Программу Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки.
11.1. Создание пиктографического меню.
Переведите указатель мыши в любую позицию на основной панели пиктографического меню и нажмите правую кнопку манипулятора. В открывшемся меню с помощью директивы Customize откройте диалоговое окно. В левом поле этого окна расположен список категорий пиктограммных кнопок. Выберите нужную Вам категорию, тогда в правом поле Buttons появятся все пиктограммные кнопки, относящиеся к данной категории. После щелчка по интересующей Вас кнопке в нижнем поле появится краткое описание директивы, которая связана с этой кнопкой.
Определите, какие пиктограммные кнопки Вы хотите включить в новую пиктографическую панель. Выберите нужную пиктограммную кнопку и буксируйте ее, удерживая левую кнопку мыши нажатой, в произвольную позицию на рабочем листе. Как только кнопка мыши будет отпущена, пиктограмма появится на рабочем листе. Повторяйте этот процесс, пока не будут выбраны все необходимые пиктограммные кнопки. Каждую новую пиктограмму следует располагать рядом с предыдущей. Таким образом будет сформирована новая пиктографическая панель.
Когда все пиктограммы будут выбраны, щелкните по командной кнопке Close, чтобы закрыть диалоговое окно. После этого заказная панель появится на рабочем листе. Используя мышь, переместите панель в удобное для Вас место на рабочем листе, либо зафиксируйте ее в верхней части окна под основной пиктографической панелью.
11.2. Изменения вида основного окна.
Вызовите директиву Options из меню Tools. Откроется диалоговое окно, в верхнем поле которого выберите опцию View. Тогда в левом поле Show появятся четыре контрольных индикатора (опциональные кнопки), которые определяют внешний вид основного окна.
Если контрольный индикатор включен, то рядом с ним находится крестик. Обычно первые два индикатора являются включенными, поскольку по умолчанию на экране отображается наборная строка (Formula Bar) и статусная строка (Status Bar). Эти строки можно убрать с экрана, выключив соответствующие индикаторы. Две другие кнопки служат для включения/выключения комментария (Note Indicator) и информационного окна (Info Window). В информационном окне можно увидеть адрес активной ячейки, формулу, которую она содержит, и комментарии. Если в информационном окне есть комментарий о содержимом ячейки, то при включении индикатора комментариев в верхнем правом углу активной ячейки появляется маленькая красная точка.
Для того, чтобы увеличить рабочую зону на экране, следует включить опцию Full Screen из меню View, которое находится в основной строке меню. После этого с экрана исчезнут наборная строка, пиктографическая панель и статусная строка; останется только пиктограммная кнопке Full. С помощью этой кнопки можно быстро восстановить стандартный вид основного окна.
11.3. Изменение вида рабочего листа.
Вызовите директиву Options из меню Tools, тогда откроется диалоговое окно, в верхнем поле которого выберите опцию View. В среднем поле Windows Options появится ряд контрольных индикаторов, состояние которых определяет форму представления рабочего листа.
Если включить индикатор Automatic Page Break, то в рабочем листе появятся штриховые линии, указывающие границы печатной страницы, которая получится при выводе таблицы на печать при заданных параметрах форматирования. С помощью индикатора Formulas можно включить текстовый режим, при котором вместо отображения значений в ячейках будут отображаться формулы.
Контрольный индикатор Gridlines делает линии координатной сетки видимыми или невидимыми. Кроме того, здесь можно управлять отображением заголовков строк или столбцов (Row & Column Headers), нулевых значений в таблице (Zero Values), горизонтальных (Horizontal Scroll Bar) и вертикальных (Vertical Scroll Bar) линеек прокрутки, названий рабочих листов (Sheet Tabs). Выполнив все установки, закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK. Вид рабочего листа будет соответствовать указанному состоянию контрольных индикаторов.
11.4. Установка стандартного шрифта.
Вызовите директиву Options из меню Tools. В верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию General. Тогда в среднем поле Standard Font: появится название шрифта, который программа использует по умолчанию. Щелкните по стрелке, расположенной рядом с этим полем, тогда откроется список всех доступных видов шрифта. С помощью линейки прокрутки можно просмотреть весь список. Щелкните мышью по названию подходящего Вам шрифта, тогда это название появится в поле Standard Font:. Теперь по умолчанию будет использоваться выбранный Вами шрифт, но стандартным он станет только после перезапуска программы Excel, о чем она сообщит в диалоговом окне при закрытии окна Options.
