НЕПОСРЕДСТВЕННЫЕ И КОНЕЧНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ

Планирование деятельности учреждений культуры

Алексанова Ж.А.,

консультант Департамента культуры

Ярославской области

 

Основные культурные события и акценты культурной политики сегодня перенесены на региональный и муниципальный уровни, где создаются стратегии развития сферы культуры с учетом социально-экономических особенностей развития территории, интересов различных категорий населения, потенциала культурных ресурсов, возможностей конкретных учреждений культуры. Работа в текущих экономических условиях ставит специалистов всех уров­ней перед необходимостью принимать быстрые и грамотные решения в самых различных ситуациях, мотивировать работников на производительный творческий труд, стратегически мыслить и принимать меры по решению как многолетних, так и вновь возникающих проблем.

Современная система культурного обслуживания требует от коллекти­вов учреждений эффективного владения инструментами современного менеджмента в сфере культуры. Одним из них является планирование деятельности организаций культуры.

Отметим, что проблема планирования оказалась принципиально новой как в теоретическом, так и в прикладном аспекте. Она актуальна для региональных органов управления и государственных учреждений, а также для муниципальных органов местного самоуправления и организаций культуры всех типов. Это обу­словлено тем, что частично используемая до настоящего момента советская си­стема планирования с самого начала носила унитарный характер, где процессы планирования, анализа и отчетности были предельно централизованы и имели идеологическую направленность. "Сверху" спускались основные направления деятельности эстетического и этического характера, указывались методы органи­зации и управления, диктовались сроки и показатели. Планы работы учреждений представляли собой несколько разделов, отражающих конкретные мероприятия и события массового или камерного характера.

Перестройка экономической системы в 1990-е гг. привела к тому, что большинство российских ведомственных и профсоюзных учреждений культуры были воссозданы как муниципальные. В то время оперативные планы работы организаций культуры сводились к перечислению основных праздников ^_ народ­ных и гражданских.

Период конца 1990-х - начала 2000-х гг. ознаменовался внедрением ак­тивного культурного программирования. Понятия "целевая программа", "социо­культурное программирование" стали доминировать как плановые инструменты, обеспечивающие перестройку методологии управления. Планы в данном случае стали выступать как конкретизированные подпрограммы, где указывались про­граммные мероприятия, исполнители (организаторы) и сроки реализации мер. Появились региональные программы развития территорий, программы развития конкретных учреждений культуры, в которых была сделана попытка соединить традиционное тяготение к тотальному регулированию всех процессов и субъектов планирования с рыночными механизмами. Сегодня ясно одно: такие образцы программ и планов нужны. В них должны сочетаться интересы потребителей куль­турных услуг, широкая самостоятельность учреждений и необходимость выпол­нения социально-культурных заказов вышестоящих управляющих структур.

В данном случае нелишним представляется обращение к западноевропей­скому и американскому опыту функционирования некоммерческих организаций, так называемому "третьему сектору" экономики.

Соблюдение принципа "служения публике", найденного после долгих лет исканий и перемен в XX в., позволяет сегодня организациям культу­ры западных стран увеличивать количество человеческих, интеллекту­альных, финансовых и капитальных ресурсов за счет использования в своей работе общих принципов менеджмента, в т. ч. анализа и плани­рования.

Очень важно понять, что планирование деятельности учреждения культу­ры - необходимый и основополагающий процесс функционирования современной организации. Его интегрирование имеет такие же управленческие, экономические и эмоциональные последствия, как и "провальные" или успешные концерты. Хо­рошо спланированные виды деятельности становятся фундаментом привлекатель­ной деловой культуры организации, предпосылкой удачных творческих событий и решений. В данной статье мы не будем касаться теоретических основ современ­ного планирования - они хорошо раскрыты в специальной литературе.

Отметим основные принципиальные моменты процесса планирования: принципы, элементы и этапы планирования.

1. Для сферы культуры актуальны перспективное, текущее и, конечно же, оперативное планирование. В прикладном виде это означает необходимость разработки стратегии (программы) развития учреждения на срок от 3 до 5 лет, плана деятельности учреждения на год (прил. 1), планов работы на месяц (прил. 2), планов работы структурных подразделений, планов работы по отдельным направ­лениям.

2.Планирование деятельности целесообразно начинать с предпланового анализа, который базируется на годовых информационно-аналитических отчетах учреждения.

На данном этапе чрезвычайно важно определить главные проблемы внутренней деятельности организации и вызовы внешней среды.

3.Планирование разделяется на следующие этапы: подготовительный, предварительный, основной и заключительный (прил. 3). На подготовительном и предварительном этапах в учреждениях культуры необходимо содействовать тому, чтобы в составлении планов участвовало как можно больше работников. Практическое наблюдение автором процессов планирования в учреждениях подтверждает целесообразность этого. Чем больше и ярче идеи специалистов, высказанные во время "мозгового штурма", тем успешнее и эффективнее ре­зультаты совместной управленческой и творческой деятельности организации.

