Управление запасами успешно, если в каждый момент предприятие располагает необходимым для реализации количеством товара. Ни больше, ни меньше, а именно столько, сколько нужно. Если ожидается повышенный объем сбыта и оборотные средства не лимитированы, то естественным является желание закупить товары впрок. Приятным кажется зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке. Но если цены на товары внезапно снизятся, после того как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения.
Физическое и моральное старение товаров и порча их при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров.
Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары лишь в момент получения заказа от потребителя. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом сбыта способствует устойчивости и ритмичности реализации. Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством товаров, чтобы без промедления выполнять заказы, однако, нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе. Оптимальный уровень запасов представляет собой нечто среднее между уровнями «слишком высоким» и «слишком низким». Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, надо контролировать каждое наименование товаров.
Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются:
· организационная структура сбытовой сети,
· спрос,
· стратегия управления,
· формирование и контроль запасов.
Высокоэффективная торговля возможна в настоящее время только при условии системной организации распределения и сбыта, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению, но и значительно ускорить обслуживание покупателей.
Задачами стратегии управления запасами являются бесперебойная торговля при наименьших затратах и максимальном удовлетворении спроса. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т. е. конкретных параметров, к которым следует стремиться. Бесперебойная торговля понимается как выполнение заказов потребителей в объявленные в рекламе сроки - а значит, и своевременное пополнение запасов. Наименьшие затраты - это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигаются при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов. Максимальное удовлетворение спроса - достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90 - 95%, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.
При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.
Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях - по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.Нормирование и контроль запасов - составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д.
Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривает поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении их уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне.
Нормы запасов - количества товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации.
Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.
Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.
Большинство предприятий стремится к тому, чтобы обеспечить:
• постоянную готовность к отгрузке товаров;
• минимальные вложения в запасы денежной наличности;
• минимальный риск;
• простоту восполнения запасов;
• непрерывный, устойчивый ход реализации.
Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне.
Чем чаще оборачиваются товарные запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности. Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара. Определение в потребности товара может быть основано на прогнозировании сбыта или на прошлом опыте.
Прогнозирование сбыта возможно, если известны примерное количество потребителей и примерные нормы расходов товаров на каждого потребителя в определенный период времени. Ориентировочная потребность в товарах будет равна норме расхода товара, умноженной на количество потребителей. Затем при помощи различных методов ориентировочную потребность корректируют, учитывая возможное влияние экономической ситуации, сезонность сбыта, возможное сокращение или увеличение количества потребителей и т.п.
Определение потребностей на основе данных прошлого периода - это предположение, что продажи в будущем периоде будут такими же, как и в прошлом, с корректировками на ожидаемые изменения конъюнктуры рынка. Этот метод менее точен, чем метод прогнозирования.
Объемно-стоимостный анализ используют для того, чтобы определить, какие запасы должны контролироваться методом прогнозирования сбыта и какие - методом экстраполяции прошлого опыта. В объемно-стоимостном анализе количество товаров каждого наименования, реализованного в анализируемом периоде, умножается на его цену с тем, чтобы определить его «денежную активность». Как правило, объемно-стоимостный анализ показывает, что наибольшая денежная активность (70-80 %) у небольшого (10-20 %) количества наименований товаров. Такой анализ очень важен, поскольку активные товары нужно контролировать тщательнее, чем неактивные. Количество наименований активных товаров обычно невелико, однако, с точки зрения денежной активности они играют главную роль. Так как в наибольшей степени влияют на стоимость запасов. Товары этих наименований следует закупать часто - каждый месяц или каждую неделю - это зависит от вида товара с тем, чтобы уменьшить сумму средств, вложенных в запасы, и ускорить их оборачиваемость.
Поскольку затраты, связанные с необходимостью ускорения оборачиваемости, обычно оправданны, то интервалы закупок по этим видам товаров должны быть максимально сокращены. Этим товарам необходимо уделять как можно больше внимания, и они должны контролироваться с помощью наиболее эффективной системы учета. Если желательно подразделить запасы более чем на две классификационные группы, то нередко прибегают к хорошо известной системе «анализа АВС». По этой системе запасы подразделяются на группы А, В и С. Группа А объединяет наиболее активные в денежном отношении виды запасов, В - запасы средней активности и С - запасы с наиболее низким уровнем активности. Для классификации по группам А, В и С применяют тот же метод, что и при объемно-стоимостном анализе. Годовая реализация каждого вида товаров умножается на цену, затем товары располагаются по убывающей денежной активности. Группа А, как наиболее активная, подвергается самому тщательному контролю, группе В оказывается меньше внимания, а группа С контролируется наименее активно.
