика
ü Наименование книги
ü Штрих код
ü Количество закупаемых книг
ü Цена закупаемых книг
Выходные потоки - это информация, передаваемая фирмой для своих покупателей, партнеров по бизнесу (поставщиков), а также отчетные документы в государственные структуры.
Выходные документы:
ü накладные
ü отчёт о наличии товара в магазине (рассчитанный на основе приходно-расходных документов), который участвует составлении отчёта о результатах деятельности магазина за период
ü заявка поставщику, на основе которой завозится требуемый товар
ü ценники на товар: информация для покупателей о цене товара
ü отчёт о наличии товара в магазине (по факту): составляется как результат ревизии
ü результат деятельности магазина: составляется на основе отчёта о наличии товара в магазине (рассчитанного на основе приходно-расходных документов) и отчёт о наличии товара в магазине (по факту).
Декомпозиция информационной системы книжного магазина
Описание подсистем:
ü Бухгалтерия – основные задачи:
1. Ведение бухгалтерского и налогового учета финансово-хозяйственной деятельности книжного магазина в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ Типового плана счетов бухгалтерского учета;
2. Текущий контроль за целевым и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью товарно-материальных ценностей книжного магазина.
В соответствии с основными задачами на бухгалтерию возлагаются следующие функции:
1. формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности книжного магазина, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;
2. учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
3. своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
4. начисление и выплата в установленные сроки заработной платы и пособий;
5. своевременное проведение расчетов с юридическими и физическими лицами; бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;
6. своевременное и правильное оформление документов и т.д.;
ü Закупка
Основной целью закупок является удовлетворение потребностей книжного магазина в продукции с максимально возможной экономической эффективностью. Основу экономической эффективности закупок составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам.
Функцией закупок является определение потребности в необходимых материальных ресурсах, получение и оценка предложений, выбор поставщиков, согласование цены и заключение договоров, формирование заказов, контроль за количеством и сроками поставок, входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе, управление запасами и контроль.
ü Технический надзор
Осуществляется для проверки соответствия всех технических и бытовых средств правилам эксплуатации, поддержание их в рабочем состоянии. При необходимости – замена.
ü Торговля
Торговля — система организации массовых продаж. Продажа товара - единичный акт возмездного обмена товарами и услугами. Торговый обмен обычно производится через посредство денег. Различают оптовую и розничную торговлю. Торговля как вид деятельности относится к посредническим услугам, т. е. является третьей стороной между производителями и потребителями товаров.
ü Склад
Склад — помещение, комплекс помещений, подразделение и (или) вид деятельности, предназначенный для хранения материальных ценностей и оказания складских услуг. Склад выполняет функцию аккумулирования резервов материальных ресурсов, необходимых для снижения колебаний объёмов поставок и спроса, а также синхронизации скоростей потоков товаров в системах продвижения от изготовителей к потребителям или потоков книг в технологических производственных системах.
Анализ документа
1. Анализ структуры документа
Реквизиты: номер книжного магазина, адрес магазина, дата отчёта, название проданной книги, автор, издательство, цена за единицу товара, количество проданных книг данного названия на день отчёта, сумма, штрих-код, итого, номер документа
| Показатели основания | Показатели признаки | |
| количество проданных книг данного названия на день отчёта | дата отчёта | |
| цена за единицу товара | автор | |
| сумма | издательство | |
| итого | номер книжного магазина | |
| название проданной книги | ||
| номер документа | ||
| адрес магазина | ||
| штрих-код | ||
2. Выявления взаимосвязей показателей, выявление расчетных формул:
П1 (количество проданных книг данного названия на день отчёта, дата отчёта, номер книжного магазина)
П2 (цена за единицу товара, штрих-код, дата отчёта, номер книжного магазина)
П3 (сумма, штрих - код, дата отчёта, номер документа)
П4 (итого, номер документа, дата отчёта)
Расчётные формулы: П3=П1*П2 П4= 
Граф взаимосвязи показателей:
П 1
П 3 П4
П 2
Модель сущность-связь
| Понятие | Свойство |
| Книга | Код книги: Название Автор Тематика Год издания Издательство Объём Переплёт Аннотация Цена Количество книг |
| Поставщики | Фирма Адрес Телефон Расчетный счет |
| Продажи | Номер реализации Код книги Стоимость |
| Заказы | Название книги Издательство Переплёт Количество Дата №заказа |
дата поставки
количество
№ документа