Поскольку материально-производственные запасы компании являются оборотным активом, следует рассмотреть некоторые нюансы обработки счетов запасов при подготовке бухгалтерского баланса (часть 1.3.).
В конце отчетного периода, когда составляются бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках, сальдо по различным статьям доходов и расходов обычно сводится к нулю. Это делается для того, чтобы отчеты следующего периода отражали деятельность компании, относящуюся только к новому периоду.
Нулевое начальное сальдо по счетам доходов и расходов позволяет точно определить прибыль, полученную в течение конкретного периода. Если бы на счетах оставались суммы от предыдущего периода, то было бы невозможно вычесть правильную сумму расходов из правильной суммы доходов для получения точной суммы прибыли.
Ниже описан трехэтапный процесс приведения счетов доходов и расходов к нулю, называемый закрытием счетов.
1. Для счетов доходов, по которым ведется кредитовое сальдо, используется корректирующая дебетовая запись, которая приводит сальдо к нулю. Для счетов расходов, по которым ведется дебетовое сальдо, делается корректирующая кредитовая запись.
2. Далее эти закрывающие записи сводятся в главном журнале на специальном временном счете, называемом сводкой доходов. Дебетовая запись счета доходов дополняется корректирующей проводкой по кредиту счета. Кредитовая запись счета расходов дополняется корректирующей проводкой по дебету. Разница между суммой доходных и расходных статей составляет прибыль за период, полученную по результатам операционной деятельности.
Цель – обнулить счета доходов и расходов при подготовке к следующему отчетному периоду и временно перенести их сальдо на счет сводки доходов.
3. Временный счет сводки доходов закрывается с помощью дебетовой проводки на сумму его сальдо, и аналогичная сумма отражается по кредиту статьи нераспределенной прибыли или, как в рассматриваемом примере, непосредственно по статье собственного капитала.
Результатом описанного процесса является то, что следующий отчетный период начинается с нулевых сумм на счетах доходов и расходов. Кроме того, прибыль (или убыток) за текущий период записывается на соответствующий счет баланса.
Работа со счетами активов и пассивов ведется не так, как со счетами доходов и расходов. Денежные суммы на счетах активов и пассивов изменяются по мере накопления ресурсов и погашения задолженностей. Обнуление сальдо по активному счету в начале отчетного периода будет означать, что активы компании каким-то образом исчезли в конце предыдущего периода. Вместо этого необходимо корректно отразить изменение сальдо активов или пассивов. Как правило, это делается посредством счета собственного капитала.
Один из таких активных счетов – материально-производственные запасы. Если компания производит продукцию либо занимается торговлей, то она имеет запасы, которые должны отражаться в балансе. (Если же компания занимается исключительно предоставлением услуг, то материальных запасов на балансе может и не быть.)
Понятие потока запасов
В начале отчетного периода на складе обычно имеется запас продукции. В течение данного периода компания может приобретать дополнительные товары, пополняя объем запасов. Одновременно компания продает клиентам товары со склада – в этом случае объем запасов уменьшается. В результате формируется конечный запас, который рассчитывается как объем запасов на начало периода плюс закупки и минус стоимость товаров, проданных клиентам.
Конечно, на практике все может быть гораздо сложнее. Например, компания заключает договор с поставщиком, оговаривающий возможность возврата части купленных товаров на тот случай, если товары оказываются бракованными или непригодными для продажи.
Кроме того, следует всегда предусматривать воровство и порчу товаров на складе (корректно называемые недостачей).
Условия, на которых совершается покупка, могут предполагать систему скидок в том случае, если оплата осуществляется в установленный период. Для учета подобных ситуаций необходимо использовать корректирующие проводки или специальные счета. Однако они не вносят существенных изменений в основной поток средств от начального уровня запасов - через закупки и продажи - к конечному уровню запасов, который для следующего отчетного периода становится начальным.
Используя следующее уравнение можно вычислить себестоимость продаж (важный элемент в определении валовой прибыли компании):
Себестоимость продаж =
= Запасы на начало периода + Закупки - Запасы
Стоимость товаров для продажи представляет собой сумму запасов на начало периода и закупок товаров, сделанных за отчетный период. Разница между стоимостью товаров для продажи и запасами на конец периода составляет фактическую себестоимость продаж. Но это лишь один из способов вычисления себестоимости. Можно также подсчитывать долю себестоимости по каждой сделке, а затем суммировать полученные доли на протяжении отчетного периода.
Закрытие счета запасов