Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
· помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
· помещать положения вместе с основными документами;
· приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
· документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
· соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
· включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.
В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела [4, c. 63].
Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.
Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».
|
|
Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:
· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
· название организации или структурного подразделения (автор документа);
· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
|
|
· краткое содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела. [8, c. 231].
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.
Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:
· опись документов, имеющихся в личном деле;
· анкета;
· личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности - об увольнении);
· личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);
· автобиография;
· копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
· характеристики;
· копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);
· трудовой договор;
· карточки учета поощрений и взысканий;
· материалы аттестации;
· представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;
· копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
· другие документы, характеризующие работника [9, c. 52].
|
|
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.
Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами [9, c. 62].
Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела [15, c. 217].
Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки.
Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.
В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования [3, c. 311].
Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.
Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.
Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.
В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.
II. ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» как объект исследования
2.1. История и краткая характеристика ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма»
Колледж сервиса и туризма – это многофункциональное образовательное учреждение многоуровневого, непрерывного профессионального образования, осуществляющее подготовку специалистов для предприятий общественного питания и гостиниц, сферы обслуживания, обладающее материально-техническим и кадровым обеспечением образовательного процесса, соответствующим государственным образовательным стандартам.
Полное наименование Учреждения: государственное общеобразовательное учреждение среднего профессионального образования Калининградской области «Колледж сервиса и туризма». Сокращенное название Учреждения: ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма».
Миссия колледжа сервиса и туризма - удовлетворение потребностей региона в специалистах сферы туризма, сферы обслуживания, гостиничного, ресторанного бизнеса; формирование личности конкурентоспособного выпускника.
Колледж сервиса и туризма - многоуровневое учебное заведение, позволяющее учащимся получить начальное профессиональное, среднее профессиональное и высшее профессиональное образование (в филиале Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права и в филиале Санкт-Петербургского государственного университета сервиса и экономики).
Сегодня в Калининградском колледже сервиса и туризма плодотворно функционируют кафедры специальных дисциплин, кафедра общественных дисциплин, кафедра естественно-научных дисциплин, кафедра парикмахерского искусства, кафедра моделирования и конструирования одежды, библиотека, ресурсный центр, спортивный и тренажерный залы и другие подразделения, необходимые для успешного функционирования современного учебного заведения.
В колледже по 12 специальностям и профессиям обучаются около 800 студентов. Кроме того, ежегодно до 300 человек повышают квалификацию и проходят переподготовку в системе дополнительного профессионального образования. Колледж располагает современной учебно-лабораторной, производственной и социальной базой.
Вновь образованный Калининградский государственный колледж сервиса и туризма создан на базе ПЛ РГХ № 23 путем присоединения к нему ПЛ № 25. Такой механизм реструктуризации выбран для продолжения и развития традиций, существующих в ПЛ № 23, который прошел несколько ступеней роста, внося существенные изменения в организацию деятельности учреждения в соответствии с социально-экономическими преобразованиями в обществе.
Колледж был образован в 1971 году как кулинарное училище, далее переименовано в среднее профтехучилище. 1985 г. - среднее профтехучилище преобразовано в СПТУ № 23; 1994 г. - преобразовано в профессиональный лицей № 23; 1997 г. – в профессиональный лицей ресторанно-гостиничного хозяйства № 23. 2006 г. - в Калининградский государственный колледж туризма и ресторанно-гостиничного бизнеса. Начиная с 1994 года, в соответствии с требованиями рынка труда, спектр образовательных услуг лицея постоянно расширяется. На основании проведенных маркетинговых исследований лицей первым в регионе, среди всех учебных заведений профессионального образования, начал подготовку кадров по следующим специальностям: "Организация обслуживания на предприятиях общественного питания", "Организация обслуживания в гостиницах и туристических комплексах", "Домоведение".
С 1995 г. на базе лицея работает филиал Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права. С 1997 г. лицей является коллективным членом Академии профессионального образования. С 1990 г. учебное заведение успешно сотрудничает с Федеральной службой занятости населения по Калининградской области по переобучению безработных.
С 1999 г. организован филиал лицея в г. Зеленоградске.
В 1999 г. в целях совершенствования учебно-методического, организационного, финансово-экономического, кадрового обеспечения системы НПО а также инновационной деятельности НПО на базе ПЛ № 23 действовала экспериментальная площадка под названием "Маркетинговый принцип управления в профессиональном лицее".
В 2006 году с целью выполнения программы развития начального и среднего профессионального образования произошло слияние образовательных учреждений ПЛ РГХ № 23 и ПЛ № 25 и образование на их базе инновационного учебного заведения среднего профессионального образования – Калининградский государственный колледж сервиса и туризма.
Стратегия образования – опережать запросы общества, конструировать воспитательные системы так, чтобы личность получала запас нравственных, интеллектуальных, гражданских сил, необходимых не только для того, чтобы адаптироваться, “вписаться” в сегодняшние рыночные отношения, но и для того, чтобы быть готовой активно действовать в меняющихся условиях, направляя их на общую пользу.
