1. Для отображения в форме таких сведений о документах, как автор и дата создания, автор и дата последнего изменения и др., в форме создается подформа, которой можно будет пользоваться во всех документах, и которая будет хранить дополнительную информацию такого рода. Для ее создания выбрать команды верхнего меню Create / Design / Subform (Создание / Конструктор / Подформа) или элементы Share Code / Subform (Общий код / Подформы) в окне элементов базы данных. Дать подформе имя Дополнительная информация.
2. В окне свойств подформы устанавливают опции включения ее имени в диалог включения подформы при создании новой формы и диалог включения в существующую форму (рис.??).
|
| Рис. |
3. Вставить в подформу таблицу размером 7х3 фиксированной ширины. Для этого необходимо открыть подформу и выбрать команды верхнего меню Create / Table, указав размер вставляемой таблицы (рис.??).
|
| Рис. |
4. В окне свойств таблицы определяют ее параметры (рис.??):
|
| Рис. |
Макет итогового оформления таблицы представлен на рис.??
|
| Рис. |
5. В третьем столбце создать поля для отображения информации о пользователе, внесшем последние изменения в документ, дате создания и последних изменениях, поле для вложения объектов и поле для хранения истории изменений документа. Второй столбец используется для размещения кнопок.
Для вставки поля в ячейку таблицы выбирают команды верхнего меню Create / Field либо нажимается кнопка 
панели инструментов. Поля создаются локальные, доступные для работы только с данной формой. После этого поле будет вставлено. Для того чтобы открыть окно свойств поля достаточно два раза кликнуть на нем левой кнопкой мыши.
6. Вставить вычисляемое поле Автор документа – Author для отображения имени пользователя, который создает документ, тип – Names, Computed when compose (Вычисляемое при создании) определяется системно. Его значение вычисляется по формуле @UserName, которая определяет имя текущего пользователя в сессии Lotus Notes (рис.??).
  
|
| Рис. |
7. Вставить изменяемое поле Последний раз изменил – Editors с типом Names.
Очевидно, что значение поля вычисляется каждый раз, когда открывается документ, следовательно, его тип должен быть Computed for display.
Для заполнения значений поля используется команда $UpdatedBy, которую вносят в окне формул:
@Subset($UpdatedBy;-1);
Данная формула возвращает указанное количество элементов списка, переданного в качестве первого параметра. «-1» означает возврат одного элемента списка с конца. В качестве списка передано поле «$UpdatedBy». При обращении к полю по имени, в формулу подставляется его значение.
|
| Рис. |
Данное поле не является частью интерфейса пользователя и его необходимо скрыть, то есть в закладке свойств этого поля, отвечающей за скрытие 
, выбрать опции скрытия для клиента Notes и web-интерфейса (рис.??).
|
| Рис. |
8. Вставить поле Дата создания – Created, тип – Date/Time (дата/время), вычисляемое при создании (Computed when compose), стиль – календарь (Calendar/Time control). Его значение по умолчанию определить формулой для создания даты – @Created (рис.??).
|
9. Вставить поле Дата последнего изменения – Modified. Оно будет иметь тип – Date/Time (дата/время), вычисляемое при создании (Computed when compose), стиль – клиента Notes (Notes style). Его значение по умолчанию определить формулой @Modified (рис.??).
|
| Рис. |
10. Вставить редактируемое поле Комментарии (вложения) – Attach, тип – Rich text. Отвечает за возможность прикрепления к документу различных файлов. Для вложения объектов на данном этапе тестирования создаваемой системы выбираются команды верхнего меню File / Attach… (Import).
11. Вставить вычисляемое поле История изменений – History, тип – Text, разрешить несколько значений (опция Allow multiple values).
Это поле вычисляется от самого себя, поэтому для определения его значений вводится формула – название поля – History (рис.??).
|
| Рис. |
Модифицировать значения поля будут какие-либо изменения в документе. При этом каждая запись в историю будет представлять собой отдельный элемент списка значений этого поля (именно по этой причине выбрана опция множественности значений).
На вкладке 
указать опции отображения формируемого списка значений поля. Для этого в строке Разделители значений на экране из списка выбирается Перевод строки.