При ведении записей в документах и учетных регистрах бывают допущены ошибки. В зависимости от различного характера ошибок существуют и различные способы исправления ошибок в учетных записях.
Корректурный способ применяется при ручной обработке информации, когда ошибка обнаружена быстро до подведения итогов по учетным регистрам. Неправильная запись или сумма зачеркиваются одной чертой и записываются рядом или выше правильные данные. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лица, внесшего исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
Способ “красное сторно” применяется, если уже подведены итоги по регистрам, но запись сделана не на тех счетах, которых нужно (ошибка в корреспонденции счетов). При этом исключается (сторнируется) неправильная запись. Ее повторяют записью либо красным цветом, либо отрицательными числами (с минусом), либо цифры берутся в рамку. После этого делается правильная запись.
Например, от поставщика поступили запасные части к компьютерам для дальнейшей реализации на сумму 20 000 руб. Их следовало оприходовать как товар, но…
При этом ошибочно сделана запись:
Д-т сч. “Запасные части”
К-т сч.”Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 20 000,00
Ошибка обнаружена и устраняется методом “красное сторно”:
Д-т сч. “Запасные части”
К-т сч.”Расчеты с поставщиками и подрядчиками 20 000,00
Затем делаем правильную запись:
Д-т сч. “Товары”
К-т сч. ”Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 20 000,00.
Исправление ошибок способом «сторно» оформляют специальной бухгалтерской справкой. В ней делается ссылка на номер и дату ошибочной записи, которая подлежит исправлению, а также на документ, который послужил основанием для такой записи.
Способом дополнительных записей пользуются тогда, когда проводка, т.е. корреспонденция счетов сделана правильно, но в меньшей сумме (по дебету и по кредиту). Тогда на недостающую сумму делается такая же повторная запись.
Все дополнительные проводки, как и сторнирующие, составляют на основании бухгалтерской справки с обязательной ссылкой на номер и дату ошибочной записи.
Формы бухгалтерского учета
По мере совершенствования техники и организации учета менялись и его формы. Формы бухучета - это определенная система построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записей на них.
Каждая форма учета всегда предусматривает определенную группировку хозяйственных операций и выполнение установленной последовательности их отражения, порядок записи в регистрах синтетического и аналитического учета, составление и представление учетных данных в виде отчетности для нужд пользователей.
Основными отличительными признаками, которые определяют особенности отдельных форм бухучета, являются: внешний вид, структура и количество учетных регистров, соединение регистров хронологического и систематического учета, синтетического и аналитического учета, последовательность и техника учетной регистрации.
Развитие форм бухучета имеет свою историю. Каждый этап развития хозяйственной деятельности характеризовался определенным уровнем состояния учета и соответствующей формой его ведения. Вначале формы учета базировались на книгах-журналах, которые считались главными учетными регистрами, предназначенными для ведения как систематического, так и аналитического учета. Позже для ведения аналитического учета начали применять карточки. В условиях развития автоматизации расчетов и применения компьютерных технологий для целей бухгалтерского учета появились новые регистры учета и новые приемы обработки учетных данных.
В настоящее время применяется несколько форм бухучета: Журнал-Главная, упрощенная форма для малых предприятий, мемориально-ордерная форма, журнально-ордерная и формы, разработанные программным путем в условиях компьютерной обработки данных.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что называют учётными регистрами Каково их назначение?
2. Как принято классифицировать учетные регистры?
3. Какие способы исправления ошибок в документах и в учетных регистрах Вы знаете?
4. Что понимают под формами бухгалтерского учёта?
5. Охарактеризуйте упрощенную форму бухгалтерского учета
6. Какой признак положен в основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета?
7. Преимущества и недостатки автоматизированной формы
Лекционное занятие 14