Прямая организация поискового пространства

Задания:

1. Необходимо подобрать 10 документов (организационных, распорядительных и т.д.). Файлы с текстами документов должны быть собраны в одну папку, имя которой совпадает с Вашей фамилией. Папку с документами поместить в Мои документы на Рабочем столе.

2. Определить ключевые слова, описывающие содержание каждого документа и составляющие его ПОД. Ключевыми словами должны быть слова или словосочетания, описывающие смысловое содержание документа (предмет и тема документа, его реквизиты, особенности и т.д.). Для каждого документа необходимо подобрать не менее 5 ключевых слов. Ключевые слова могут быть взяты из текста документа, а могут отражать его смысловое содержание.

Например, пусть дан текст следующего документа (см. стр. 9).

В качестве ключевых слов, описывающих содержание документа, можно рассматривать следующие слова (см. табл. 1):

Таблица 1

3. Создать Новую базу данных средствами СУБД MS Acc ess, указав для нее имя и путь создаваемого файла.

4. Создать Таблицу ключевых слов отобранных документов (рис. 1), определив в ней два поля:

– ключевое поле с именем Код и типом Счетчик;

– текстовое поле с именем Ключевое слово и типом Текстовый (длина – 30 символов).

Сохранить таблицу под именем Таблица ключевых слов.

5. Создать Таблицу документов (рис. 2), определив в ней два поля:

– ключевое поле с именем Код и типом Счетчик;

– поле Тест документа с типом Поле МЕМО.

Рис. 1

Рис. 2

6. Заполнить Таблицу ключевых слов выявленными ключевыми словами для 10 документов. В качестве обязательного условия выполнения задания является наличие не менее 5 ключевых слов по каждому документу (повторяющиеся слова записываются один раз).

Обратите внимание, что поле Код заполняется автоматически и представляет собой порядковый номер ключевого слова в таблице.

О создании отдела контроля и ревизии

На Ваш запрос от 05.03.2014 сообщаем.

Нами проведено исследование работы подразделений Вашего предприятия, в результате которого мы пришли к выводу, что создание отдела контроля и ревизии на Вашем предприятии нецелесообразно.

Приложение: «Расчеты и обоснование» на 5л. в 1 экз.

Генеральный директор

В.В. Петров

В дело № 01-3

Владыкина

12.03.2014

Сидорова Ирина Ивановна

276-00-00

7. Заполнить Таблицу документов, содержащую тексты отобранных документов. Текст документа может храниться в поле базы данных, а может храниться в виде ссылки на файл с текстом документа, при активизации которой происходит его загрузка.

В данном задании необходимо организовать хранение текстов документов. Для их ввода в поле базы данных:

– открыть документ, выделить его и скопировать в буфер памяти;

– в поле Текст документа выполнить вставку документа из буфера. Текст будет неформатированный, без соблюдения правил оформления нормативных документов. Однако имеется возможность прямого доступа к нему и редактирования (рис. 3).

Рис. 3

Для просмотра активного документа достаточно нажать комбинацию клавиш Shift+F2 (рис. 4).

Рис. 4

8. Связь между Таблицей документов и Таблицей ключевых слов является связью «многие-ко-многим», так как каждому документу соответствует 1 и более ключевых слов, описывающих его ПОД, и каждое ключевое слово может включаться в поисковый образ различных документов.

Для индексирования документов необходимо создать Таблицу соответствия для прямой организации, с помощью которой устанавливается связь между ПОД и текстом документа. Эта таблица позволяет разрешить конфликтную ситуацию между описанием предметной области (когда документ описывается несколькими ключевыми словами, а одно и тоже слово может быть использовано для описания различных документов) и необходимостью создания базы данных в третьей нормальной форме, исключающей наличие связей вида «многие-ко-многим».

Структура таблицы должна определяться следующими полями:

– поле Документ типа Числовой, где указывается код документа из Таблицы документов;

– поле Ключевое слово типа Числовой, где указывается код ключевого слова из Таблицы ключевых слов (числовой тип данных выбран не случайно, так как в обеих таблицах, которые мы связываем, ключевое поле является счетчиком, т.е. числовым).

Структура таблицы представлена на рис. 5.

Рис. 5

Обратите внимание, что ключевое поле в Таблице соответствия … не определено.

Аналогично устанавливается связь между Таблицей ключевых слов и Таблицей соответствия для инверсной организации.

9. Указать все определенные в п.8 связи в схеме данных. Для этого добавьте в нее три рассмотренные таблицы, создайте и измените имеющиеся связи, как показано на рис. 6 и рис. 7.

Обратите внимание, что для организации правильных связей необходимо обеспечение целостности данных, что необходимо указывать в свойствах связей. При этом опции Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей включать нет необходимости. Связано это с тем, что обновление в нашем случае не будет предусмотрено, а удаление документа из базы не должно приводить к удалению ключевых слов (они могут использоваться для построения поисковых образов других документов). Аналогично удаление ключевого слова не должно приводить к удалению связанных с ним документов, так как в этом случае мы теряем сам документ, а не его поисковый образ.

Рис. 6

Рис. 7

10. Заполнить Таблицу соответствия для прямой организации в соответствии со списком, полученным в п. 2

Пример заполнения представлен на рис. 8.