лингвистика общение личность вербализация
Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
Синтаксические ошибки - это ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Так, например, из предложения "Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию" непонятно, "расценки уточняются в конце года" или "расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года".
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.
Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: "Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает..."
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: "Учитывая..." ", "Считая...", "Принимая во внимание...", "Руководствуясь..." и т. д.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.
Неправильно: "Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты". Правильно: "При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты".
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами "что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как".
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, перечислениями, сложно построенными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконизм текста. Например: "Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом..." (вместо: "которые одобрены").
Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом "о" и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: "вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с..." и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога "о", что создает языковые помехи. Например: "Директор завода отметил о важности поставленной проблемы". Правильно: "Директор отметил важность поставленной проблемы".
"Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем". Правильно: "Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем".
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: "В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты" (правильно: "На наше предприятие").
Неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: "Согласно Вашей просьбы..."; "Согласно приказа..."; "Согласно решения...". Правильно: "Согласно Вашей просьбе..."; "Согласно приказу..."; "Согласно решению...".
Слово "руководство" требует после себя не родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать: "Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия". Правильно: "Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия".
Морфологические ошибки. Согласование определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные. Неправильно: "Выводы комиссии обоснованные и справедливы"; "Данное решение обязательное для исполнения". Правильно: "Выводы комиссии обоснованны и справедливы"; "Данное решение обязательно для исполнения"
Ошибки при употреблении количественных имен числительных. При употреблении количественных числительных в деловых письмах следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семьюдесятью семью рублями и т. д.
Лексические ошибки. Неправильное использование слов и терминов. Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте.
Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: "редуктор" в химической промышленности означает "приспособление для снижения давления газа", а в машиностроении - "приспособление, снижающее скорость вращения валов".
Стремление придать словам большую значимость выливается в "терминологическую игру", приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо "премировать" пишут "производить премирование", вместо "монтировать" - "производить монтаж", вместо "внедрить" - "осуществить внедрение".
Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: "срок выполнения может быть пролонгирован" вместо "продлен"; "презентовать" вместо "представить".
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: "Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы". Слово "лимит" означает "предельная норма". Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция - условие, экстраординарный - особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине. Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.
Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: "польза от использования навесных агрегатов"; "следует учитывать следующие факторы". Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos - излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир - подарок на память), передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совместное решение проблем).
Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове "индустрия" уже заключено понятие "промышленная"); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать - и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.
Не различение слов-паронимов. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является не различение слов-паронимов.
Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т. д.
Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы "представить" и "предоставить". Глагол "представить" имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).
Глагол "предоставить" имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу завода). Например: "Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции".