Носителем отчетно-распорядительной информации является документ. На нем информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков. Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходованием материально-технических ресурсов. С помощью документации подтверждаются условия производства работ. На документах фиксируются решения, распоряжения и учетно-отчетные данные о движении в производственном процессе денежных и материальных ресурсов. Таким образом, документация охватывает все управленческие операции в ходе производственного процессе. Поскольку отчетно-распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться по единым правилам и требованиям. В условиях применения МВТ, кроме того она должна удовлетворять требованиям единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации и ГОСТа.
Документы могут быть входящими (поступающими в аппарат управления) и исходящими (отправляемыми). Они различаются по |назначению, степени срочности, характеру и форме.
По назначению выделяют документы:
распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т. д.;
информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями и т.д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;
отчетные (исполнительные), отражающие результаты выполнения планов, приказов, распоряжений;
претензионные - в виде исковых заявлений о невыполнении и взятых обязательств по договорам;
регламентирующие, предназначенные для установления режима работы и т. д.
Основными видами документов из перечисленных выше являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция, протокол, акт, отчет, докладная записка, справка, служебное письмо. Приказы издаются руководителями организаций, имеющими право юридического лица, и руководителями высших звеньев организационно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительных частей. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к изданию приказа, его цели. В распорядительной части, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписывающих действий и указывается лицо, которому поручается контроль за его исполнением.
Распоряжения принимаются руководителями организаций и функциональных подсистем для разрешения оперативных ситуаций.
Указания применяются к конкретным исполнителям для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструкции. В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание содержится в письме, формулируется в резолюции на документе, может высказываться устно. В инструкциях формулируются правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений при выполнении определенных задач.
Протокол оформляется в ходе обсуждений вопросов на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. В протоколах фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разногласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или ее структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждение каждого пункта повестки дня записывается, кого слушали, кто выступил (содержание выступления) и что решили (постановили). Акт являет документом, в котором фиксируются установленные события или факты. Во вводной части этого документа указываются основание для его составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться. Отчеты фиксируют результаты деятельности и произведенные при этом затраты. Они составляются по определенным формам, часто соответствующим форме плановых документов. Докладные записки содержат выводы и предложения, о которых делается сообщение по какому-либо вопросу руководству организации. Справка - это документ, описывающий и подтверждающий события и факты, установленные в результате обследований, проверок и т.п. Служебное письмо является средством обмена информацией между организациями. Служебные письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые побудили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, предложением, решением. Если письмо является ответам, название документа указывается перед текстом.
Хранение информации
Текущее хранение документированной информации осуществляется в структурных подразделениях, непосредственно ее использующих. Для хранения документов выпускаются папки-сшиватели, папки архивной подшивки «Дело №...», папки-регистраторы с разъемным замком и др. папки с документами хранятся на стеллажах и в шкафах. Систематизированные контрольные карточки хранятся в автоматизированных картотеках, а папки-регистраторы - в автоматизированных шкафах.
В автоматизированных управленческих информационных системах оперативная информация, используемая для решаемой в данный момент задачи хранится во внутренней (оперативной) памяти ЭВМ, а информация не требующая частого использования, - во внешней памяти.
Оперативная память является краткосрочной, данные в ней хранятся до тех пор, пока они нужны для решения очередной задачи. Если планируется их дальнейшее использование, они выводятся во внешнюю память. В качестве устройств внешней памяти используются магнитные ленты и диски, а также пластиковые кольца с металлическим покрытием. Для считывания информации с магнитных носителей применяются магнитные головки, а с металлического покрытия колец - луч лазера. Магнитные носители могут использоваться многократно, а кольца с металлическим покрытием - одноразово, так как в них прожигаются микроскопические отверстия. Их использование наиболее рационально для архивной памяти.
Магнитные ленты при долговременном хранении укладывают на стеллажи. Число таких лент практически не ограничено. По мере надобности их устанавливают на лентопротяжные механизмы с читающим и записывающим устройством. ЭВМ может одновременно работать с несколькими такими устройствами. Магнитные диски собирают в так называемый сменный пакет, который устанавливается на вал и вращается электродвигателем. Между дисками установлены и магнитные головки для записи и считывания информации. Существуют дисковые устройства с постоянными фиксированными дисками. В малых ЭВМ имеются комбинированные дисковые устройства с постоянным и иным дисками. На постоянном диске сделана запись данных, необходимых для решения большинства задач системы, а память сменных дисков используется для решения конкретных задач.
При иерархическом построении автоматизированной информационной системы, как правило, организуется централизованное хранение информации и выдача ее различным пользователям по каналам связи по мере надобности. В этом случае совокупность хранящихся данных получила название центрального банка данных (ЦБД).