Выявление, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы содействуют результативности и эффективности организации при достижении ее целей.
Представление деятельности организации как системы процессов - именно это предполагает пятый принцип. Следование этому принципу проявляется в создании оптимальной сети процессов, установлении взаимосвязи между ними, как с точки зрения поставленных целей, так и с точки зрения согласования входов и выходов, а также в создании системы измерений для оценки достигнутых результатов и обеспечения их дальнейшего улучшения.
Все бизнес-процессы в организации тесно связаны друг с другом. Эти связи проявляются, когда результат выполнения одного процесса влияет на издержки и эффективность других процессов. Например, более дорогостоящая разработка продукции и более дорогое качественное сырье могут снизить стоимость послепродажного обслуживания.
Системный взгляд требует координации всех аспектов деятельности организации.
Принцип системности управления реализуется за счет следующих действий:
- определение системы путем установления процессов, влияющих на заданные цели;
- структуризация системы для достижения цели оптимальным способом;
- понимание взаимозависимости между процессами в системе;
- непрерывное совершенствование системы путем оценивания и сертификации;
- установление в деятельности приоритета согласованности ресурсов.
Преимущества реализации принципа системного подхода:
- цели и показатели отдельных процессов согласуются с ключевыми задачами организации;
- оценивание результативности процессов позволяет понять причины возникающих проблем и принять своевременные меры;
- лучшее понимание ролей и ответственности при достижении общих целей, при этом исчезают барьеры между подразделениями, и улучшается командная работа.
Постоянное улучшение
Постоянное улучшение деятельности организации в целом следует рассматривать как ее неизменную цель.
Реализовать этот принцип, возможно только основываясь на соответствующих измерениях процессов и анализе результатов.
Принцип постоянного улучшения реализуется следующим образом:
- определение в качестве цели каждого сотрудника организации непрерывного совершенствования продукции, процессов и систем;
- использование периодической оценки;
- поощрение предупреждающих действий;
- обеспечение всех сотрудников организации соответствующим обучением, методиками и инструментами непрерывного совершенствования, такими, как, например, методы реинжиниринга, инструментами статистического контроля качества и др.
- создание системы мер для установления, отслеживания и стимулирования улучшений.
Подходы к постоянному улучшению процессов (в соответствии с ИСО 9004):
- проекты прорыва, ведущие или к пересмотру и улучшению существующих процессов, или к внедрению новых процессов (обычно их осуществляют комплексные группы за рамками повседневных операций);
- деятельность по постепенному постоянному улучшению (такая деятельность проводится работниками в рамках существующих процессов).
При выборе стратегии улучшения должны учитываться как степень требуемых улучшений, так и текущая оценка процессов.
Стратегия постепенного постоянного улучшения может быть распространена на все бизнес-процессы. Чаще всего такая стратегия направлена на улучшение отдельных операций процесса и на повышение его стабильности и результативности. Устанавливаемые в этом случае цели включают снижение вариабельности процесса, сокращение времени цикла, снижение затрат и др.
Стратегия прорыва может привести к наиболее эффективному улучшению. Однако такая стратегия не может, как правило, относится к большому, тем более ко всему составу бизнес-процессов. Стратегия прорыва может быть направлена на резкое повышение эффективности, как отдельного процесса, так и бизнеса в целом.
Независимо от выбранной стратегии, улучшение связано с превышением достигнутых результатов деятельности. Этим оно отличается от корректирующих или предупреждающих действий, целью которых является устранение причин существующих или потенциальных несоответствий.
Ключевые преимущества реализации принципа:
- возросшее конкурентное преимущество благодаря улучшению возможностей организации;
- гибкость при быстром реагировании в соответствии с возможностями.