Тема: Составление перечня мер по оперативному хранению документов.
Методические рекомендации:
Требования к организации оперативного хранения документов
Оперативным называется хранение документов в местах их составления до передачи на архивное хранение.
За сохранность документов несут ответственность:
– руководители структурных подразделений;
– работники службы ДОУ.
При этом документы хранятся в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки.
Формирование и оформление дел
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное формирование дел способствует:
– оперативному поиску необходимых документов;
– обеспечивает их сохранность;
– устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Порядок формирования дел:
– в дело помещаются документы, работа над которыми завершена;
– документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
– документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
– документы по одному вопросу помещаются в одно дело;
– в дело включается один экземпляр документа;
– документы, помещенные в дело, должны быть правильно оформлены (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
|
|
– в дело формируются, как правило, документы одного года;
– в дело не должны подшиваться проекты документов, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
– приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
– документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
– документы с грифом ограничения доступа «Конфиденциально», «Для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов организации;
– переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) корреспонденцией и отправленной (исходящие документы);
– если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 20... год» и составляют внутреннюю опись дела.
На обложке дела указывается:
– наименование организации;
– структурное подразделение;
– номер дела по номенклатуре;
– заголовок дела;
– год заведения;
– срок хранения.
Порядок передачи документов на хранение в архив
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
– документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
– произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
|
|
– подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
– на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
– переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
– дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Прием-передача дел в архив производится работниками службы ДОУ и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Задание: На отдельных листах формата А4 с соблюдением размеров полей, расположения реквизитов составьте заголовки дел, соблюдая все требования их оформления, для систематизации следующих документов в дела: устав организации, положения об отделах, должностные инструкции сотрудников, номенклатура дел по обращениям граждан на основании приведенного ниже образца.
