Работа 9. Создание протоколов, выписок из протоколов и решений
Протоколы — распространенная форма отчетности. Структура протокола регламентируется ГОСТами. Образец протокола можно найти в теоретической части учебника.
Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия коллегиальных решений во время собраний и заседаний.
Далее приведены тексты протоколов, которые вам предстоит оформить. Недостающую информацию следует придумать самостоятельно.
Протокол профсоюзного собрания коллектива МНТ
Повестка дня:
1. Об организации вывоза детей сотрудников на юг в летний период.
2. Об отборе детей и сопровождающих воспитателей.
Протокол заседания совета директоров МНТ
Повестка дня:
1. О реструктуризации предприятия.
2. Об организационных мероприятиях по празднованию пятилетнего юбилея предприятия.
3. Рекламная деятельность МНТ: проблемы и достижения.
Протокол юбилейного собрания коллектива сотрудников МНТ
Повестка дня:
1. О достижениях ЗАО МНТ за пятилетнее существование.
2. О награждениях и премировании лучших сотрудников.
3. О праздничных мероприятиях.
Задание 1. Подготовка протоколов
Технология работы
1. Создайте шаблон протокола по следующему образцу.
• Создайте новый документ: Файл > Создать > на вкладке Общие выбрать Новый документ > установить переключатель Создать на Шаблон > нажать ОК;
• откройте в созданном документе таблицу в 2 столбца по 36 строк: Таблица > Добавить > Таблиц а > указать размеры > ОК;
• разделите и объедините ячейки таблицы по образцу;
• заполните таблицу названиями реквизитов. Выделить всю таблицу, задать шрифт размером 14 пунктов, междустрочный интервал одинарный, выравнивание по ширине (Формат >Абзац)
| Наименование предприятия | ||
| ПРОТОКОЛ | ||
| Дата № _________ | ||
| Наименование органа (кто собирался) | ||
| Председатель: И.О.Фамилия | ||
| Секретарь: И.О.Фамилия | ||
| Присутствовали: | ||
| Перечень: И.О.Фамилия… | ||
| Приглашенные (если имелись): | ||
| Перечень: И.О.Фамилия… | ||
| Повестка дня: | ||
| 1. Текст 2. Текст… | ||
| 1. СЛУШАЛИ | ||
| И.О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления И.О. Фамилия содокладчика - содержание выступления | ||
| ПОСТАНОВИЛИ | ||
| 1.1. Текст решения 1.2. Текст решения | ||
| 2. СЛУШАЛИ | ||
| И.О.Фамилия основного докладчика - содержание выступления И.О.Фамилия содокладчика - содержание выступления | ||
| ПОСТАНОВИЛИ | ||
| 2.1. Текст решения 2.2. Текст решения | ||
| Председатель | Подпись | И.О.Фамилия |
| Секретарь | Подпись | И.О.Фамилия |
| В дело №_______ | ||
| Подпись исполнителя | Дата |
2. Сохраните документ в виде шаблона (в папку Шаблоны) под именем ШаблонПротокол: Файл > Сохранить как... > ввести имя файла ШаблонПротоко ( убедиться, что в поле „Тип файла” выбрано Шаблон документа)> Сохранить.
3. Создайте протокол на основе созданного бланка протокола по образцу протокола профсоюзного собрания, приведенного ниже.
| ЗАО МНТ | ||
| ПРОТОКОЛ | ||
| 15.03.2001 № 18 | ||
| Профсоюзного собрания сотрудников ЗАО МНТ | ||
| Председатель: К С.Луценко | ||
| Секретарь: Л.С Герасимова | ||
| Присутствовали: | ||
| 112 человек | ||
| Приглашенные: | ||
| Представитель туристической фирмы «Счастливое детство» Н.Н.Орлова | ||
| Повестка дня: | ||
| 1. Об организации вывоза детей сотрудников на юг в летний период 2. Отбор детей и сопровождающих воспитателей | ||
| 1. СЛУШАЛИ | ||
| К.С.Луценко (председатель профкома) - о возможности организации летнего отдыха детей в санатории г. Анапа. Н.Н Орлова (представитель туристической фирмы «Счастливое детство») - об опыте подобного отдыха и стоимости путевок. Д.А Плужников (финансовый директор) - о намерении предприятия частично возместить стоимость путевок. | ||
| ПОСТАНОВИЛИ | ||
| 1.1. До 30. 03.2001 г. проработать вопрос об отдыхе детей (отв. К. С. Луценко) 1.2. Подготовить предложения о частичном возмещении стоимости путевок родителям (отв.: председатель профкома К. С. Луценко, главный бухгалтер И.П.Иванова). | ||
| 2. СЛУШАЛИ | ||
| А.Р.Водовозова - вопрос об отборе детей и влиянии на него стажа работы родителей Е.И.Прибылова - вопрос о пребывании в санатории вместе с детьми в качестве сопровождающего воспитателя | ||
| ПОСТАНОВИЛИ | ||
| 2.1. Составить список детей сотрудников в возрасте от 8 до 12 лет до 30.03.2001 г., родители которых желают отправить детей на отдых (отв. Л. С. Герасимова). 2.2. Составить список сотрудников, желающих поехать сопровождающими для последующего отбора кандидатур (отв. Е.И. Прибылова) | ||
| Председатель | Подпись | К.С.Луценко |
| Секретарь | Подпись | Л.С.Герасимова |
| В дело № 18 | ||
| Подпись исполнителя | 15.01.2001 г. |
• Выберите команду создания нового документа: Файл > Создать;
• на вкладке Общие выберите шаблон ШаблонПротокол;
• установите переключатель Создать на Документ > нажмите ОК;
• в появившийся бланк вставьте дату создания документа: Вставка > Дата и время > выбрать формат даты > ОК;
• поочередно выделяйте названия реквизитов и заменяйте их конкретным содержанием протокола профсоюзного собрания коллектива МНТ;
• уберите сетку таблицы одним из способов, например: Таблица > Свойства таблицы > щелкнуть на кнопке Границы и заливка > на вкладке Границы выбрать тип Нет (границ).
4. Сохраните протокол как документ Word под именем Протокол в личной папке студента: Файл> Сохранить как … > Открыть свою папку > ввести имя Протокол > нажать ОК.
Задание 2. Оформление краткого протокола на основе полного
На основании полного протокола, часто оформляемого во время собрания, конференции или заседания от руки, составляется краткий протокол. Пример краткого протокола приведен ниже.
| ЗАО МНТ | ||
| ПРОТОКОЛ | ||
| 15.03.2001 №18 | ||
| Профсоюзного собрания сотрудников ЗАО МНТ | ||
| Председатель: К С.Луценко | ||
| Секретарь: Л.С Герасимова | ||
| Присутствовали: 112 человек | ||
| Приглашенные: | ||
| Представитель туристической фирмы «Счастливое детство» Н.Н.Орлова | ||
| Рассмотренные вопросы: | ||
| 1. Об организации вывоза детей сотрудников на юг в летний период (Выступали К.С.Луценко, Н.Н.Орлова, Д.А.Плужников). 2. Отбор детей и сопровождающих воспитателей. (Выступали А.Р.Водовозова, Е.И.Прибылова). | ||
| Принятые решения | ||
| 1. До 30. 03.2001 г. проработать вопрос об отдыхе детей (отв. К. С. Луценко) 2. Подготовить предложения о частичном возмещении стоимости путевок родителям (отв.: председатель профкома К. С. Луценко, главный бухгалтер И.П.Иванова). 3. Составить список детей сотрудников в возрасте от 8 до 12 лет до 30.03.2001 г., родители которых желают отправить детей на отдых (отв. Л.С.Герасимова). 4. Составить список сотрудников, желающих поехать сопровождающими для последующего отбора кандидатур (отв. Е.И. Прибылова). | ||
| Председатель | Подпись | К.С.Луценко |
| Секретарь | Подпись | Л.С.Герасимова |
Технология работы
1. Откройте файл с текстом протокола, из которого делается выписка: Файл > Открыть > выбрать личную папку Студента > выбрать соответствующий файл Протокол.
2. Исправьте текст протокола, руководствуясь приведенным образцом.
3. Удалите ненужные строки таблицы: Выделить строки > Таблица > Удалить > Строки.
4. Сохраните файл в личной папке Студента под именем ВыпискаПротокол: Файл > Сохранить как… > открыть свою папку > ввести имя ВыпискаПротокол.