Перед созданием документа необходимо убедиться, что у пользователя есть права на выполнение этого действия. При использовании настроек NauDoc по умолчанию такими правами обладают пользовательские роли «Редактор», «Писатель» или «Автор».
Для создания нового документа выполните следующие действия:
- откройте папку, в которой нужно создать новый документ;
- убедитесь в наличии прав «Редактора», «Писателя» или «Автора» в данной папке;
- нажмите кнопку («Новый документ») в панели инструментов;
ИЛИ выберите объект «Документ» в раскрывающемся списке «Новый объект» нажмите кнопку «Создать».
Примечание. Если у пользователя недостаточно прав для создания документа, то кнопка «Новый документ» в панели инструментов не отображается.
В вызванной форме заполните обязательное поле «Заголовок»: при заполнении допускаются любые символы и пробелы. Поле «Описание» может содержать краткую аннотацию документа и заполняется по желанию. В поле «Идентификатор» можно указать комбинацию символов, по которой система будет однозначно определять данный документ (заполнять необязательно).
В раскрывающемся списке «Категория» выберите нужную категорию документа. В зависимости от выбранной категории у документа могут быть дополнительные поля реквизитов. Содержание этих реквизитов также можно редактировать на этапе создания документа.
При создании документа можно к нему прикрепить файл и преобразовать содержание этого файла в содержание документа.
Для прикрепления файла нажмите кнопку «Browse…» (Рис.4.3) и укажите путь к выбранному файлу в файловой системе компьютера. Ниже в поле «Идентификатор» можно указать идентификатор файла, состоящий из латинских букв и/или цифр.
При нажатии на кнопку «Применить» новый документ будет создан..
Примечание. При нажатии кнопки «Отменить» новый документ не будет создан и пользователь автоматически вернется в папку, в которой намеревался создать новый документ.
Если при создании документа вы не указали ассоциированный файл, то после нажатия кнопки «Применить» документ будет автоматически открыт для работы с его содержанием.
В режиме редактирования можно ввести текст документа, включая таблицы и списки, отформатировать содержание с помощью панели инструментов визуального текстового редактора. К созданному документу также можно прикрепить файл.
Для сохранения содержания документа нажмите кнопку («Сохранить») в панели инструментов редактора. В противном случае содержание документа не сохраняется за исключением прикрепленных к нему файлов.
Если при создании документа вы указали ассоциированный файл, то после нажатия кнопки «Применить» содержание этого файла будет автоматически преобразовано в содержание документа. При этом редактирование документа будет возможно только через внешний редактор.
Создание ярлыка
Ярлык представляет собой ссылку, указывающую на документ или любой другой объект NauDoc. В отличие от ссылок, находящихся в содержании или реквизитах документа, ярлык является самостоятельным объектом и содержится непосредственно в папке.
Использование ярлыков позволяет избежать лишнего копирования одного и того же документа в различных папках. Вместо этого можно ограничиться созданием ярлыка, указывающего на нужный документ.
Создать ярлык могут пользователи, у которых есть права на создание новых объектов в папке. При стандартных настройках системы NauDoc такими правами обладают пользовательские роли Редактор», «Писатель» и «Автор».
Для создания ярлыка выполните следующие действия:
1) откройте папку, в которую вы планируете поместить ярлык;
2) враскрывающемся списке «Новый объект» выберите значение «Ярлык»;
3) нажмите кнопку «Создать».
В вызванной форме заполните обязательное поле «Заголовок»: в нем указывается название ярлыка, которое может отличаться от названия документа. Поля «Идентификатор» и «Описание» заполняются по желанию.
После заполнения полей нажмите кнопку «Обзор». В открывшемся окне:
- перейдите в нужную папку;
- поставьте отметку в поле рядом с документом, на который должен указывать ярлык;
- если у этого документа несколько версий, то укажите необходимую версию;
- нажмите кнопку «Выбрать документ».
После выполнения этих действий в поле «Ссылается на объект» появится название документа. Далее нажмите кнопку «Применить», и ярлык будет создан.
После щелчка «мышью» на заголовке ярлыка на экране появляется содержание документа.
Примечание. Пользователи, имеющие доступ в папку, где создан ярлык на некоторый документ, автоматически получает права на чтение этого документа, если у них не было этих прав раньше. Права «Читателя» выдаются только на данный объект (а не на всю папку целиком).