Содержание
Введение……………………………………...…………………………………..3
Глава 1 Общие сведения………………………………………………………...4
Глава 2 Создание простых форм-справочников.……………………………...6
Глава 3 Проектирование отчётов для данной базы данных…………………12
Глава 4 Приведение таблицы к нормальной форме и построение схемы данных……………………………………………………………………………15
Заключение……………………………………………………………………..17
Введение
Данная база данных разработана для помощи библиотекарю и читателю, так как использование бумажных носителей затрудняет работу с большими данными и изменения их. В данной базе данных пользователю можно без затруднений и больших затрат времени найти нужную книгу.
Глава 1 Общие сведения
Таблица – основная информация баз данных храниться в виде таблиц. Справки таблицы называются записями. Все записи имеют одинаковую структуру – состоят из полей в которых храниться некоторые значения. Каждое поле содержит только одно значение и имеет строго определенный тип данных(текстовый, числовой,дата). В базе данных не допускается название таблиц не соответствующих ее содержанию.
Экранные формы – так как таблицы предназначаются для хранения данных обычно пользователь работает с данными при помощи экранных форм, на которых в понятном виде с подписями и кнопками отображается информация базы данных. В некоторых случаях формы имитируют реальные документы, что бы пользователь привыкший работать с стандартными бланками узнавал их элементы в форме. Работа с электронным документом отличается от работы с бумажными носителями ввода гораздо быстрее и удобнее с точки зрения обработки любых объемов информации т.к. не всегда все данные находятся в одной таблице, возникает потребность объединения некоторых полей. Это осуществляется с помощью запросов.
Запросы – для выделения части записей удовлетворяющие некоторые условия СУБД можно использовать запросы к данным – программный код на универсальном языке SQL(язык структурированных запросов для получения данных из таблиц) с полученными в запросе данными пользователь будет работать как с таблицей. Сложные запросы позволяют выбрать данные из нескольких таблиц определенным образом группируя, сортируя и связывая их между собой. Так же с помощью SQL запросов можно выполнять операции изменения и удаления данных. Недостаток SQL для формирования необходимо знать программный код поэтому для облегчения во многих СУБД существует визуальные средства построения запроса.
Отчет – при работе с БД пользователь зачастую сталкиваться с необходимостью формирования отчетов. В СУБД Microsoft Access предоставлен мощный построитель отчетов, он позволяет создавать отчетные формы практически не отличавшиеся от типографских бланков.
СУБД Microsoft Access работает с БД которые хранятся в файлах с расширением mbd. Кроме самих данных в них хранятся элементы интерфейса и дополнительные модули обработки информации.
Глава 2 Создание простых форм-справочников
Цель: на основе нормализованной схемы данных выделить простые таблицы (имеющие лишь одну связь, со стороны один) и к каждой из них создать форму для заполнения.
Задачи работы:
1. создание простых форм-справочников с помощью мастера;
2. редактирование свойств формы в режиме конструктора; настройка представления объектов для заполнения форм в режиме конструктора; добавление и редактирование свойств элементов управления в формах.
Ход работы:
1. Создание простых форм-справочников с помощью мастера
Исходя из схемы данных (Приложение выделить те таблицы, для которых будем создавать формы справочники.
Создаем форму таблицы с помощью мастера. Из списка таблиц и запросов в мастере, выбираем: Таблица: Таблица1 (Рис.1). Переносим нужные нам поля для последующего заполнения: Автор, Наименование, Год издания (Рис.2).
Переходим далее, выбираем внешний вид нашей формы: ленточный (Рис. 3). Переходим к выбору стиля формы: официальный (Рис. 4).
Завершающий этап, задать имя формы (Рис. 5).
2 Редактирование свойств формы в режиме конструктора
В этом режиме следует настроить форму так, чтобы пользователю было удобно с ней работать, просматривать нужные ему данные. Для начала определимся со свойствами наших форм справочников: установим только вертикальную полосу прокрутки, так как горизонтальная нам не понадобится в этих формах-справочниках; уберем отображение кнопок перехода; поставим тип границы как окна диалога (Рис. 6). Вторым шагом будет нормализация внешнего вида формы. Все надписи в заголовке формы приводим к нормализированной форме (например: Наименование должности изменим на Должность), все заголовки делаем по центру (Рис. 7).
Исходя из заполняемости поля, следует выровнять столбы так, чтобы это смотрелось эстетично (например: изначально поле год издания величиной с текстовое поле Должность, но год издания не может быть большой, поэтому задаем соответствующий размер поля) (Рис. 8).
Затем настроим дополнительное управление формой – поставим кнопку закрытия на каждую форму. Для этого расширим примечание формы на чуть больше одной клетки и поставим кнопку, в появившемся окне (Рис. 9) в списке категория выбираем работа с формой, действия – закрыть форму (Рис. 10). Нажимаем далее, выбираем рисунок стандартный выход (Рис. 11), имя оставляем по умолчанию (Рис. 12). Полученную кнопку располагаем справа. Завершающий шаг: выравниваем границы формы кнопку, размеры окна формы, так как размер формы будет неизменный (Рис. 13) и не забываем все изменения сохранить. Для всех последующих таблиц редактирование формы в режиме конструктора – аналогично.
Выводы: На основе нормализованной схемы данных были выделены простые таблицы и созданы к ним формы. Данная работа дала навык создания простых форм к одной таблице в режиме мастера и тонкой настройки в режиме конструктора.