Образовательное поле колледжа включает 12 специальностей и профессий. В их числе гостиничный сервис, туризм, организация обслуживания в общественном питании, менеджмент, парикмахерское искусство, организация обслуживания в сфере сервиса, моделирование и конструирование швейных изделий, повар, кондитер, официант, бармен, закройщик, портной, парикмахер.
Колледж сотрудничает с зарубежными учебными заведениями Польши, Литвы, Германии: происходят обмены студентами и преподавателями, совместная научно-методическая работа. Международное сотрудничество направлено на развитие колледжа, укрепление социального партнерства, обеспечение тесного сотрудничества с органами управления образованием и службой занятости.
Привлекательность учреждения среднего профессионального образования определяется также наличием у него связей с высшей школой.
В течение 11 лет колледж работает в системе непрерывного образования “Колледж – ВУЗ”, сотрудничая с филиалом Санкт-Петербургского института внешнеэкономических связей, экономики и права и филиалом Санкт-Петербургского государственного университета сервиса и экономики.
Колледж сервиса и туризма характеризуется наличием активной кадровой политики. Руководство колледжа имеет не только прогноз, но и средства воздействия на ситуацию, а кадровая служба разрабатывает целевые кадровые программы.
2.2. Общая характеристика кадрового состава ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма»
Организационная структура ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма»
Управление колледжем строится на принципах единоначалия и самоуправления.
Высший уровень внутри колледжа: директор. Уровень второго порядка: попечительский совет, педагогический совет, административный совет, заместители директора, финансово-экономическая служба.
В состав администрации входят заместители директора: по учебной работе, воспитательной работе, заместитель директора по научно-методической работе, заместитель директора по связям с общественностью, руководитель ресурсного центра.
Наряду с административным управлением в колледже развита система самоуправления. Ее основными органами являются Педагогический совет, попечительский совет.
Аналитическая структура персонала
Аналитическая структура персонала представлена административно-управленческим персоналом, административно-хозяйственным персоналом и преподавателями. Явное преимущество в численности имеет административно-хозяйственный персонал (60%), представленный мастерами производственного обучения, рабочими по комплексному обслуживанию зданий, библиотекарями, уборщиками помещений, фельдшерами, кладовщиками, сторожами, механиками швейного оборудования и др. Преподаватели составляют 28% от всей численности персонала; и административно-управленческий персонал – 12% (директор, заместители директора, бухгалтера, заведующие отделениями, секретари и др.).
Половозрастная структура персонала
Трудовой коллектив колледжа сервиса и туризма большей частью представлен сотрудниками, чей возраст составляет около 40 лет (47%). Такие работники обеспечивают стабильную и надежную работу. 25% - работники возрастом около 50 лет, с помощью которых учреждение приобретает значительный опыт и квалификацию.
Структура персонала в зависимости от стажа
| Год | до 5 лет | свыше 5 лет | свыше 10 лет | свыше 15 лет | свыше 20 лет |
| 2006-2007 | |||||
| 2007-2008 |
Структура персонала в зависимости от стажа за 2007-2008 гг. значительно изменилась по сравнению со структурой 2006-2007 гг. Такая статистика объясняется реорганизацией Калининградского государственного колледжа туризма и ресторанно-гостиничного бизнеса в форме присоединения к нему государственного общеобразовательного учреждения начального профессионального образования Профессионального училища №9 в ГОУ СПО «Колледж сервиса и туризма». В результате штатная численность увеличилась со 193 до 259 человек, соответственно, структура персонала в зависимости от стажа изменилась коренным образом.
Структура персонала по квалификационным категориям
Структура персонала ГОУ СПО КСиТ по квалификационным категориям, а также образовательная структура также изменились в результате реорганизации учреждения.
| Год | II кв. категория | I кв. категория | Высшая категория |
| 2006-2007 | |||
| 2007-2008 |
Образовательная структура персонала
| Годы | Всего | |||||
| Высшее образование | В т.ч незаконченное высшее | Среднее специальное | Начальное профессиональное, среднее | |||
| 2006-2007 | ||||||
| 2007-2008 |
Для оценки качества работы с кадрами учреждения можно использовать систему показателей, характеризующих интенсивность оборота кадров и детализирующих особенности этого оборота. Рассчитаем основные показатели этой системы:
1. Коэффициент интенсивности оборота по приему (K n). Данный коэффициент рассчитывается как отношение числа принятых за период работников (Ч n) к среднесписочному их числу (Ч с):
K n = Ч n: Ч с
Среднесписочная численность работников Колледжа сервиса и туризма за год (с 1.10.2007 по 1.10.2008) составила 167 человек.
Число принятых за год работников составило 96 человек.
K n = 96 / 167 = 0,575
2. Коэффициент оборота по выбытию (К в) – это отношение числа выбывших за период работников (Ч в) к среднесписочному их числу (Ч с):
К в = Ч в / Ч с
Число выбывших за год (с 1.10.2007 по 1.10.2008) работников составило 33 человека.
