Глава 2 Организационная структура службы ДОУ и управление документами
Оптимизация структуры и деятельности службы делопроизводства
Численность сотрудников.
Имеющаяся в настоящее время в ООО "Теплосети" численность персонала удовлетворяет потребность производства в трудовых ресурсах для оказания услуг запланированных в 2011 году.
Всего в предприятии трудится 395 человек. Из них:
Инженерно-технические работники - 102 человека, из них с высшим образованием - 68.
Рабочие и служащие - 193 человека, из них с профессиональным - 122.
Средний возраст сотрудников - 37 лет (в 2010 году -39) на рисунке № 1 представлена возрастная структура персонала.
Рисунок №1. Возрастная структура персонала
Показатели динамики изменения численности персонала в общем и по категориям, а также текучесть кадров показана в таблице №3.
Таблица №3 Показатели динамики изменения численности персонала.
| Показатели | 2009 г. | 2010 г. | 2011 г. |
| 1.Среднесписочная численность работников, чел. | |||
| 2.Количество уволенных, всего В т.ч. по собственному желанию За нарушение трудовой дисциплины По другим причинам. | 40 40 - - | 32 30 1 1 | 29 28 - 1 |
| 3.Количество принятых работников, чел. | |||
| 4. Число работников, проработавших весь год, чел. |
Анализ движения работников показал, что среднесписочная численность работников в 2011 году снизилась на 70 человек по сравнению с 2010 годом. Количество уволенных по собственному желанию в 2011 году по сравнению с 2010 годом сократилось на 2 человека. Количество принятых в 2011 году увеличилось на 8 человек, чем в 2010 году. Количество работников, проработавших весь год в 2011 году по сравнению с 2010 годом, уменьшилось на 85 человек.
Уменьшение потребности в трудовых ресурсах объясняется тем, что на предприятии проведена реконструкция оборудования и внедрены новые технологии, позволяющие оказывать большие услуги меньшим количеством персонала.
Список профессий и должностей с вредными условиями труда состоит из:
газосварщиков;
газоэлектросварщиков;
газорезчиков;
изоляционщиков.
Общее количество рабочих, работающих во вредных условиях - 48 человек.
Объем документооборота.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции (этапы) движения документов, но и скорость этого движения.
К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:
- прямоточностъ движения документов, прохождение их до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
- избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;
- обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
- единообразие маршрута движения состава технологических процедур и операций для массовых категорий документов;
- однократность выполнения каждой процедуры;
- приспособленность организационной и технологической характеристик документооборота к новой информационной технологии: регламентация состава и назначения автоматизированных рабочих мест и баз данных, способов и условий передачи информации между центральной и локальными базами данных и т.п.
Документооборот делится на несколько составляющих его частей - документопотоков: поток поступающих документов (входной, входящий документопоток), поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток). Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения традиционных, машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования.
Следует учитывать, что перечисленные документопотоки свойственны не только организации в целом, но и любому его структурному подразделению, управленческой функции, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между учреждениями, организациями и предприятиями, фирмами, реализуя содержание внешнего документооборота.
Структура документопотока достаточно сложная и включает в себя не только традиционные (бумажные) документы, но и документы на любых типах носителей - магнитных, фотографических и др., а также документы, передаваемые по линиям компьютерной, факсимильной связи, электронной почте и др.
Движение документов (документированной информации) не может быть случайным или определяться субъективными факторами. В процессе движения документ проходит достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые представляют собой обязательные пункты обработки документов. Состав этих стадий стабилен при любом времени технологической системы обработки и хранения документов.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки. Они связывают организации или подразделения одного уровня управления. Вертикальные потоки могут быть восходящие и нисходящие. Они связывают организации различной формы.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток любой организации складывается из следующих групп документов:
1. документы вышестоящих организаций;
2. документы от подведомственных организаций, содержащие сведения о выполнении распорядительных действий, отчётные сведения о своей деятельности;
3. документы от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или получения информации;
4. обращения граждан.
Исходящий документопоток состоит из документов, составляемых самой организацией и отправляемых за её пределы. Исходящие документы создаются либо в ответ на поступившие, либо как инициативные.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. В первую очередь внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение всех управленческих решений в пределах организации.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения.
Входящие документы образуют 3 направления движения:
- к руководству организации;
- к руководству структурных подразделений;
- непосредственно к специалистам.
Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Здесь могут быть информационные документы, которые готовятся по поручению руководителя, и инициативные, которые готовятся сотрудниками по инициативе. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования.
Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Здесь более-менее упорядочено движение распорядительных документов, а подготовка остальных документов никакой регламентации не имеет.