Однако следует иметь в виду, что многие предприятия, помимо стремления к наивысшей прибыльности операций, вынуждены в силу характера товаров и своих обязательств перед потребителями хранить на складе, помимо денежно-активных товаров, большую номенклатуру товаров, которые мало активны в денежном отношении, но должны всегда быть в наличии. Наиболее характерными примерами таких товаров являются запасные части и медикаменты. Для улучшения контроля за их движением и определения потребности на предстоящий период их тоже группируют в три и более категории, однако анализ проводится только по количеству проданных единиц товара каждого наименования без учета стоимости, и решения о периодичности закупок принимаются на основе этого анализа. Тем самым предпочтение отдается обязательствам перед потребителями.
Реальная стоимость отдельных товаров значительно больше, чем их цена или степень денежной активности. Ремонт автомобиля может быть сорван из-за отсутствия какой-нибудь копеечной детали, чья-то жизнь может зависеть от наличия дешёвого лекарства. Поэтому даже дешевые товары должны подлежать тщательному контролю. Объемно-стоимостный анализ тоже проводится - он полезен и в этом случае.
Для удовлетворения спроса в любой момент независимо от задержек в поставках или скачка заказов в систему управления включают страховые запасы товаров.
Соотношение между текущими запасами, их расходом, пополнением и страховыми запасами рассчитывается для каждого наименования по следующей модели:
Запас страховой > Запас текущий - Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые - Спрос прогнозируемый,
при этом:
Запас текущий = Спрос прогнозируемый * Период временной
Определяя политику в отношении номенклатуры и объема подлежащих хранению запасов при особом внимании к страховым запасам, стараются применять наиболее экономичную систему пополнения запасов. По образному выражению торговцев, «бланк заказа в неопытных руках так же опасен, как и незаполненный банковский чек».
Пополнение запасов складов дистрибьюторов и дилеров основано на применении одной из нижеприведенных систем.
Система с фиксированным размером заказа (количество единиц товара определено расчетом оптимального размера заказа, например, по 100 единиц): решение принимается только о моменте размещения заказа. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Запас пополняется на одну и ту же величину, равную размеру поставки, диктуемому поставщиком или оптимальному размеру заказа, но интервалы поставки могут быть различны в зависимости от расходования запаса. Эту систему иногда называют двухбункерной, так как запас разделен как бы на два бункера: в первом - для удовлетворения спроса в течение периода от даты поставки до даты заказа, во втором - в течение периода от даты заказа до даты поставки. Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.
Система с фиксированным интервалом между заказами - фиксируется период между заказами (раз в неделю, в месяц и т. д.), а решение принимается о количестве заказываемых товаров. В конце каждого периода проверяется уровень запасов и, исходя из него, определяют размер заказа. Заказ пополняется каждый раз до уровня, не превышающего максимальный запас, но с помощью различных по объему партий поставок, размер которых зависит от степени расходования запаса в предшествующем периоде. Эта система эффективна, если имеется возможность варьировать размер партии поставок, а закупочные расходы относительно невелики.
Система с двумя контрольными уровнями запасов и с фиксированной периодичностью заказа - система, в которой уровень запасов регулируется и сверху, и снизу. Устанавливается максимальный уровень и нижний уровень - точка заказа. Если запас снижается до точки заказа до истечения установленного периода между заказами, то возможно размещение внеочередного заказа. В остальных случаях рассматриваемая система функционирует как система с фиксированной периодичностью заказа.
Система с двумя контрольными уровнями запасов без фиксированной периодичности заказа, система минимум - максимум - заказ высылается в случае, когда уровень запаса достиг точки заказа. Период между заказами и размер заказа в этой системе не фиксируются.
Система «точно в срок» - товары заказываются заранее на длительный период с фиксированными количествами в партии и фиксированным графиком доставки. Запасы у получателя не создаются или создаются только на несколько дней реализации. Самый наглядный пример - булочные, ежедневно получающие ровно столько товара, сколько нужно для работы в течение одного дня.