Введение.
В настоящее время любому специалисту, независимо от области его деятельности, приходится иметь дело с огромным объемом данных. С появлением компьютеров задача обработки и хранения данных существенно упростилась. Любые данные, хранимые на компьютере, подразделяются на текстовые и числовые. С текстом удобнее всего работать в текстовом редакторе. Для обработки числовых данных лучше всего подходит табличный процессор или табличный редактор. Табличный процессор при помощи формул, функций и сложных зависимостей соединяет огромное множество числовых, текстовых и прочих данные в таблицы, которые именно в таком табличном виде и хранятся в компьютере.
Главное преимущество табличного редактора – это мгновенный пересчет всех таблиц при внесении любых изменений и возможность создания диаграмм (графиков) на основе этих таблиц. Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны решать широкий круг экономических задач и могут выполнить любые расчеты, в том числе и оптимизацию данных.
Профессионалам, использующим числовые данные, нужно уметь производить сложные расчеты на их основе: это параметры технологического процесса, производственные показатели, стоимость изделий и комплектующих, бухгалтерские расчеты, время обработки и т.д. Для более эффектного представления данных нужно уметь строить графики. Поэтому грамотному и образованному специалисту нужны практические навыки по использованию программы, обрабатывающей таблицы.
В настоящее время на компьютерном рынке наибольшую популярность имеет табличный процессор Excel, входящий в составпакета Office. В свою очередь, Office входит в состав современных операционных систем.
Большинство людей полагают, что EXCEL – это просто набор пронумерованных строк и столбцов, в которых можно набрать некие данные и использовать формулы для расчета, например: подсчитать сумму или среднее арифметическое. Опытные пользователи знают, что на самом деле EXCEL – это очень сложная многоуровневая система организации данных в виде таблиц, Эта система позволяет одним лишь щелчком мыши проводить сложнейшие расчеты, работать с базами данных, создавать и распечатывать готовые бумажные документы - формы с результатами, объединяющими данные сразу из нескольких разных файлов.
EXCEL позволяет нарисовать красивый и информативный график, позволяющий визуально отобразить данные в наглядном и эффектном виде.
Для студентов колледжа предусмотрено шесть лабораторных работ по Excel и две по созданию презентаций. Каждая лабораторная работа сдается преподавателю в виртуальном (цифровом) виде и оценивается в баллах от 3 до 5. Для получения зачета с оценкой в конце семестра необходимо сдать все 8 лабораторных работ.
В конце задания каждого задания прилагается список контрольных вопросов. Ответы на них можно найти как в комплекте лекций, так и в учебниках, в любой справочной литературе по табличному процессору EXCEL, включая встроенную справочную систему самого EXCEL. Последовательное нахождение ответов на все контрольные вопросы поможет в выполнении заданий лабораторной работы. Правильные ответы на все контрольные вопросы обеспечат простоту и своевременность выполнения заданий в лабораторных. А это гарантирует высокие баллы при сдаче лабораторных работ преподавателю.
Дополнительным мощным источником информации, не требующим материальных затрат и не занимающим никакого места является встроенная справочная система самого EXCEL.
Для освоения курса рекомендуется иметь под руками любое печатное издание по EXCEL. Базовой книгой, крайне полезной фундаментального освоения EXCEL, является: Джон Уокенбах., серия “Библия пользователя”, EXCEL-2010. Книга в формате.pdf выложена на сервере кафедры.
Сокращения, используемые в лекциях. Все названия клавиш обведены прямоугольной рамкой, например клавиша ОК. Если нажать нужно несколько клавиш, то они соединены знаком плюс, например ↑ + Home.
Наиболее важные части текста, команды, служебные слова и термины, принятые в EXCEL, выделены жирным шрифтом. Последовательность команд для получения желаемого результата обозначается жирным шрифтом стрелочками:
Формат → Условное форматирование.
История появления и развития электронной таблицы
Идея создания первой электронной таблицы возникла у студентов Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина и Боба Франкстона в 1979 году. Им надоело выполнять скучные бухгалтерские расчеты. Вместе они спроектировали и разработали программу VisiCalc (электронная таблица). Программа оказалась очень успешной и способствовала продвижению компьютеров на мировом рынке. Последующие за ней многочисленные аналоги дополнили, усовершенствовали и улучшили основные идеи, заложенные в VisiCalc.
Новый шаг – появление программных средств Lotus 1 (1982 год). В Lotus появилась графика и возможность работы с базами данных. Программа Lotus имела огромный коммерческий успех и сильно продвинула компьютеры фирмы IBM.
Следующий шаг – появление табличного редактора Excel фирмы Microsoft. Первая версия Excel создавалась для Apple Macintosh и вышла в 1985 году. В 1987 появилась версия для Windows под названием Excel 2. Программа предложила весьма простой и удобный интерфейс (средство диалога между пользователем и компьютером) с ниспадающими меню. Функциональные возможности программы EXCEL оказались огромны. Качество документов весьма высоким.
Excel получил свое название от английского Ex ecute cel l – выполняемые (вычисляемые) ячейки. Последовали версии 3, 4 и 5. Позже версии назывались по годам выхода: 95, 97, 2000, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016. Получила распространение бесплатная версия Open Excel. Однако, ее недостатком является слабая функциональность.
В настоящее время EXCEL является лидером среди табличных редакторов. Он позволяет провести любой научный или бухгалтерский расчет с заданной точностью. Быстро построить эффектную диаграмму, дополнив ее поясняющей информацией. Работать с базой данных. Запрограммировать ряд действий над данными и привязать их к выведенной на экран кнопке (макрос). Дополнить таблицу дополнительными графическими объектами, украшающими и облегчающими понимание данных.
Базовая версия EXCEL может быть дополнена разнообразными и многофункциональными надстройками (программными дополнениями), такими как: пакет анализа, поиск решения, мастер подстановок и т.д.
Курс базируется на EXCEL 2010. Освоение всего курса позволит легко перейти на любую версию EXCEL, так как основные принципы работы при переходе к иной версии не меняются. Основные принципы организации данных в таблицах, формулы и функции остаются те же самые. Все программные продукты, созданные в версии EXCEL 2003 и 2007, читаются и работают в EXCEL 2010. Обратный переход с новой к старой версии может вызвать сбой работы. Для гарантированной работы с книгой, созданной в EXCEL 10 в предыдущих версиях программы, следует сохранять ее в версии 93-97 – команда в окне сохранения.
В базовой версии EXCEL 2010 заложено множество команд. Многие команды выведены в виде картинок или иконок на полосу вверху экрана, называемую Лентой. До некоторых нужно использовать контекстное меню, которое появляется на экране при щелчке правой кнопки мыши по выделенному объекту.
В EXCEL заложено огромное количеством формул, как математических, так и бухгалтерских, позволяющих проводить сложнейшие расчеты. Однако, в большинстве случаев используется и вполне хватает для работы не более 20 функций и знание математических символов.
Форма указателя мышки
При работе с EXCEL следует обращать внимание на то, как выглядит маркер мышки. Его форма подсказывает, какая операция выполняется в данный момент:
Белый толстый крест – работа с ячейкой, указывает на всю ячейку целиком.
Чёрный тонкий плюс с четырьмя стрелочками - перемещение данных из ячейки.
Ê - маркер автозаполнения данными или формулами
6 (песочные часы) или вращающееся колечко – операционная система занята какой-либо операцией.
↕ - изменение высоты строки.
↔ - изменение ширины столбца.
бегающая полосатая рамка вокруг ячейки – информация из ячейки помещена в буфер.