Слайд 47 2.3. Основные признаки документа

В документоведении главным объектом изучения и исследования является документ в любых формах его представления.

Процессы изучения и исследования документа как предмета, являющегося результатом осознанной человеческой деятельности, строятся на основе общенаучных, частных и специальных мето­дов, а также использования общефилософских категорий.

Слайд 47-1 Одним из основополагающих понятий в документоведении является понятие «качество документа», под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов, созданных человеком.

Признак документа — показатель (параметр, атрибут), по которому возможно определить тот или иной предмет, как документ (см. подразд. 2.1).

Слайд 48 Признаки документа подразделяют на внешние и внутренние.

Слайд 49 Внешние признаки документа — признаки, отображающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты).

Слайд 50 К внутренним признакам документа можно отнести его язык, стиль, юридическую и управленческую силу.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью, однако существует определенная группа элементов, присущих любому документу, поскольку определяет его юридическую силу, т.е. позволяет его идентифицировать именно как документ, а не как сообщение. К их числу относятся: авторство; наименование вида документа; датирование; удостоверение, — которые в совокупности с формой и размером документа, способом документирования и используемым носителем документированной информации составляют документообразующие признаки.

Авторами (создателями документа) могут быть юридические и физические лица. Юридическими авторами — авторами служеб­ных документов — являются учреждения, организации, предпри­ятия. Физические лица выступают авторами документов, состав­ленных от своего имени. Такими документами могут быть личные письма, заявления, жалобы, предложения, рапорты.

Авторы могут быть индивидуальные и коллективные. Если документ составлен одним учреждением (предприятием) или одним физическим лицом, то он имеет индивидуального автора. Если документ разработан двумя или более министерствами (организациями) или физическими лицами, то автор такого документа называется коллективным.

В настоящее время на официальных документах наименование организации, учреждения, являющейся автором документа, указывается, как правило, на первом листе документа в левом верхнем углу. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах данной орга­низации.

Если в учредительных документах закреплено сокращенное или условное наименование организации, то оно пишется в скобках ниже полного. В документах должна быть указана подчиненность данной организации министерству, ведомству. Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указываются не более трех степеней подведомственности.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках: русском и национальном.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Оно должно располагаться ниже наименования на русском языке.

Наименование структурного подразделения организации указывается в том случае, если оно является автором данного документа; его располагают ниже наименования организации. Наименование организации — автора документа — обычно указывается в именительном падеже.

Слайд 51 Вид документа — классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единую структуру построения (например, протоколы — один вид, приказы — другой, отчеты — третий и т.д.). Разновидность документа — более узкое, частное понятие. Она детализирует, уточняет характер деятельности, документируемой тем или иным видом. Например, акт экспертизы, акт приемки, акт инвентаризации.

Указание вида документа — обязательный элемент его оформления. Оно дает первое, самое общее представление о документе, его целевом назначении, юридическом значении и характере из­ложения информации и определяет структуру его построения.

Одним из основных элементов оформления документа является датирование, которое обеспечивает ему прежде всего юриди­ческую и управленческую силу.

В документах выделяются авторские даты, к которым относят­ся даты составления и подписания документа.

Особую роль в характеристике документа играют даты, отно­сящиеся к его содержанию. Документ может содержать даты ви­зирования, опубликования и вступления его в силу, а также даты резолюций и служебных пометок. В процессе отработки докумен­та на нем проставляются даты поступления в организацию (уч­реждение), регистрации, рассмотрения, исполнения, печатания и др.

Большое значение при оформлении документа имеет состав его удостоверения. В него входят: подпись, печать и гриф утверждения.

Подпись на документе является обязательным элементом его оформления. Она проставляется лицом, которое несет ответствен­ность за содержание данного документа.

В настоящее время подпись официального документа состоит из наименования должности лица, его подписавшего, личной подписи, а также инициалов и фамилии.

Право подписи на официальных документах имеют только упол­номоченные должностные лица организации. Такие полномочия определяются локальными нормативными актами (уставами, по­ложениями, приказами).

От имени организации документы, как правило, подписывают руководитель и его заместители (согласно приказу о распределе­нии обязанностей).

Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право подписи может предостав­ляться и другим сотрудникам организации.

На документах разных видов может ставиться разное количе­ство подписей.

Одна подпись ставится на документах, издаваемых единона-чально. Так, одним должностным лицом подписываются распоря­жения, доверенности, телефонограммы и другие документы.

Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц или структурных подразделений, то на нем ставятся две подписи и более. Так, гарантийные письма подпи­сывают руководитель организации и главный бухгалтер; трудо­вые договоры (контракты) подписываются работодателем и ра­ботником; акты проверок подписываются всеми членами комис­сии.

Во всех случаях подпись ставится обязательно на первом эк­земпляре документа. При необходимости могут подписываться и другие его экземпляры.

Под лицом, подписавшим официальный документ, не всегда следует понимать его автора, так как должностные лица, подпи­сывающем служебные документы, выступают не в качестве само­стоятельных авторов, а как представители организаций (учрежде­ний).

Ряд документов кроме подписи удостоверяются проставлени­ем оттиска печати. Для заверения документов применяются гербо­вые и различные негербовые печати. Использование печатей для удостоверения документов определяется соответствующими ин­струкциями и руководствами [28, 44].

Если решение вопросов, изложенных в документе, входит в компетенцию вышестоящего должностного лица или организа­ции, то после подписания такой документ подлежит утвержде­нию. Необходимость утверждения документов определяется соот­ветствующими нормативными актами [64, 70].

Утверждение — это способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия доку­мента на определенный круг подразделений, должностных лиц, работников.

Обязательному утверждению подлежат следующие документы: штатное расписание, акты проверок, ревизий, приема-сдачи ма­териальных ценностей, должностные инструкции и т.п.

Утверждение документов может проводиться тремя способа­ми: грифом утверждения, изданием соответствующего распоря­дительного документа, большинством голосов.

Важнейшим внутренним признаком документа является его юридическая и управленческая сила.

Юридическая и управленческая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленной технологи­ей его изготовления и оформления.

Из определения следует, что для приобретения документом юридической и управленческой силы при его изготовлении долж­ны выполняться следующие необходимые требования.

Прежде всего это требование законности. Любой документ дол­жен соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих ор­ганов и организаций; основываться на фактах и содержать конк­ретные и реальные указания или предложения; не дублировать тре­бования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необ­ходимости иметь ссылку на них. Кроме того, на обретение доку­ментом юридической и управленческой силы оказывает влияние компетенция издавшего его органа. Компетенция того или иного органа управления определяется на основе действующих норма­тивных актов.

Чтобы издаваемый документ приобрел бесспорность, обяза­тельность для всех лиц, кому он адресован и чьи действия в буду­щем будут основаны на его положениях, документ должен быть изготовлен и оформлен по определенной технологии. Несоблюде­ние при подготовке документа технологии изготовления и офор­мления принижает, а иногда и полностью лишает документ юри­дической и управленческой силы.

Элементы оформления документа играют важную роль в обре­тении юридической и управленческой силы, однако значение их и этом вопросе различно. Так, отсутствие в документе почтового адреса организации затрудняет работу с данным документом, но не влияет на его юридическую и управленческую силу. А отсут­ствие подписи должностного лица в приказе или грифе утвержде­ния в акте делают эти документы в правовом смысле бессильны­ми.

Таким образом, такие элементы оформления документа, как подпись, утверждение, наличие оттиска печати, являются юри­дически значимыми. Их значение — в юридически значимой фор­ме закрепить и довести до адресата и всех лиц, которые будут работать с документом, предписания о совершении управленче­ских действий, подтвердить факты, имеющие юридическое зна­чение, удостоверить происхождение документа.