Справа от поля Standard Font: находится поле списков для размеров шрифта (Size). Обычно используется шрифт размером в 10 пунктов, но здесь можно задать любой из доступных размеров шрифта. Следует учитывать, что для текста, набранного более крупным шрифтом, потребуются ячейки большего размера. Это может привести к ухудшению восприятия большой таблицы.
Кроме установки шрифта, в этом окне можно изменить стандартную директорию. По умолчанию программа в качестве стандартной использует директорию, где она инсталлирована (c:\excel), но в поле Default File Location: можно указать любую другую директорию.
11.5. Установка национальных параметров.
Вызовите директиву Options из меню Tools и в верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию Module General. Тогда в нижней части окна появится группа полей International, в которой можно установить национальные параметры. Обычно при инсталляции устанавливаются параметры, которые приняты в Америке и Англии (English/USA). Эти параметры стали фактически международными. В частности, это касается разделителя в списках (List Separator), в качестве которого используется запятая, поскольку именно этот символ применяется в программе Excel для разделения аргументов в функциях.
Щелкните по маленькой стрелке, которая находится в поле Language/Country:. Откроется список стран, национальные параметры которых можно установить в программе Excel. При выборе конкретной страны в нижнем поле появляются параметры, которые используются в этой стране. Если Вашей страны нет в списке, то Вам придется устанавливать национальные параметры через опции International в программе настройки (Control Panel) среды Windows. Обратите внимание: в Германии и России запятая используется в качестве десятичного знака, отделяющего целую часть числа от дробной, поэтому в качестве разделителя аргументов в функциях приходится использовать другой символ, а именно точку с запятой. После выполнения всех установок закройте окно щелчком по командной кнопке OK.
11.6. Изменение цветов.
Вызовите директиву Options из меню Tools и в верхней части открывшегося диалогового окна выберите опцию Color. Тогда в первом среднем поле появится изображение шестнадцати стандартных цветовых тонов (Standard Colors:), на основе которых можно получить всю цветовую гамму. Во втором среднем поле расположены изображения восьми цветовых тонов, которые используются для заполнения столбиков диаграмм (Chart Fills:), в третьем поле - восьми цветовых тонов для построения диаграмм (Chart Colors:), в четвертом поле - восьми цветов для проведения линий на диаграммах (Chart Lines:) и в пятом поле можно увидеть изображения 24-х дополнительных цветовых тонов, предназначенных для оформления таблиц (Other Colors:).
В поле списка Copy Colors from находится список файлов, из которых можно импортировать цветовую палитру. Для того чтобы изменить какой-нибудь цвет, щелкните сначала по соответствующему цветному квадрату, а затем по командной кнопке Modify. В открывшемся диалоговом окне Color Picker переместите мышью маркер цветового тона. В полях Hue:, Sat: и Lum: можно изменить соответственно оттенок, насыщенность и яркость цвета. В нижнем левом поле просмотра можно увидеть цветовой тон, который получается в результате этих действий.
11.7. Автоматическая загрузка документов.
Предположим, что некоторая версия Вашего документа уже создана и загружена. Вызовите директиву Save As из меню File и сохраните свой документ в поддиректории XLSTART стартовой директории программы Excel. При каждом запуске программа Excel автоматически загружает все файлы, которые находятся в этой поддиректории.
Другой способ связан с выбором опции General в диалоговом окне директивы Tools Options. В нижнем поле Alternate Startup File Location: можно указать имя директории, где находятся Ваши документы.
Можно также указать имя загружаемого файла в качестве стартового параметра. Для этого необходимо перейти в Менеджер Программ (Program Manager) среды Windows. В нем нужно открыть группу программ Microsoft Office и промаркировать пиктограмму программы Excel. Затем следует вызвать директиву Properties из меню File. Тогда откроется диалоговое окно, в поле ввода которого Command Line уже будет находиться имя программы Excel. Введите в это поле пробел и укажите директорию и имя Вашего рабочего документа. Затем закройте окно щелчком по кнопке OK. Теперь при запуске программы Excel автоматически будет загружаться Ваш документ. Когда документ устареет и его не нужно будет больше загружать, этот стартовый параметр можно будет аналогичным образом удалить.
11.8. Шаблоны таблиц.
Сделайте вручную таблицу и выполните в ней все необходимые процедуры форматирования. Постройте для нее типовые диаграммы, если они будут в дальнейшем использоваться.
