Инструмент может быть любым, главное чтоб он был удобным, и позволял сокращать затраты времени на управление, а не увеличивать их. И главное при любом инструменте -- это голова руководителя. Никакая техника управления временем не принесёт результата, если нет адекватного руководства, если нет того самого тайм-менеджера, озабоченного рациональным управлением рабочим временем.
Тайм-менеджмент имеет мало общего с распространенным мнением, что управление временем это поминутный план на каждый день, а то и на неделю, на месяц вперед, что это жесткий регламент «чем я сегодня занимаюсь, а чем нет». Основное определение тайм-менеджмента гласит, что это техника, позволяющая тратить свое невосполнимое время на личные и бизнес цели и ценности. Время, в отличие, например, от денег, нельзя купить, занять или заработать. Поэтому то, как и на что мы потратим наше время, зависит только от нас. И тайм-менеджмент предлагает ряд инструментов, которые помогают не только быть более организованным и эффективным, но и успевать работать на перспективу, ставя цели и добиваясь желаемого.
К самым элементарным инструментам тайм-менеджмента можно отнести популярные цветные стикеры, которые размещают на мониторах, рабочих столах, холодильниках; доски, на которых мелком или маркером обозначают важные дела; напоминания в мобильном телефоне тоже позволяют не забыть о важном днем или встрече. Но все эти средства совершенно не подходят для работы. Данные инструменты можно использовать только для личного применения, да и постоянно вешать стикеры и записывать на листочках свои дела неудобно.
Календарь.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом чиновника менеджера. Однако с развитием радио, телевидения его роль как оперативного информатора стала снижаться, а стационарное размещение на рабочем столе было явным неудобством для коммивояжеров, брокеров, агентов, маклеров. Поэтому результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник.
Ежедневник.
Это прикладной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия.
Организатор.
Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась в виде «организатора» в 1921г. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного производства.
Недостатки организатора:
- Отсутствие четкой классификации и систематизации записей
- Множество модификаций инструментов с различным размещением компонентов и дизайном, что усложняет пользование инструментом
- Отсутствие методов целевого планирования
Предприятие может для своих сотрудников приобрести календари или организаторы в качестве элемента фирменного стиля. Это практикуют многие крупные организации, например ОАО «ГАЗ»,»ЗМЗ», «ВАЗ» и др. В этом случае календари, ежедневники и калькуляторы выдаются всем руководителям и ведущим специалистам, иногда и всем сотрудникам, т.е. имеет место тиражирование инструментов в тысячах копий.
Электронная записная книжка.
Развитие электронной техники не оставило без внимания управленческий персонал и привело к созданию универсального электронного организатора. Они были сконструированы в Японии в 1980-х гг. и сразу получили признание у широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов) в основном благодаря многоцелевому использованию и малому габариту.
Карманные партативные компьютеры.
Эти устройства являются полноценными компьютерами и обладают большей мощностью и универсальностью, чем электронные записные книжки. Они имеют почти все возможности компьютеров класса «ноутбук», обладая при этом меньшими размерами и большей продолжительностью автономной работы.
Компьютерные системы организации труда.
Получили распространение в начале 1980-х гг. с бурным развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса и дома. Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера, программиста и специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи Тайм-менеджмента: целевое планирование, ключевые задачи, гибкий календарь, проблемно-ориентированные бланки. Из наиболее известных следует отметить программное обеспечение «Ключ к результатам» на базе компьютеров IBM и Macintosh и «Lotus” на базе IBM. Они позволяют решать следующие задачи:
Календарное планирование мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов.
Документооборот - автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации.
Справочник, содержащий адреса и телефоны с возможностью автоматизированного поиска.
Калькулятор, обеспечивающий расчеты в процессе работы по основной задаче пользователя.
Из электронных программ необходимо выделить и такие известные как
Google календарь, Computer-timer.ru, Microsoft Outlook, Main-management и другие.
С помощью Календаря Google можно легко назначать мероприятия и рассылать приглашения, предоставлять к ним доступ друзьям и родственникам (или хранить только для личного использования), а также находить интересующие Вас мероприятия в Интернете. Он помогает привести дела в порядок. Подобная программа незаменима в командной работе, когда для удобства можно наложить один календарь на другой и в результате получить картину, где видно общее удобное время для проведения определенных мероприятий и переговоров.
Microsoft Outlook -- почтовый и информационный менеджер с функциями почтового клиента для персональной и совместной работы группы людей от компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Microsoft Outlook, помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, является полноценным органайзером, предоставляющим функции планировщика задач, календаря, записной книжки и менеджера контактов.
Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов.
Компьютерный таймер -- это бесплатная программа для персонального контроля времени за компьютером. Таймер ведёт учёт активности во всех программах и строит графики использования программ. Таймер будет полезен всем, кто работает за компьютером
Инструменты тайм-менеджмента в масштабах организации
1. Гипертекст. На бумажных носителях вы можете построить упорядочение информации только одним каким-нибудь способом. Каждый стикер с записью задачи может лечь только в один раздел органайзера. Но взаимосвязи между задачами (и шире, единицами информации) как правило гораздо сложнее. Применение гиперссылок позволяет достаточно адекватно отражать эти сложные взаимосвязи. Таким образом существенно упрощается переход к нужной информации, вообще ориентация в сложной структуре «напоминалок» и заметок.
2. Возможности поиска. Только по информации, представленной в электронном виде, вы можете производить поиск по ключевым словам. Чем больше объемы информации, которую вам приходится перерабатывать, тем более актуальна эта функция. Важный частный случай - возможность «видеть» единицу информации из разных тематических разделов. В MS Outlook, например, эта возможность реализована в виде категорий. Одной и той же задаче вы можете присвоить категории «Контроль в течение ближайшей недели», «Иванов», «Проект А». Открывая соответствующую категорию при «разгребании» контролируемых дел, или при телефонном разговоре с Ивановым, или перед совещанием по проекту А, вы увидите напоминание о задаче. Это и предыдущее свойства электронных носителей дают широчайшие возможности автоматизированной работы с большими объемами текстовой информации, создания персональной «системы управления знаниями» (knowledge management).
3. Резервирование и дублирование информации. Информацию, имеющуюся в электронном виде, несложно продублировать - отослать коллеге копию расписания проекта, обеспечить совместный доступ к списку задач, и т.п. Кроме того, несложно создавать резервные копии этой информации. Если рядом с компьютером прорвется батарея отопления, или вы просто подцепите гнусный вирус, вам помогут компакт-диски с заблаговременно сохраненной информацией, лежащие где-нибудь в соседнем офисе, или в банковском сейфе. Информация в бизнесе стоит дорого, поэтому возможность надежно защититься от ее потери - чрезвычайно полезна.
Наконец, компьютер, в отличие от бумажного органайзера, способен проявлять некоторую заданную вами активность. Например, напомнить вам или коллеге о совещании, «самостоятельно» учесть и просуммировать расходы вашего времени при работе с разными приложениями, и т.п. Все это делает компьютер незаменимым «носителем» вашей системы личной работы.