Кроме того, к юридически значимым элементам оформления документа относятся:

· наименование организации, являющейся автором документа;

· дата подписания, утверждения документа или того события,

· которое зафиксировано в документе. Дата необходима для право­вой оценки отношений, возникающих, прекращающихся или изменяющихся в связи с отражением в документе воли организа­ции, ее органа или должностного лица. Отсутствие даты на неко­торых видах документов является основанием для признания их недействительными. Так, не имеющей юридической силы являет­ся доверенность, выданная без указания даты ее совершения [49], не будет иметь управленческой силы приказ директора, если на нем отсутствует дата его отдания;

· регистрационный номер документа, являющийся гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки и подтверждением официального характера документа, его законности, отражения действительного мнения
организации по тому или иному вопросу;

подпись документа — подтверждает ответственность поста­вившего ее лица за содержание, изложенное в документе. Ряд до­кументов обретает юридическую силу только с момента их утвер­ждения руководящими органами или должностными лицами организации, в компетентность которых входит решение вопросов, изложенных в документах;

· оттиск печати — применяется для заверения подписи долж­ностного лица на некоторых видах документов и является допол­нительным свидетельством подлинности документа, его принад­лежности к указанному на документе наименованию организации. Проставляется, как правило, на документах, в которых отражена информация о фактах, имевших особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации организации); удосто­веряющих право организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты, поручения, гарантийные пись­ма). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момен­та заверения их оттиском печати.

Юридическая сила электронного (машиночитаемого) документа удостоверяется в современном российском законодательстве дву­мя способами:

1) с помощью удостоверяющего письма, составленного созда­-
телем документа на машинном носителе [36];

2) с помощью электронной цифровой подписи [57].

Кроме удостоверяющего письма, чтобы обладать юридической силой, документ на машинном носителе (ДМН) должен содер­жать следующие пять обязательных реквизитов [4]:

1) наименование организации — создателя документа (иден­тификационный код по ОКПО — Общероссийскому классифика­тору предприятий и организаций;

2) местонахождение организации — создателя документа (иден­тификационный код по ОКАТО — Общероссийскому классифи­катору объектов административно-территориального деления);

3) наименование документа — идентификационный код и наи­менование формы документа по ОКУД — Общероссийскому клас­сификатору управленческой документации или отраслевому клас­сификатору;

4) дату создания и время записи документа на носитель;

5) код лица, ответственного за правильность изготовления ДМН или утвердившего ДМН (идентификационный код, должность и Ф.И.О.).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) [57, ст. 3] -- реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преоб­разования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информа­ции в электронном документе. Таким образом, ЭЦП — это необ­ходимый документообразующий признак и реквизит электронно­го документа, предназначенный для защиты электронной записи документа от подделки, полученный в результате записи резуль­тата криптографического преобразования исходного сообщения (проекта документа) с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения электрон­ной записи документа.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, при­знается электронным документом, равнозначным документу, под­писанному собственноручной подписью в случаях, если федераль­ными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составле­нии такого документа на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих трех условий:

1) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания ЭД при наличии доказательств, определяющих мо­мент подписания;

2) подлинность ЭЦП подтверждена;

3) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указан­ными в сертификате ключа подписи [57, ст. 4].

Сертификат ключа подписи — документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), выдаваемый специальной орга­низацией (удостоверяющим центром) участникам обмена инфор­мацией для удостоверения подлинности ЭЦП. Сертификат содер­жит все сведения об условиях использования ЭЦП. ЭЦП имеет юридическую силу, пока не аннулирован сертификат ключа под­писи. В среднем сертификат ключа действует не более года в связи с необходимостью периодической смены ключей во избежание «излома» ЭЦП. После аннулирования сертификата ключа ЭЦП сохраняет юридическую силу только в том случае, если можно доказать, что данный сертификат действовал на момент подписа­ния документа. Однако в настоящее время аннулированные сер­тификаты имеют временный срок хранения в удостоверяющих центрах, равный сроку исковой давности, 3 года.

Для обретения документом своего основного свойства — юри­дической и управленческой силы — он должен отвечать следу­ющим требованиям [4], определяемым сектором действенности:

· документ не должен противоречить действующему законода­тельству, нормативным и правовым актам, а также руководящим документам вышестоящих органов;

· орган, издавший данный документ, должен обладать соответ­ствующей компетенцией, определяемой ему нормативно-правовыми актами;

· документ должен быть изготовлен и оформлен по определен­ной технологии.