Вызовите директиву Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне укажите имя типового документа и выберите директорию, где он будет храниться. Затем щелкните по стрелке в поле Save File As Type: и в открывшемся списке выберите элемент Template. Закройте окно щелчком по командной кнопке OK.
Этот документ получит расширение.XLT, которое присваивается шаблонам. В дальнейшем его можно загрузить как и любой другой файл, но в этом случае открывается не сам шаблон, а его копия, что позволяет многократно использовать исходный шаблон при построении других таблиц.
Для модификации самого шаблона вызовите директиву Open из меню File. После выбора шаблона нажмите клавишу [Shift] и щелкните по кнопке OK. После редактирования сохраните шаблон обычным образом.
VISUAL BASIC
Начиная с версии 5.0 в программу Excel включен специальный язык программирования, который получил название Visual Basic for Applications (VBA).
Введение достаточно мощного языка программирования в Excel делает эту программную платформу весьма привлекательной для профессионалов, которые занимаются разработкой специализированных прикладных систем.
Разработка языка программирования VBA, встраиваемого в прикладные системы, является одним из стратегических направлений компании Microsoft. Этот язык уже интегрирован в такие программы, как Word for Windows, Power Point и ряд других. VBA позволяет создавать программные модули, меню, диалоговые окна и другие ресурсы в среде Windows. Благодаря этому языку появляется возможность значительно расширить набор функций в Excel, а также создавать функции, значения которых зависят от некоторых условий и событий. В принципе, можно полностью перепрограммировать все функции программы Excel, если в этом появилась необходимость.
12.1. Программирование табличных функций.
Чтобы создать отдельный рабочий лист для программного модуля, щелкните по пиктограмме Insert Module из пиктографического меню Visual Basic (1-я пиктограмма) или вызовите директиву Module из меню Insert Macro. После этого появится новый рабочий лист "Modele1". В программном модуле нужно описать функцию на языке VBA. В окне программного модуля можно работать, как в окне небольшого текстового редактора, но при этом необходимо помнить, что Вы пишите текст программы. Описание функции должно начинаться оператором Function, за которым через пробел следуют название функции и ее аргументы, заключенные в скобки и разделенные запятыми. Затем идет собственно текст программного кода функции, а заканчиваться описание должно оператором End Function.
Если в тексте программного кода имя определяемой функции будет находиться в левой части оператора присваивания (обозначаемого знаком равенства), то присвоенное значение и будет результатом вычисления функции при заданных аргументах. В качестве примера можно рассмотреть функцию, которая вычисляет налог на добавленную стоимость.
Function NDS(Value)
NDS=Value*0.15
End Function
12.2. Встраивание функций.
Щелкните по 3-й пиктограмме Object Browser из пиктографического меню VBA или вызовите одноименную директиву из меню View.
Функции, определенные пользователем, рассматриваются в программе Excel как самостоятельные объекты. В поле списка Methods/Properties: будет находиться имя новой функции. Щелкните мышью сначала по имени, а затем по командной кнопке Options, тогда откроется диалоговое окно Macro Options. В поле Description: введите поясняющий текст, который позднее будет использован Конструктором функций. В списке Function Category укажите категорию, в которую Вы хотите записать свою функцию. Например, функцию, вычисляющую налог на добавленную стоимость, следует поместить в категорию Financial. В дальнейшем Конструктор функций поместит Вашу функцию в указанную Вами категорию. Закройте окно Macro Options щелчком по командной кнопке OK, а окно Object Browser - кнопкой Close.
12.3. Применение функций.
Перейдите на рабочий лист, где будет расположена таблица. Переместите указатель ячеек в ячейку, в которой будет находиться формула, и введите в нее знак равенства. Затем щелкните по 14-й пиктограмме Конструктора функций на основной пиктографической панели.
Появится диалоговое окно Конструктора функций. На первом шаге выберите категорию Financial и в правом поле найдите свою функцию NDS. Щелкните по названию этой функции, после чего перейдите к следующему шагу, щелкнув по командной кнопке Next.
Откроется второе диалоговое окно Конструктора функций. Здесь можно будет увидеть Ваш комментарий к функции, который был введен ранее в окне макроопций. Укажите единственный аргумент для этой функции Value и закройте диалоговое окно Конструктора щелчком по кнопке Finish.
В таблице появится значение, составляющее 15% величины аргумента. В таблице с этой функцией можно работать как с обычной функцией программы Excel.