Учет в школьном музее должен преследовать две цели:
-обеспечение сохранности самого предмета;
- обеспечение сохранности сведений, имеющихся о предмете.
Все материалы, экспонируемые и хранящиеся в школьном музее, составляют фонд школьного музея. Комплектование фондов – выявление, отбор и приобретение предметов музейного значения. Фонд музея образовательного учреждения состоит из основного музейного и научно-вспомогательного фондов. В состав основного фонда входят все виды подлинных материалов, пригодных для длительного хранения. В основной фонд входят:
а) вещественные памятники: орудия труда, предметы быта, ремесленные изделия, образцы фабрично-заводской продукции; одежда, нумизматические материалы, археологические находки, образцы горных пород;
б) изобразительные произведения;
в) письменные памятники – газеты, книги, журналы, документы, письма, дневники и т.п.
Вспомогательный фонд – это материалы, изготовленные для нужд экспозиции: схемы, диаграммы, модели, муляжи, репродукции и т.п.
Учет музейных фондов необходим для сохранения музейных фондов и для грамотной организации исследовательской работы. Необходимые учетные документы:
а) А кт приема
Все поступившие в музей предметы проходят актирование. Акт приема составляется и оформляется немедленно в двух экземплярах. Оба акта подписываются сдатчиком и руководителем школьного музея (руководителем экспедиции) Для актов используются специальные бланки или чистые листы бумаги, со штампом учреждения, при котором работает музей, заверенные подписью руководителя учреждения. Описание предметов в акте должно быть таким, чтобы по нему предмет. Можно было легко узнать. Обязательно указывается на временное или постоянное хранение передаются предметы в музей. (Приложение №1)
В первой графе акта проставляются порядковые номера передаваемых памятников истории и культуры.
В следующей графе указываются наименования памятников истории и культуры и краткое их описание.
В графе «Учетные обозначения» простым карандашом проставляется временный номер, под которым памятник истории и культуры зарегистрирован в полевой описи. После регистрации в Инвентарной книге в этой графе проставляется чернилами постоянный номер.
В графе «Сохранность» отмечается степень сохранности предмета.
В графе «Количество экземпляров (листов)» отмечается количество переданных данным лицом идентичных предметов, а для документальных памятников в скобках указывается количество листов.
Графа «Примечания» служит для внесения в акт дополнительных сведений о полученных предметах, ссылок на другие учетные документы.
При приеме памятников истории и культуры желательно получить от лица, передающего их, письменные сведения о происхождении памятников, прежней принадлежности, связях с определенными историческими событиями и лицами, о времени изготовления, условиях бытования и использования и т.п. Эти сведения, называемые «легендами» хранятся при соответствующем акте на принятые памятники.
Акты приема не составляются только в тех случаях, когда памятники истории и культуры не имеют конкретного владельца, найдены в поле, старых заброшенных зданиях и т.п. В подобных случаях в полевом дневнике делается подробная запись о месте обнаружения предметов.
б) Книга учета фондов (книга поступлений или инвентарная книга)
В книге поступлений фиксируются все поступившие материалы под определенными порядковыми номерами, которые сразу же проставляются на них, и даются краткие, но достаточно емкие их описания, исключающие подмену, а в случае утери и кражи – облегчающие их розыск.
Предмет, зарегистрированный в книге учета под определенным порядковым номером, называется единицей хранения. Порядковый номер по инвентарной книге одновременно проставляется в соответствующей графе акта приема. Книга учета фондов должна быть до ее заполнения пронумерована (в правом верхнем углу каждого листа) прошнурована, подписана руководителем учреждения и опечатана печатью учреждения.
Все записи в книге учета производятся без помарок и исправлений пастой синего или черного цвета. Категорически запрещается вырывать листы из инвентарной книги, стирать или переправлять текст. Исправления и дополнения допускаются в исключительных случаях и делаются красными чернилами. При этом неверная запись зачеркивается таким образом, чтобы текст прочитывался, а над ним даются новые данные. Исправления заверяются подписью руководителя музея. В книгу учета фондов записываются только предметы, поступившие в музей на постоянное хранение. Когда книга заполняется полностью, в конце вносится итоговая запись: «В настоящую инвентарную книгу внесено предметов (цифрами и прописью) с №_ по №_ » В следующей инвентарной книге нумерация продолжается. Инвентарная книга хранится в школьном музее. Она входит в номенклатуру дел постоянного срока хранения.
При регистрации предметов в книге учета фондов на них наносятся учетные обозначения, которые состоят из зашифрованного (сокращенного) наименования музея и порядкового номера предмета по книге учета фондов.
Например, МШ15Я обозначает, что предмет принадлежит музею школы №15
Ярославля, имеет №36 по книге регистрации.
Учетные обозначения наносятся на предметы таким образом, чтобы не бросались в глаза и не наносили вред предметам:
- при шифровке изделий из ткани номер наносится тушью на небольшой кусочек ткани, который пришивается с изнаночной стороны предмета;
- деревянные предметы шифруются масляной краской, металлические – эмалевой; керамические, гипсовые, - тушью, а затем покрываются прозрачным лаком;
- на рисунках, фотографиях, документах учетные обозначения пишутся на оборотной стороне в левом нижнем углу простым мягким карандашом (пользоваться чернилами, пастой запрещается);
- к мелким предметам прикрепляются картонные бирки с номерами;
- учетные обозначения монет, фотонегативов пишутся на конвертах и пакетах, в которых они хранятся.
ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА
| Порядковый номер | Дата записи | Время и способ поступления | Кол-во | Наименование и краткое описание предмета | Размер или вес | сохранность |
Справочный аппарат музея включат в себя систему карточек как в письменном, так и компьютерном вариантах, позволяющих быстро обнаружить существование памятника в фондах и его местонахождение. На каждый предмет, поступающий в музей, составляется карточка в нескольких экземплярах, по числу ведущихся в музее картотек. Наличие электронных носителей информации не упраздняет учетной документации на бумажных носителях, поскольку лишь она имеет юридическую силу.
Основные виды вспомогательных картотек
- инвентарные – включает в себя основные сведения, соответствующие инвентарной книге с указанием шифров и места хранения;
- тематические – по тематике коллекций;
- именные – с характеристиками конкретных лиц. (Приложение №2)
Необходимо знать и строго соблюдать специальные законодательные нормы, связанные со сбором и обеспечением сохранности памятников истории и культуры.
Закон РФ «Об оружии», утвержденный президента РФ от 13.12.96, регламентирует порядок собирания и использования огнестрельного, холодного, метательного и иных видов оружия и боеприпасов. Коллекционирование этих опасных предметов предполагает определенную систему мер обеспечения сохранности, которые невозможно обеспечить в школьных музеях. Подлинное оружие хранить в школьном музее нельзя.
Закон РФ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» от 26.03.98г., закон «О внесении изменений в Федеральный закон «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» от 31.03.99г. Невозможность коллекционирования школьными музеями изделий из драгметаллов и драгоценных камней обусловлена процедурами по обеспечению сохранности этого вида музейных предметов.
Современное законодательство в области музейного хранения наград: Положение «О государственных наградах РФ» от 2.03.1994 №442, Указ Президента РФ от 6.01.1999г.о внесении изменений в Указ Президента от 2 марта 1994г. «О государственных наградах Российской Федерации », Циркулярное письмо Министерства культуры РФ №01-131\16-25 от 6.072001г. «О порядке приема государственных наград и документов к ним на постоянное хранение в государственные музей Российской Федерации». Согласно законам прием в музеи государственных наград и документов к ним при жизни их владельца запрещен. Передавать на хранение государственные награды и документы к ним могут только наследники. Желание родственников передать награды в музей может быть удовлетворено только в том случае, если данный музей располагает необходимыми условиями для обеспечения их сохранности, и только получив разрешение Комиссии по государственным наградам при президенте РФ.
В тех случаях, когда руководители школьных музеев получают предложение принять награды, необходимо составить список наград и документов к ним и передать его вместе с заявлением наследников в ближайший государственный музей, специалисты которого возьмут на себя дальнейшее решение этого вопроса. Если орден или медаль были найдены случайно в поле, в заброшенном строении и т.п., то необходимо зафиксировать место и обстоятельства находки, нарисовать план местности и передать саму находку и составленные документы главе администрации той территории, где обнаружена награда, либо все это передать в ближайшее отделение милиции, получив взамен акт приема-передачи находки. Многие кавалеры орденов и медалей имеют специальные орденские планки, символизирующие их награды. Такие планки могут быть переданы в дар школьному музею и в дальнейшем экспонироваться как подлинные музейные предметы. Строгие правила, запрещающие хранить и экспонировать в школьных музеях оружие и боеприпасы, взрывоопасные, радиоактивные и отравляющие предметы и вещества, государственные награды и документы к ним, изделия из драгоценных металлов и камней, направлены на обеспечение общественной безопасности и предупреждение преступности.
Приложение №1
Формуляр акта приема памятников истории и культуры
Наименование учреждения «Утверждаю»
образования, при котором подпись директора
работает школьный музей учреждения образования
название музея
адрес музея
Акт №___ приема памятников истории и культуры
Настоящий акт составлен «___» __________20___г. представителем школьного музея
_________________________________________________________________________
_________________________________________(Ф.И.О., должность), с одной стороны, и
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность, название учреждения, дарителя и т.п.), с другой стороны, в том, что первый принял, а второй сдал на постоянное (временное) хранение следующие предметы:
| № | Наименование и краткое описание (материал, техника, размер, датировка и т.п.) | Учетные обозначения | Сохранность | Кол-во экземпляров (листов) | примечания |
Всего по акту принято___________________________________________ предметов
(цифрами и прописью)
Основание____________________________________________________________________
Акт составлен в ____ экз. и вручен подписавшим лицам
Принял: Сдал:
Приложение 2
ОБРАЗЦЫКАРТОЧЕК
Инвентарная карточка
название предмета
шифр предмета
описание предмета
происхождение предмета автор место дата
материал техника изготовления размер
источник поступления
Именная карточка
лицевая сторона
Ф.И.О.
Даты жизни
Место рождения
Анкетные данные
Адрес местожительства
Источники и библиография (название книг, стаей и пр. с публикациями данного человека или о нем)
оборотная сторона
Наименование предметов, документов данного лица, хранящиеся в музее, шифры музейных предметов