Создание указателей и сносок

Оглавления и указатели. Списки

Вставка оглавлений

В текстовом процессоре MS Word предусмотрена значительная степень автоматизации многих действий по оформлению отдельных структурных элементов документа. Это вставка сносок, колонтитулов, создание оглавлений (или содержаний) и предметных указателей.

Опишем процедуру создания оглавления.

Для того чтобы оглавление могло быть вставлено автоматически, при наборе или форматировании документа все заголовки определенного уровня должны быть оформлены с помощью соответствующего стиля заголовка (ЗАГОЛОВОК1, ЗАГОЛОВОК2 и т.д.). Всего в иерархии заголовков возможно девять уровней.

Затем в соответствующем месте документа (если это оглавление, то в начале, если содержание — в конце) осуществляется вставка оглавления.

Это можно проделать одним из способов: меню Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели или через панель инструментов Структура, инструмент Оглавление

Вставка оглавлений

В текстовом процессоре MS Word предусмотрена значительная степень автоматизации многих действий по оформлению отдельных структурных элементов документа. Это вставка сносок, колонтитулов, создание оглавлений (или содержаний) и предметных указателей.

Опишем процедуру создания оглавления.

Оглавления и указатели. Списки

Для того чтобы оглавление могло быть вставлено автоматически, при наборе или форматировании документа все заголовки определенного уровня должны быть оформлены с помощью соответствующего стиля заголовка (ЗАГОЛОВОК1, ЗАГОЛОВОК2 и т.д.). Всего в иерархии заголовков возможно девять уровней.

Затем в соответствующем месте документа (если это оглавление, то в начале, если содержание — в конце) осуществляется вставка оглавления.

Это можно проделать одним из способов: меню Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели или через панель инструментов Структура, инструмент Оглавление .

Рис. 1. Диалоговое окно Оглавление и указатели, вкладка Оглавление

 

В диалоговом окне необходимо выбрать формат оглавления (т.е. один из вариантов оформления), ориентируясь на образец; заполнитель между последним словом пункта оглавления и номером страницы; задать, если необходимо, количество уровней заголовков в структуре документа, по которым собирается оглавление.

После этого оглавление можно вставить. Если что-либо в его оформлении не устраивает, вставку можно повторить. Довольно часто по ошибке стилем заголовков оформляют не являющиеся таковыми абзацы. Естественно, что они попадают в оглавление. Необходимо очистить у них формат заголовка, задав нужный стиль, и повторить вставку оглавления или произвести обновление оглавления: панель инструментов Структура, кнопка Обновить оглавление .

Создание указателей и сносок

При работе с большими документами, например, техническими, достаточно большую помощь в поиске нужной информации может оказать предметный указатель. Как известно, чаще всего предметный указатель содержит перечень терминов и страницы, на которых они упоминаются.

Создание предметного указателя происходит в два этапа.

На первом этапе должны быть помечены один за другим все термины и другие элементы текста, которые предполагается включить в указатель. Делается это следующим образом. Прежде всего, термин выделяется в тексте. Затем обращаемся к меню Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели, вкладка Указатель.

Рис. 2. Диалоговое окно Оглавление и указатели, вкладка Указатель

 

В этом окне нажимается кнопка Пометить, что открывает ещё одно окно Определение элемента указателя.

Рис. 3. Диалоговое окно Определение элемента указателя

 

Здесь задаются основной и дополнительный (если необходимо) элементы указателя, для правильной ссылки должен быть установлен переключатель текущая страница, можно указать формат номера страницы. Затем выбирается кнопка Пометить (кнопка Пометить все может быть выбрана в том случае, когда во всем документе нужно отметить текст, заданный как основной).

Теперь можно, не закрывая окно Определение элемента указателя, перейти к следующему элементу.

Второй этап заключается собственно во вставке предметного указателя. Для этого курсор устанавливается в то место документа, где должен быть указатель, и через меню Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели, вкладка Указатель, выбрав кнопку ОК, вставляем указатель.

Аналогично оглавлению предметный указатель может быть изменен и обновлен. В документе MS Word можно использовать два вида сносок — в конце страницы и в конце документа.

Для добавления сноски используется меню Вставка ==> Ссылка ==> Сноска, после чего в диалоговом окне задаются все параметры сноски: положение сноски — внизу страницы или в конце документа, формат номера и область применения заданных изменений.

Рис. 4. Диалоговое окно Сноски

 

После нажатия кнопки Вставить набирается текст сноски.

Колонтитулы

На каждой странице документа (вверху или внизу) может размещаться повторяющийся текст – колонтитул.

Для вставки нового колонтитула выбирают меню Вид ==> Колонтитулы. При этом основной текст становится недоступным для редактирования, можно работать лишь с колонтитулом. Кроме того, открывается панель инструментов Колонтитулы. Текст колонтитула вводится, редактируется и форматируется точно так же, как и основной документ. С помощью панели инструментов Колонтитулы можно перемещаться между верхним и нижним колонтитулом.

Щелчок по кнопке Закрыть на панели инструментов Колонтитулы завершает работу с колонтитулом. Для редактирования колонтитула достаточно сделать двойной щелчок в его области. Удалить колонтитул можно, удалив его содержание.

Рис. 5. Панель инструментов Колонтитулы и область ввода верхнего колонтитула

 

Списки

Для организации различного рода перечислений целесообразно использовать списки. Могут быть созданы два вида списков: маркированные (когда пункт помечается специальным значком — маркером) и нумерованные. Обычно маркированные списки применяют в тех случаях, когда не предполагается в дальнейшем ссылаться на тот или иной пункт списка. Нумерованные списки определяют порядок пунктов и позволяют ссылаться на них.

MS Word может автоматически создать маркированные или нумерованные списки при вводе текста, или может быстро добавить маркеры или номера к существующим строкам текста. При вводе текста можно задать начальный номер списка, дальнейшие пункты будут нумероваться автоматически. Другой способ — использовать инструменты и на панели инструментов Форматирование.

Для завершения нумерации пунктов нужно отжать соответствующую кнопку или , в зависимости от вида списка.

Работу со списком можно осуществлять и посредством обычного (Формат ==> Список) или контекстного меню.

Рис. 6. Диалоговое окно Список

 

Списки могут быть организованы в иерархическую структуру. Для этого используется вкладка Многоуровневый в диалоговом окне Список.

При оформлении списков могут быть использованы стандартные или определенные пользователем стили (Формат ==> Список, вкладка Список стилей.)

Рис. 7. Выбор стиля списка

 

Вопросы и задания

1. Какие дополнительные структурные элементы могут быть оформлены средствами MS Word в автоматическом режиме?

2. Что необходимо предпринять, чтобы в дальнейшем можно было автоматически создать оглавление?

3. Какие варианты добавления оглавления можно использовать?

4. Какое количество уровней может быть использовано в оглавлении?

5. Как изменить оглавление, если в него попали посторонние пункты?

6. Какие варианты обновления оглавления существуют?

7. Для чего нужен предметный указатель?

8. Какие этапы включает составление предметного указателя? Подробно опишите эти этапы.

9. Каково назначение сносок? Какие сноски существуют?

10. Как вставить сноску в текст? Что нужно при этом задать?

11. Какие виды списков существуют? В каких случаях используют списки?

12. Как воспользоваться многоуровневым списком?

13. Какие возможности предоставляет оформление списков с использованием стилей?

14. Используя многоуровневый список, оформите список учащихся нескольких классов.

15. Создайте в документе колонтитулы, включив в верхний колонтитул название главы и подраздела, а в нижний — копирайт и дату последнего обновления документа.