К в = 33 / 167 = 0,198
3. Коэффициент текучести кадров (К т) – рассчитывается как отношение численности сотрудников, уволившихся из организации по собственному желанию (без уважительных причин) и за нарушение трудовой дисциплины (Ч ув.) к среднесписочной численности сотрудников за определенный период (Ч ср.сп.):
К т = Ч ув. / Ч ср.сп. *100%
К т = 33/167 * 100% = 19,76%
4. Коэффициент замещения (К з) – отношение разности числа принятых и выбывших работников к среднему списочному их числу:
К з = (Ч n - Ч в): Ч с
К з = (96 – 33): 167 = 0,38
Так как разность в числителе коэффициента положительна, то число принятых превышает число выбывших. Можно полагать, что часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольнением, а часть принятых используется на вновь созданных рабочих местах.
В результате произведенных расчетов системы показателей, можно сделать вывод, что коэффициент интенсивности оборота по приему значительно выше коэффициент оборота по выбытию, что лишний раз описывает вышеприведенную ситуацию с реорганизацией Колледжа, в штат которого было принято 67 человек в связи с присоединением другого учебного учреждения.
2.3. Анализ кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом
Отдел кадров ГОУ СПО Калининградской области «Колледж сервиса и туризма» является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно директору учреждения. Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностной инструкции.
В своей деятельности отдел руководствуется Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.
Кадровая служба колледжа представлена одним инспектором по кадрам – Лясовой Ириной Александровной, выполняющей свои функциональные обязанности, связанные с организацией и проведением конкурсного отбора, документационным оформлением приема, перемещением и увольнением ППС, оформлением, ведением, учетом и организацией хранения личных дел, документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, оформлением пенсионных дел, а также государственных наград
Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела кадров колледжа. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:
· издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);
· оформление, учет и хранение трудовых книжек;
· формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;
· ведение учета представления ежегодных отпусков;
· подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;
· подготовка статистических отчетов;
· подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;
· обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;
· ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в КСиТ;
· ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в колледже.
При осуществлении этих функций отдел кадров колледжа взаимодействует с другими структурными подразделениями:
· факультетами и кафедрами;
· администрацией колледжа;
· юридическим отделом;
· бухгалтерией;
· отделом по управлению внебюджетной деятельностью;
· общим отделом;
· социальным отделом;
· профсоюзными организациями.
К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями колледжа (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).
Секретари на кафедрах и других структурных подразделениях колледжа на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.
В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью колледжа. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.
В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения руководством.
Важным направлением работы кадровой службы колледжа сервиса и туризма является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":
№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);
№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);
№ Т-3 "Штатное расписание";
№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);
№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
№ Т-10 "Командировочное удостоверение";
№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы колледжа, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:
· Книга учета приказов:
О приеме;
О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);
О переводе;
Об увольнении;
· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
· Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;
· Книга учета сотрудников принятых на работу;
· Книга учета сотрудников уволенных с работы;
· Книга регистрации больничных листов;
· Книга учета личных дел;
· Книга учета документов для служебного пользования;
· Журнал выдачи личных дел во временное пользование;
· Журнал учета исполнительных листов
· И другие.
Другой особенностью в деятельности отдела кадров ГОУ СПО КСиТ является способ хранения документации.
Хранению непосредственно в отделе кадров колледжа подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.
Особенностью является то, что документы на сотрудников преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников колледжа, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспектора отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.
Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.
Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).
Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».
Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.
На всех остальных работников колледжа, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2.
Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив колледжа. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.
Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел колледжа сервиса и туризма включает в себя следующие разделы:
1. Приказы и инструктивные письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии.
2. Приказы ректора университета по личному составу. Копии.
3. Основания к приказам по личному составу.
4. Положение об отделе кадров.
5. Должностные инструкции сотрудников
6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
9. Личные дела.
10. Личные карточки преподавателей и сотрудников колледжа.
11. Списки преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала.
12. Учетные карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием.
13. Документы о предоставлении работников колледжа к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).
14. Заявления о приеме на работу по совместительству.
15. Графики отпусков, заявления на отпуск.
16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета.
17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
18. Документы для служебного пользования.
19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
20. Описи на дела, сданные в архив.
21. Акты об уничтожении дел.
А также некоторые другие.
Изучив основные положения номенклатуры дел колледжа, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Отдел кадров занимается разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.
2.4. Рекомендации по кадровому и делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом
Анализ основных направлений деятельности отдела кадров Колледжа сервиса и туризма позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:
1. В основе работы кадровой службы колледжа стоит разделение состава его сотрудников на преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.
2. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями колледжа, кроме того все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении работой с персоналом задействованы практически все отделы, но документирование занимается исключительно кадровая служба.
3. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно документы унифицированных форм. Это обусловлено большой степенью важности оформления и ведения кадровой документации.
4. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы колледжа, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним.
6. В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение.
7. Кроме того весь процесс кадрового учитывает вопрос защиты персональных данных работников. Отдел кадров непосредственно связан в своей работе с подобного рода информацией, что требует от него компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства.
На основе проведенного анализа можно составить следующие рекомендации по устранению недостатков в функционировании кадровой службы ГОУ СПО «Колледжа сервиса и туризма».