Маршрут движения входящих документов в организации во многом зависит от выбранной формы ведения делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная).
С документоведческой точки зрения основным видом деятельности ООО "Теплосети" является разработка наиболее важных документов общества, подготовка которых требует установления специальной технологии (правил юридической техники). С другой стороны, Общество является юридическим лицом и к нему, как и любой другой организации, присуще общее делопроизводство, ведение которого также требует определенной регламентации. От этого в конечном итоге во многом зависит и эффективность деятельности Общества в целом, поскольку между данными видами технологий имеется непосредственная связь. В частности, значительное количество входящих документов является предпосылкой принятия того или иного распорядительного документа.
Для организационного, правового, информационного, материально- технического и иного обеспечения своей деятельности Общество создает структуру, в состав которой входят отдел кадров, и ответственные за делопроизводство.
Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами в ООО "Теплосети" используется децентрализованная форма ведения делопроизводства отдел кадров проводит: прием, обработку, учет, регистрацию документов, адресованных директору ООО "Теплосети", заместителю директора, ведущим специалистам; контроль за сроками исполнения распорядительной документации, тиражирование, текущее хранение.
На каждом этапе кадровый отдел выполняет типовые операции по работе с документами.
Все операции, выполняемые отделом кадров ООО "Теплосети", разделяются на две группы: делопроизводственных и организационные.
В состав делопроизводственных операций по работе с документами входят:
1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.
2. Прием и отправка исходящих документов.
3. Прием документов от работников ООО "Теплосети":
- для передачи на рассмотрение руководству;
- для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.);
- для копирования и размножения.
4. Передача работникам ООО "Теплосети" документы: -поступивших от руководства с резолюциями; -поступивших после изготовления, копирования (размножения).
5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.
6. Оформление и хранение документов;
7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.
8. Обеспечение сохранности документов.
В состав организационных операций входят:
1. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места;
2. Организация приема посетителей, вызов сотрудников ООО "Теплосети";
3. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону;
4. Подготовка совещаний;
5. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следующими путями:
- от отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций;
- от отдельных граждан.
В потоке исходящей документации самыми распространенными документами являются:
- обращения от имени юридических лиц;
- письма и телеграммы, направляемые в организации;
- договоры;
- ответы на инициативные письма юридических и физических лиц.
Поступившие в ООО "Теплосети" служебные документы принимаются и учитываются отделом кадров. При приеме и первичной обработке документов проверяется целостность упаковки, правильность адресации и наличие вложенных в них документов. При отсутствии нарушений специалист по кадрам вскрывает конверт; в противном случае составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой приобщается к поступившему документу. Поступившие документы к специалисту по кадрам направляются на исполнение по двум маршрутам.
Первый маршрут:
- Корреспонденция, адресованная директору или на имя руководителя отдела кадров, учитывается и регистрируется отделом кадров, после чего направляется директору. Внесение данных о документе в Журнал регистрации входящих документов (далее Журнал) осуществляется традиционном способом. После рассмотрения директором документ возвращается отделу кадров для занесения содержания резолюции в Журнал. В соответствии с резолюцией документ направляется по назначению.
Второй маршрут:
- корреспонденция, адресованная ведущим специалистам, не вскрываются и учитываются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей непосредственно адресатам: руководителю отдела кадров, главному бухгалтеру, структурным подразделениям.
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения",1
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам общества, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
В ООО "Теплосети" регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: отдел кадров разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом регистрируются практически все поступающие в организацию документы, не включая приглашения, поздравительные письма и т.д.
Форма регистрационного журнала для входящих документов представлена на таблице №4.
Таблица №4 Форма регистрационного журнала для входящих документов.
| № п/п и дата поступления | № и дата документа | Наименование организации | Краткое содержание | Кто подписал документ | Резолюция или кому направляется документ | Дата и роспись в получении |
К входящим документам относятся: резюме, заявки на подбор, служебные записки, предложения, характеристики. Блок-схема обработка входящих документов отделом кадров представлена на рисунке №2.
Рисунок №2 Блок-схема обработка входящих документов отделом кадров.
После регистрации, корреспонденция передаётся для рассмотрения директору ООО "Теплосети" для наложения резолюции.
Рассмотрев документы, директор ООО "Теплосети" на документе накладывает резолюцию, содержащую фамилию и инициалы исполнителя, подпись. Можно отметить, что резолюция ставится в нарушении типовой Инструкции по делопроизводству - ставится не в правой стороне документа, а в левой, не ставится срок исполнения и дата.
