Разработка системы классификации документов в информационной системе
Цель работы: научиться разрабатывать классификаторы информации в документальных информационных системах.
Теоретический материал
Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов.
Объект классификации – элемент множества, используемый при классификации.
Признак классификации – признак, по которому производится деление заданного множества на подмножества.
Глубина классификации – число ступеней классификации.
Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:
– гибкостью системы;
– емкостью системы;
– степенью заполненности системы.
Гибкость системы – это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора.
Емкость системы – это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации.
Степень заполненности системы определяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.
Для разработки системы классификации документов применяется три метода: элементарный, иерархический и фасетный.
Элементарный метод
Метод предполагает упорядочивание множества объектов по одному признаку классификации. Наиболее часто используется лексикография (по алфавиту) и хронология.
Иерархический метод
Под иерархическим методом классификации понимается метод, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества, постепенно конкретизируя объект классификации. При этом основанием деления служит некоторый выбранный признак. Совокупность получившихся группировок при этом образует иерархическую древовидную структуру в виде ветвящегося графа, узлами которого являются группировки.
Выбор последовательности признаков зависит, прежде всего, от характера информации. При построении классификации выбор последовательности признаков зависит от вероятности обращения к тому или иному признаку. При этом наиболее вероятным обращениям должны соответствовать высшие уровни классификации.
Характерными особенностями иерархической системы являются:
· возможность использования неограниченного количества признаков классификации;
· соподчиненность признаков классификации, что выражается разбиением каждой классификационной группировки, образованной по одному признаку, на множество классификационных группировок по нижестоящему (подчиненному) признаку.
Требования к классификатору, построенному на иерархическом методе классификации:
1. Классификационные группировки, расположенные на одной ступени классификатора, не должны пересекаться, т. е. не должны включать в себя аналогичных понятий.
2. На каждой ступени классификатора для разделения вышестоящей группировки должен использоваться только один признак.
3. Сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов; не должна оставаться часть объектов, не вошедших в состав классификационной группировки.
Основными преимуществами иерархического метода является большая информационная емкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в выбранном алфавите кода. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор. Преимуществами являются также традиционность, привычность применения, возможность создания для объектов классификации мнемонических кодов, несущих смысловую нагрузку.
Значительным недостатком иерархической классификации является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или характера решаемых при помощи классификатора задач требуется коренная переработка классификационной схемы. Гибкость этой системы обеспечивается только за счет ввода большой избыточности в ветвях, что приводит к слабой заполненности структуры классификатора. Поэтому при разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.
Существуют следующие требования для выбранной системы классификации:
· достаточная емкость и необходимая полнота, которые гарантируют охват всех объектов классификации в заданных границах;
· оправданная глубина;
· обеспечение возможности решения задач управления объектом;
· возможность расширения множества классифицируемых объектов и внесения необходимых изменений в структуры классификации;
· обеспечение возможности сопряжения с другими классификациями однородных объектов;
· обеспечение простоты ведения классификатора.
Нормативные документы
1. ГОСТ 6.10.1 – 87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. – М.: «стандарты», 1994.
2. Постановление Правительства РФ от 10.11.2003 N 677 (ред. от 23.11.2006) "Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области" (вместе с "Положением о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области").
3. Общероссийский Классификатор информации об общероссийских классификаторах. ОК. 026 - 2002.
4. Порядок разработки общероссийских класификаторов. - ПР 50.1.020 – 2000.
5. Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России. - ПР 50.1.021 – 2000.
6. Правила по стандартизации. Основные положения Единой ситемы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ. - ПР 50.1.019-2000. Утверждены Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 409 – ст.
Вопросы к экзамену по дисциплине «Информационные технологии и системы»
1. Информационная система: понятие, задачи, функции, классификация.
2. Жизненный цикл информационной системы.
3. Поисковый аппарат документальной информационной системы: способы организации, процесс индексирования, критерии оценки эффективности поиска.
4. Информационно-поисковые языки: состав, назначение, классификация.
5. Информационно-поисковые языки: классификационные языки.
6. Информационно-поисковые языки: дескрипторные языки. Информационно-поисковый тезаурус.
7. Системы индексирования.
8. Полнотекстовые информационные системы.
9. Общая классификация архитектур информационных систем: файл-сервер, клиент-сервер, интранет-архитектура.
10. Системы управления электронными документами и автоматизации деловых процессов.
11. Особенности поиска информации в сети Интернет.
Пятая вкладка аналогична опции форматирования абзаца в MS WORD и предназначена для позиционирования поля, интервала между сроками текста в нем и т.д.
Шестая вкладка позволяет задавать параметры скрытия поля (в режиме чтения, редактирования, для конкретной роли).
Седьмая вкладка предназначена для изменения параметров при генерации HTML кода поля при его отображении через web-интерфейс.
Поля могут содержать массивы значений. Для того чтобы сделать поле многозначным используется опция на первой закладке свойств Allow multiple values. Эта опция включается не для всех типов полей. Вместе с ней идут опции ввода и отображения списковых значений. То есть то, что является разделителем элементов списка при вводе данных и при их отображении. Данные параметры включаются на третьей закладке свойств (рис. 45):
|
| Рис. 45 |
10. Последняя вкладка 
– это настройка прав доступа к форме и документам, созданным по ней. На этой вкладке для создаваемой системы необходимо указать те роли, которые обеспечат пользователю права на создание документов по форме и их просмотра (рис. 54).
|
| Рис. 54 |
Разрешение на создание (create) документов с помощью данной формы определить ролям [MemberCreate] и [Supervisor], на просмотр документов (read) – ролям [Supervisor], [Reader], [MemberRead] и [MemberEdit]. Здесь также можно запретить копирование в буфер обмена, печать и т.д. На этой же закладке можно дать публичный доступ к документам, созданным по этой форме.