Требования к документам, изготовляемым с помощью

ИЛИ

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.02.2005

Этот реквизит проставляется на документе после его исполне­ния и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера ис­полнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Ре­зультаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан уст­ный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих докумен­тах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса докумен­та. Для проставления отметки используют штампы. Пример:

ЗАО «Маяк»

26.02.2005

№342

Отметка о поступлении является свидетельством принятия орга­низацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроиз­водстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит 32) включает запись: «Информация перенесена на машинный носи­тель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату перено­са, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной инфор­мационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьюте­ра в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для ис­ключения повторного введения данных о документе в память машины.

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Текст — главный смысловой реквизит документа, он выра­жает содержание управленческого действия.

Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Абзацы в тексте печатают от первого положения табулятора по­сле пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей ма­шинке) или 12,5 мм (на компьютере).

Приступая к составлению документа, необходимо уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих решению. Это позволит правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого ре­шения, во многом определяющий стиль и характер изложения текста.

К текстам организационно-распорядительных документов предъ­является ряд требований. Главные из них— достоверность и объектив­ность, максимальная краткость при полноте информации и точность, не допускающие различных толкований.

Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, предназначенным для общения в сфере управления. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, дол­жен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. К особенностям делового стиля от­носится широкое применение устойчивых языковых формул.

Текст документа может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматиче­ски и логически согласованную информацию об управленческом действии.

Такой текст используется при составлении уставов, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, докладных, объяснительных, служебных записок, справок, писем и т. д.

Текст документов может состоять из двух или трех смысло­вых частей. Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в пер­вой излагаются причины, основания и цели создания документа, во вто­рой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

В тексте документа могут быть три смысловые части: первая — вве­дение, где излагаются причины создания документа, вторая— доказа­тельство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья— заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.

В отдельных случаях документ может состоять из одной заключитель­ной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обос­новании, например, приказы, распоряжения содержат распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения.

Если основанием для создания какого-либо документа по­служил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т. е. указываются вид, дата, номер и заголовок. Пример:

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изобра­жением Государственного герба Республики Беларусь» разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма...

В документах применяют термины и определения, установ­ленные действующими стандартами и терминологическими словаря­ми, которые способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в од­ном из своих значений.

При изложении требований в тексте документа применяют слова: «должен», «следует», «подлежит», «необходимо», «требует­ся», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует», «не должен», «не подлежит», «не могут быть» и др.

Приводя в тексте документа требования к наибольшим и наи­меньшим значениям величин, применяют словосочетания: «должно быть не более (не менее)» или «не должно превышать».

При изложении в тексте документа требований, допускаю­щих отступления, применяют слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «допускается», «разрешается» и др.

Использование сокращенных слов и словосочетаний умень­шает объем текста и ускоряет его восприятие. При первом употреб­лении сокращения в скобках необходимо указать его расшифровку.

Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т. д.), делят на разделы, подразде­лы, пункты и подпункты. При делении текста документа на пункты и подпункты необхо­димо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную ин­формацию и составлял его отдельное положение.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа. Пример:

1,2,3 и т.д.

Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разде­ленные точкой (1.1., 1.2., 1.3. и т. д.), а номер пункта— номера разде­ла, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т. д.).

Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его на­личии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.З.4., 1.2.3.5. и т. д.).

Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не ну­меруют, а выделяют абзацным отступом.

Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответ­ствующих разделов, подразделов, пунктов.

Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.

В заголовках следует избегать сокращений (за исключением обще­признанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции).

В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

В тексте документа (как правило, внутри пунктов или под­пунктов) могут быть приведены перечисления.

Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, кото­рые используют только в первой строке. Вторую строку в перечисле­нии приводят без абзацного отступа.

Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят.

После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.

В тексте документа не допускается применять:

обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;

для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках;

произвольные словообразования;

сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисун­ков, не допускается применять:

математический знак минус (-) перед отрицательными значения­ми величин (следует писать слово «минус»);

математические знаки величин без числовых значений, напри­мер: > (больше),< (меньше), = (равно), а также знаки № (номер), % (процент) и т. д. (следует писать словами «номер», «процент» и др.);

знак Æ для обозначения диаметра (следует писать слово «диа­метр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на рисунках перед размерным числом следует писать знак Æ.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, мот составляться на языке страны адресата, белорусском, русском или иностранном языке.

Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и (или) русского языков, пре­имущественное употребление простых распространенных предложений.

Тексты документов, используемые в управленческой практике, составляются на белорусском и (или) на русском языках.

В организационных документах, устанавливающих права и обязан­ности организации, ее структурных подразделений (положение, инструк­ция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справка, акт), текст излагают от третьего лица единственного числа: «отдел осуще­ствляет функции», «комиссия постановила», «объединения входят» и т.д.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единст­венного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и д.р.

В других видах организационно-распорядительных документов текст излагают: от первого лица единственного числа: «считаю необходимым», «прошу выделить» и др.;

от первого лица множественного числа: «просим направить», «направляем на рассмотрение» и др.;

от третьего лица единственного числа: «министерство не возра­жает», «БелНИИДАД считает необходимым» и др.

Текст протокола составляется от третьего лица множественного числа: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» и др.

Техническая и проектная документация готовится на белорусском или русском языке, а с учетом предназначения — на другом языке.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, тра­фарета, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Текст-трафарет— форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура тек­ста — это грамматически связный текст.

В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, кон­трактов, соглашений, докладных и служебных записок, справок и т. д. Текст может содержать подстрочные пояснения о характере информа­ции, которую следует вносить в пробелы.

Трафаретные тексты удобно использовать при рассылке одно­типных писем широкому кругу адресатов.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, как в пределах одной организации, так и системы одно­родных организаций одного ведомства. Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Трафаретные документы значительно сокращают время на со­ставление документа, т. к. исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т. е. лишь на переменной кон­кретной части информации, место которой заранее предопределено.

Фактически заполняется заранее составленный документ, по­этому исключается стадия черновика, а фиксированное расположе­ние информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В настоящее время широкое распространение получили анке­ты — опросные листы для получения каких-либо сведений. Анкета — это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. С помощью анкетирования удобно со­бирать любые сведения по заранее разработанной определенной про­грамме. В анкете текст формализован, информация расположена в стро­го зафиксированной последовательности. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной — их характе­ристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы» и др.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да — нет», развернутым ответом, чи­словыми показателями.

Требования к документам, изготовляемым с помощью

Технических средств

Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5— через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техни­ки осуществляется в редакторе Мicrosoft Words, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифт не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые норматив­ными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа,

При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии Приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг отдруга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Пример —

СОГЛАСОВАНО

^1,5Председатель Комитета

¹ по архивам и делопроизводству

¹ при Совете Министров

¹ Республики Беларусь

^1,5 Подпись В. И. Адамушко

^1,5 Дата

² СОГЛАСОВАНО

^1,5Протокол заседания

¹ экспертного совета

^1,501.02.2004 №09

При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным меж­строчным интервалом.

Пример —

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Председатель Комитета

по архивам и делопроизводству Точно 14 пт

при Совете Министров

Республики Беларусь

Одинарный

Подпись В. И. Адамушко

Одинарный

Дата

Полуторный

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Министр экономики Точно 14 пт

Республики Беларусь

Одинарный

Подпись Н.П.Зайченко

Одинарный

Дата

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1- после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.

От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Под­пись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНО­ВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».

От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограниче­ния доступа». «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатают коды по [1] — [3].

При наличии нескольких грифов утверждения и согласова­ния их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка ставят

Если в тексте документа имеются примечания или выде­ленная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» пе­чатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается пе­чатать на двух сторонах листа.