Занятие 1
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связано прежде всего с ростом количества населения, появлением множества новых предприятий, фирм, расширением культурных и экономических связей. Любая организация, как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. Информация должна быть своевременной, адресной, достоверной, полной, точной, доступной. От быстроты получения и обработки информации зависит своевременность принятия решения.
Информация фиксируется на различных носителях разными способами. Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием. Результатом документирования является документ.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, периодическое возвращение к нужной информации.
Деятельность любой организации неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решить задачи планирования, оперативного управления, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и т.п. Все работающие и в сфере управления, и в сфере юриспруденции имеют дело с документами. Одни их готовят, другие оформляют, обрабатывают, третьи визируют, подписывают. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса и, следовательно, общий результат деятельности. Помимо этого, правильно оформленный документ является дополнительной рекламой, составной частью имиджа юриста, организации.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они нередко служат письменным доказательством того или иного факта при решении споров.
На практике организация документационного обеспечения управления - это достаточно трудоемкий и требующий особого внимания процесс. Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
Независимо от того, традиционным способом или с помощью современных безбумажных технологий ведется работа с документами, она должна осуществляться по установленным правилам.
Документ, его особенности
Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.
Документы служат инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.
К служебной информации предъявляются общие требования:
- достоверность (объективность);
- актуальность (необходимость, новизна, своевременность);
- убедительность (аргументированность);
- полнота (достаточность информации).
Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Итог документирования - создание документа.
Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает "доказательство, свидетельство". В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения:
1) узкое, бытовое - "паспорт, удостоверение личности";
2) переносное, расширительное - "все, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо".
В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:
- информационная: любой документ создается для сохранения информации;
- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
- культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции документа:
- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;
- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.
Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем, документов основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, что официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом - руководителем организации, автором документа является "коллективный субъект". То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа "дирекция... ходатайствует...", "Фирма... предлагает...", которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы "Сообщаем, что...", "Считаем целесообразным...", "Просим Вас рассмотреть вопрос о...", в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет..."; в письме-претензии: "...в противном случае дело будет передано в арбитражный суд". Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.
В работах П.В. Веселова, одного из крупнейших отечественных специалистов в области документальной лингвистики, понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма и достаточности информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; 2) достоверности информации; 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.
Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.
Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.
Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение "Умышленно неверно сосчитав, недодать", например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: "Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.", например: благоприятный момент, благоприятные условия; "Хороший, одобрительный", например; благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом);...достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение: "Нежелательный, не нравящийся кому-л". Оно сочетается только с одушевленными существительными, например: неугодный квартирант. Требованию точности соответствует словосочетание - достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами).
Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать:...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: "Вступать в знакомство с кем-либо"; "Получать сведения, приобретать знания о чем-либо", уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении "Получать сведения, приобретать знания о чем-либо".
Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать "необходимые" слова и выстроить их в правильном порядке.
Официально-деловой стиль речи (ОДС) - это совокупность языковых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов.
Функция ОДС заключается в том, что он, требуя соблюдения известной формы при письменном изложении содержания, придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых.
Выражение правовой воли в документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка.
Жанры ОДС выполняют информационную, предписывающую, констатирующие функции в различных сферах деятельности.
Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля, к таким внутристилевым чертам относятся:
1) предписывающе-долженствующий характер изложения побуждает к использованию неопределенной формы глагола, иногда цепочек глаголов - взаимосвязанных инфинитивов. Для усиления категоричности используются стилистически окрашенные наречные слова: необходимо решительно устранять, обязан беспрекословно выполнять. Например: Предприниматель обязан: выполнять обязательства, вытекающие из законодательства..., заключать... трудовые договоры..., полностью рассчитываться со всеми работниками..., осуществлять социальное... и иные виды страхования..., выполнять решения (Закон РФ "О предприятиях и предпринимательской деятельности");
2) предельная точность, не допускающая инотолкования проявляется прежде всего в употреблении специальной терминологии, в однозначности нетерминологической лексики. Типичная особенность деловой речи - ограничение возможности синонимической замены; повторяемость одних и тех же слов, преимущественно терминов;
3) неличный характер деловой речи выражается в том, что в ней отсутствуют формы глаголов 1-го и 2-го лица и личные местоимения 1-го и 2-го лица, а формы 3-го лица глагола и местоимения часто используются в неопределенно-личном значении. Кроме того, часто употребляются собирательные существительные: выборы, граждане, войско;
4) стереотипность изложения, стандартизованность речевых средств характеризуется обилием устойчивых оборотов деловой речи: по истечении срока, вступать в законную силу, в установленном законом порядке, обжалованию не подлежит;
- стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости: контроль обычно возлагается, сделка - заключается, цена - устанавливается. Позиции бывают конструктивными / неконструктивными; деятельность - успешной; необходимость - настоятельной; скидки - значительными, разногласия - существенными/несущественными и т.д.
- стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений: в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в случае невыполнения долговых обязательств; Договор вступает в силу со дня подписания;
5) высокая степень терминированности лексики:
- юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело и т.д.);
- экономические термины (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж:, смета, расходная часть бюджета и т.д.);
- экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестрование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);
6) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие (взымание задолженности, отсрочка платежа); в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по истечении, по причине, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.
7) особая официальность, строгость выражения мысли и безэмоциональность ("сухость");
8) объективность, логичность, конкретность;
9) ясность, четкость формулировок;
10) формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:
1. Предмет договора
1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных стоков.
1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;
11) максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).
Академик Л.В. Щерба писал: "Язык законов требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков".
Отмеченные выше особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией.
В зависимости от сферы употребления официально-деловой стиль подразделяется на подстили:
Законодательный (юридический): представлен в текстах Конституции, законов, кодексов, указов, постановлений, актов.
Административно-канцелярский, используемый в канцелярской переписке, в административных актах, распоряжениях, договорах, различной документации (заявления, характеристики, отчеты, доверенности, расписки, справки).
Дипломатический, реализующийся в текстах международного соглашения, декларации, конвенции, меморандума, ноты, коммюнике.
При ряде различий эти подстили близки друг к другу по своим основным характеристикам. Официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиций сторон, при особо "этикетной" природе дипломатических формул; в отличие от них для "языка законов" характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.