Порядок передачи документов на хранение в архив




Тема: Составление перечня мер по оперативному хранению документов.

Методические рекомендации:

Требования к организации оперативного хранения документов

Оперативным называется хранение документов в местах их составления до передачи на архивное хранение.

За сохранность документов несут ответственность:

– руководители структурных подразделений;

– работники службы ДОУ.

При этом документы хранятся в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки.

Формирование и оформление дел

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное формирование дел способствует:

– оперативному поиску необходимых документов;

– обеспечивает их сохранность;

– устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Порядок формирования дел:

– в дело помещаются документы, работа над которыми завершена;

– документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

– документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

– документы по одному вопросу помещаются в одно дело;

– в дело включается один экземпляр документа;

– документы, помещенные в дело, должны быть правильно оформлены (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

– в дело формируются, как правило, документы одного года;

– в дело не должны подшиваться проекты документов, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

– приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

– документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

– документы с грифом ограничения доступа «Конфиденциально», «Для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов организации;

– переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) корреспонденцией и отправленной (исходящие документы);

– если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 20... год» и составляют внутреннюю опись дела.

На обложке дела указывается:

– наименование организации;

– структурное подразделение;

– номер дела по номенклатуре;

– заголовок дела;

– год заведения;

– срок хранения.

Порядок передачи документов на хранение в архив

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

– документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

– произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

– подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

– на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

– переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

– дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы ДОУ и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Задание: На отдельных листах формата А4 с соблюдением размеров полей, расположения реквизитов составьте заголовки дел, соблюдая все требования их оформления, для систематизации следующих документов в дела: устав организации, положения об отделах, должностные инструкции сотрудников, номенклатура дел по обращениям граждан на основании приведенного ниже образца.

 

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2020-07-12 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: