При проведении расчётов с работниками, которые направляются в командировки следует руководствоваться Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749 «Об особенности направления работников в служебные командировки» [9]. В организации должен быть определён порядок возмещения командировочных расходов – либо в коллективном договоре, либо в локальном акте.
Служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определённый срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места основной работы. Поездка работника по распоряжению руководителя в обособленное подразделение, находящееся вне места основной работы, признаётся командировкой. В командировку направляются лица, состоящие в трудовых отношениях с организацией. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной, или подвижной характер, не считается командировками.
Срок командировки определяется руководителем организации с учётом объёма и сложности задания. Ограничений по продолжительности командировки нет.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29.12. 2014г. № 1595 [15] оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в командировку не нужно. Фактический срок пребывания работника в служебной поездке надо определять по проездным документам. Командировка за пределы РФ производится без оформления командировочного удостоверения. При этом должны быть решены вопросы о целесообразности ежедневного возвращения из командировки и явки на работу в день отъезда и день возвращения из командировки.
Днём выезда в командировку считается день отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днём приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днём отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населённого пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Решение о выходе на работу в день приезда и день отъезда согласовывается с руководителем.
На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, куда они направляются. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. В случае, когда работник выезжает в командировку в выходной день или возвращается из командировки в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке (либо производится оплата в двойном размере).
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. При этом следует отметить, что работник выезжает в командировку из того места, где он работает.
В локальном акте организации можно установить случаи, когда отъезд в командировку может быть из иного населённого пункта. Кроме того, работнику выплачиваются суточные, порядок и размер выплаты которых устанавливается также в локальном акте. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, праздничные дни, а также дни нахождения в пути. При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства суточные не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае согласовывается с руководителем. Если командировка за границу на один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от установленной в организации нормы.
В целях НДФЛ суточные относятся к нормируемым расходам. Норматив установлен Налоговым кодексом РФ (ст.217) [3] и составляет при командировках на территории РФ – 700 рублей в сутки, при командировке за границу – 2500 рублей в сутки.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Дата пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в 2 и более иностранных государств суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются следующие расходы:
а) на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
Командированную работнику выдаётся аванс на командировку и в течение трёх дней после возвращения из командировки он обязан оформить и представить авансовый отчёт. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать с первого рабочего дня, следующего за ними. Иных случаев переноса срока отчета по произведенным командировочным расходам законодательством не предусмотрено.
Произведённые расходы должны быть подтверждены оправдательными документами (за исключением суточных). Кроме того, все документы, подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения. В самих документах ничего дописывать не нужно. Необходимо приложить к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации, на которого возложена такая обязанность. Представляется также отчёт о выполнении служебного задания.