Поступление входящих документов в отделе кадров происходит по каналам почтовой, либо электрической связи (по электронной почте, телефону, телефаксу). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем на таблице №5.
Таблица №5. Способы получения и доставки документов в отделе кадров.
| Способы получения или доставки | Наименование документа(ов) |
| Почтовая связь | Простые и заказные письма, почтовые карточки (открытки), бандероли, посылки (мелкие пакеты) |
| Электронная почта | Электронные сообщения с приложенными файлами (текстовыми, графическими, фотодокументами) |
| Телефон | Телефонограммы |
| Телефакс | Телефаксограммы |
| Курьерская доставка | Почтовая корреспонденция, в т.ч. письма, бандероли, посылки |
В потоке исходящей документации специалиста по кадрам самыми распространёнными являются: служебные записки, распоряжения, акты, графики дежурств и др. В журнале регистрации исходящей документации записываются следующие данные о документе: дата документа, исходящий номер, адресат, краткое содержание/кто подписал, исполнитель/кто принял. Форма регистрационного журнала для исходящих документов представлена на таблице №6.
Таблица №6 Форма регистрационного журнала для исходящих документов.
| Дата документа | Исходящий номер документа (номер по порядку) | Адресат (кому) и его входящий номер | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель |
Перед отправкой документов специалист по кадрам проверяет наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления, наличие подписей, виз, приложений.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого ООО "Теплосети".
Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления.
Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационных служб, выбора типов и количества средств организационной и вычислительной техники и других целевых исследований.
Объем документооборота характеризует своего рода "производительность" труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.
К информационно-справочным документам отдела кадров ООО "Теплосети" относятся: служебная записка, отчёт о затратах, заявка на получение денежных средств, товарные чеки.
Подводя общие итоги, следует отметить, что маршрут движения входящих документов в организации во многом зависит от выбранной формы ведения делопроизводства. Опыт исследования подтверждает, что при децентрализованной форме ведения делопроизводства (когда все технологические процессы по обработке документов осуществляются в отдельных структурных подразделениях) процесс регистрации включает два и более этапа: работник, ответственный за делопроизводство, сначала вносит в учетно-регистрациоиную форму (Журнал) данные о поступлении документа, а затем, по возвращении документа после его рассмотрения директором в ООО "Теплосети", вносит в ту же учетно-регистрационную форму (Журнал) данные резолюций.
Если этап рассмотрения документа руководством общества затягивается, то путь документа к исполнителю значительно удлиняется. Затянутое рассмотрение документов может быть вызвано, во-первых, неравномерным распределением входящего потока (т.е. наибольшая часть документов попадает директору общества, и наименьшая - в структурные подразделения); во-вторых, отсутствием четкого распределения обязанностей и функций между подразделениями, исполнителями и руководителями (т.е. в результате к ним на рассмотрение попадают документы, не соответствующие их компетенции, областям деятельности, функциональным обязанностям).
Маршрут движения исходящих документов, которые, как правило, составляются специалистами структурных подразделений, зависит от количества инстанций прохождения документа в процессе согласования и подписания, а также от выбранной формы ведения делопроизводства, т.е. места регистрации и отправки документа. Так как регистрация и отправка всех исходящих документов осуществляется в ООО "Теплосети" децентрализованно, то время на обработку этих документов будет уменьшено, по сравнению с тем, если бы тот же документ регистрировался в одном месте, т.е. в отделе делопроизводства.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
Рассмотрим основные потоки документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками:
· Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних организаций. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
· Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу... в срок до...").
Количество входящих и исходящих документов предприятия постоянно меняется. Это приводит к ежегодным изменениям объема документооборота в соответствии с таблицей №7.
Таблица №7. Объем документооборота ООО "Теплосети" за 2009-2011 гг.
| Документопотоки | Объем документооборота, шт. | ||
| 2009 год | 2010 год | 2011 год | |
| Входящие | |||
| Исходящие |
В таблице представлены основные документопотоки организации и количество документов в каждом потоке за последние три года.
Оперограмма потоков документации
Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций.
Построим оперограмму движения входящих документов Таблица №8.
Таблица №8 Оперограмма движения входящих документов.
Данная оперограмма показывает, что приемом корреспонденции в организации занимается отдел кадров. Затем происходит вскрытие конверта, регистрация в журнале и передача на рассмотрение руководителю организации. После рассмотрения документа руководитель ставит резолюцию и передает документ обратно в отдел кадров, где его ставят на контроль и передают на исполнение. Исполненный документ снимается с контроля в отделе кадров и подшивается в дело.