Инструкция к практическому занятию
по теме: «Оформление платежных документов. Оформление авансового отчета»
Цель работы: Сформировать практические навыки и умение по расчету расходов на командировку и заполнению первичных документов по расчетным операциям.
Наглядные пособия: альбом форм первичных документов.
Раздаточный материал: инструкция для выполнения практической работы, авансовый отчет.
Технические средства: ЭКВМ
Литература: учебник Иванова Н.В. Бухгалтерский учёт на предприятиях торговли
с. 192-194
Ход работы:
Задание 1. Расчет затрат на командировку.
Рассчитать сумму расходов работника по командировке.
Коммерческому директору Петрову Н.В. выдан аванс на командировку 20.01.__г. 12 500 руб. В приказе укажите цель командировки.
К авансовому отчету приложены документы:
- Билеты Севастополь-Краснодар – 3084 руб., Краснодар - Севастополь – 3124 руб., квитанции за «багаж» 2 шт. по 250 руб.,
- счет за гостиницу с 22 по 26 января на сумму _________ (590 руб. в сутки.),
- в т.ч. бронь ____ руб.,
- счет за услуги электросвязи (телефон) 139 руб.
- Размер суточных установите самостоятельно.
Неиспользованная подотчетная сумма сдана в кассу 10.02.__г.
Задание 2. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами составление авансового отчета.
2.1. Составить заявление от имени коммерческого директора о выдаче денежных средств в подотчет на командировку. На основании данных задания 1.
2.2. Составить авансовый отчет. По результатам расчетов задания 1.
Задание 3. Оформление платежного поручения.
Оформить платежное поручение на оплату поступивших по ТТН трикотажных изделий от ООО Промторгбаза (г. Симферополь) (см. предыдущие практические). Необходимые реквизиты укажите самостоятельно.
Обучающийся должен:
ЗНАТЬ: Учет расчетов с подотчетными лицами: подотчетные суммы и их назначение, порядок выдачи и прием остатков (выдача перерасхода) подотчетных сумм, назначение и содержание: заявления работника, приказа по командировке, авансового отчета.
УМЕТЬ: рассчитывать командировочные расходы, оформлять заявление на выдачу денежных средств в подотчет, платежное поручение.
Преподаватель: А.К. Афанасьева
Унифицированная форма № АО-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 № 55
| Код | ||
| Форма по ОКУД | ||
| по ОКПО | ||
| наименование организации |
| УТВЕРЖДАЮ | ||||||||||
| Отчет в сумме | ||||||||||
| руб. | коп. | |||||||||
| Номер | Дата | Руководитель | ||||||||
| АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ | должность | |||||||||
| подпись | расшифровка подписи | |||||||||
| “ ” | г. | |||||||||
| Код | |||||
| Структурное подразделение | |||||
| Подотчетное лицо | Табельный номер | ||||
| фамилия, инициалы | |||||
| Профессия (должность) | Назначение аванса | ||||||||||||
| Наименование показателя | Сумма, руб.коп. | Бухгалтерская запись | |||||||||||
| Предыдущий аванс | остаток | дебет | кредит | ||||||||||
| перерасход | счет, субсчет | сумма, руб.коп. | счет, субсчет | сумма, руб.коп. | |||||||||
| Получен аванс 1. из кассы | |||||||||||||
| 1а. в валюте (справочно) | |||||||||||||
| 2. | |||||||||||||
| Итого получено | |||||||||||||
| Израсходовано | |||||||||||||
| Остаток | |||||||||||||
| Перерасход | |||||||||||||
Приложение ____ документов на _____ листах
| Отчет проверен. К утверждению в сумме | ||||||||||||||||||||
| сумма прописью | ||||||||||||||||||||
| руб | коп ( | руб | коп) | |||||||||||||||||
| Главный бухгалтер | ||||||||||||||||||||
| подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||
| Бухгалтер | ||||||||||||||||||||
| подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||
| Остаток внесен | в сумме | руб | коп | по кассовому ордеру № ____ от “ ” ___ 20___ г. | ||||||||||||||||
| Перерасход выдан | ||||||||||||||||||||
| Бухгалтер (кассир) | “ ” ____20___ г. | |||||||||||||||||||
| подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||
л и н и я о т р е з а
| Расписка. | Принят к проверке от | авансовый отчет № | от “ ” 20 г. | ||||||||||||
| на сумму | руб | коп, количество документов | на | листах | |||||||||||
| прописью | |||||||||||||||
| Бухгалтер | “” 20 г. | ||||||||||||||
| подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||
Оборотная сторона формы № АО-1
| Номер по порядку | Документ, подтверждающий производственные расходы | Наименование документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет счета, субсчета | |||||
| по отчету | принятая к учету | ||||||||
| дата | номер | в руб. коп | в валюте | в руб. коп | в валюте | ||||
| Итого |
Подотчетное лицо
подпись расшифровка подписи
Работник принес канцелярские товары, купленные по распоряжению директора компании. Понятно, что за покупку надо отчитаться перед бухгалтерией. Для этого сотрудник должен составить авансовый отчет. Как и всякий документ, связанный с денежными средствами, он должен быть оформлен четко и без ошибок.
Компания может выдать своему сотруднику деньги для выполнения служебного поручения, например, для покупки канцтоваров. Выполнив поручение, сотрудник должен отчитаться об использовании потраченных сумм, для чего составляется авансовый отчет.
Как выдать деньги под отчет
Перед выдачей денег для выполнения служебных поручений, руководитель компании определяет перечень сотрудников, имеющих право получать средства под отчет (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ). Для этого директор издает соответствующий приказ.
Когда сотруднику требуются деньги для выполнения задания, он пишет заявление на имя руководителя в произвольной форме. В заявлении указывает нужную сумму и цель получения денег. Если руководитель не против, он собственноручно делает на полученном заявлении надпись о сумме денег и о сроке, на который выдаются наличные. Затем ставит подпись и дату (п. 4.4 положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П; далее – Положение).
Выдавать деньги под отчет можно только тому сотруднику, который уже отчитался за ранее полученные суммы (п. 4.4 Положения).
В проекте нового порядка заполнения счетов-фактур сказано, что в графах 4–6, 8 и 9 стоимостные показатели указываются в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте) через разделительный знак «,».
В некоторых случаях, подотчетному лицу требуется доверенность от имени компании. Для этого используют формы № М-2 или № М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а).
Сотрудник отчитывается
В какой срок. В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения). Если деньги получены на командировочные расходы, то отчитаться за них нужно в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Что не упустить. Чтобы отчитаться об использовании подотчетных сумм, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет. Форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса, а также дату составления. После этого он заполняет таблицу, в которую вносит сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке. В случае выдачи аванса в иностранной валюте полученная сумма указывается и в валюте, и в рублях.
На оборотной стороне работник должен перечислить все виды и суммы расходов. Сделать это лучше в хронологическом порядке. Образец заполнения авансового отчета приведен ниже.
К авансовому отчету сотрудник прикладывает все документы, подтверждающие расходы. Если была оплата наличными, подтверждением расходов послужит кассовый чек или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Отметим, что суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Если бумаги составлены на иностранном языке, то их нужно построчно перевести на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Все документы лучше приложить к авансовому отчету в том порядке, в котором они перечислены в авансовом отчете на оборотной стороне.