Непосредственно контроль за делопроизводством организации, разработка локальной нормативной базы, а с недавнего времени хранение официальной документации возложено на отдел кадров.
Анализ структуры отдела и должностных обязанностей сотрудников позволяет сделать вывод о недостаточной регламентации делопроизводственной функции отдела.
Структура отдела представляет собой следующее:
Основными задачами отдела являются:
· Кадровое делопроизводство;
· Прием и увольнение сотрудников;
· Оформление отпусков, командировок;
· Оформление документов по "вредным профессиям";
· Взаимодействие с подразделениями ПФР в г.Балашове;
· Подготовка различных сведений и отчётов для руководителя по кадровым вопросам и др.
Должностные обязанности сотрудников отдела:
Начальник отдела
Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;
Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия;
Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации;
Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;
Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;
Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;
Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;
Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлении правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;
Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению;
Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками, правил внутреннего трудового распорядка, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, контролирует их выполнение;
Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;
Руководит работниками отдела; (см. Приложение №8)
Старший специалист по кадрам:
Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;
Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников, подготовки предложений по замещению вакантных должностей;
Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений; анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;
Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформление пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;
Составляет установленную отчетность.(см. Приложение №9)
Специалист по кадрам:
Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;
Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;
Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;
Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих; вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;
Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль составления и соблюдения графиков очередных отпусков;
Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;
Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;
Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
Осуществляет контроль состояния трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
Составляет установленную отчетность.(см. Приложение №10).
Должностные инструкции специалистов делопроизводства охватывают полный список задач, возлагаемых на службы документационного обеспечения управления. В ООО "Теплосети" присутствуют должностные инструкции всех специалистов службы - руководителя, старшего специалиста по кадрам, специалиста по кадрам. Инструкции соответствуют требованиям "Перечня должностей рабочих и служащих".