4. Предплановый анализ невозможен без четких, утвержденных, "про­зрачных" показателей деятельности. Особо заметим, что показатели в учрежде­ниях культуры изначально носят комплексный характер, как и вся культурная деятельность (услуги, мероприятия, направления работы). Однако важно сгруп­пировать показатели по направлениям деятельности учреждения, а также раз­делить их на непосредственные и конечные (прил. 4).

5. План работы обязательно должен следовать правилам деловой культу­ры организации. То есть прежде чем приступить к составлению стратегических, перспективных и текущих планов, необходимо осознать миссию учреждения, цен­ности и приоритеты деловой этики коллектива. Это может быть закреплено в таких самостоятельных документах, как кодекс работников или концепция деятельности, Устав учреждения.

В атрибутике и рекламных материалах следует отразить девиз работы организации.

6. План - логичная и подвижная система. С одной стороны, все его раз­делы должны быть взаимоувязаны друг с другом, служить достижению единой цели. С другой стороны, каждый раздел может стать самостоятельным документом и программой действий в рамках стратегии учреждения.

Основными элементами современной методологии планирования явля­ются:

■ стратегии (программы) развития учреждения;

■ целевые программы развития культуры (федеральные, региональные, муниципальные);

■ специальные, социальные программы и долгосрочные проекты территории (региона, города, микрорайона, поселения);

■ государственные (муниципальные) задания.

На подготовительном и предварительном этапах планирования деятельности учрежде­ния культуры необходи­мо содействовать тому, чтобы в составлении планов участвовало как можно больше работников.

Текущие и оперативные планы деятельности учреждения составляются с учетом перечисленных на рисунке документов.

Взаимосвязи элементов планирования

План деятельности учреждения культуры на год включает следующие раз­делы (подпланы):

Раздел 1. Характеристика (паспорт) учреждения. Этот раздел может быть представлен в виде краткого текста либо в табличной форме (паспорт, информационная карта ит. п.). Характеристика в сжатом виде дает основ­ные сведения об организации, подготавливает к восприятию дальнейше­го материала, демонстрирует конечные результаты деятельности в преды­дущем отчетном периоде. Данные должны совпадать с данными отрасле­вого статистического отчета по типу учреждения.

Характеристика должна быть небольшого объема (до 20 предложений или один лист формата А4, размер шрифта - 12-14) и содержать следующую ин­формацию об учреждении культуры:

■название, местоположение, ведомственная принадлежность, организа­ционно-правовая форма;

■ количественная характеристика ресурсов (кадровых, материально-технических, творческо-производственных, финансовых);

■качественная характеристика ресурсов (кадровых, материально-техни­ческих, творческо-производственных, финансовых);

■ качественная характеристика показателей деятельности (относительные или натуральные);

■ характеристика внешней среды;

■ рейтинговые результаты (могут быть в качественных характеристиках, должны быть официальными. Как правило, даются управляющими струк­турами).

Раздел 2. Характеристика деятельности учреждения. Это текст, от­ражающий:

■ миссию, долгосрочные цели и задачи деятельности;

■проблемы, выявленные в ходе предыдущего планового периода;

■краткую характеристику-анализ показателей деятельности за последний плановый период, последние два-три года, творческий сезон (творческо-производственная, финансовая, хозяйственная, кадровая, управленческая, инновационная).

Раздел 3.Цели и задачи на плановый период. Перечисляются цели, задачи, приоритеты, направления деятельности в течение планового пе­риода.

Раздел 4. План деятельности учреждения. Этот раздел может быть представлен в виде программы с учетом раздела 3 и указанием основных мероприятий, их исполнителей, бюджета, сроков и показателей.

План деятельности учреждения, в свою очередь, состоит из нескольких подпланов (разделов).

4.1. План центральных (основных, главных и т. п.) мероприятий, со­бытий.

4.2. План административно-управленческой деятельности:

■ рабочие планерки, совещания, "летучки";

■ оргкомитеты по организации мероприятий;

■ совещания с общественным (родительским) активом, попечительским советом;

■ работа с архивом, презентационным материалом;

■ проверки, ревизии.

4.3. План кадровой работы (социального развития коллектива):

■обучение, повышение квалификации, учебные выезды и семинары;

■ меры по поощрению, сплочению и стимулированию сотрудников;

■ кадровые совещания, аттестация.

4.4. План финансово-хозяйственной деятельности:

■источники финансирования, учет, распределение, контроль;

■ модернизация оборудования, техническое оснащение;

■ ремонты, реконструкция, строительство;

■ создание базы для проектов и программ;

■работа с поставщиками, подрядчиками;

■ приобретение оборудования и материалов.

4.5. План деятельности структурного подразделения, клубного фор­мирования. Конкретизирует все формы деятельности структур, субъектов деятельности учреждения, перечисленных в характеристике организации (формирований, отделов, аппарата, бухгалтерии, филиалов, обществен­ных объединений).

4.6. План инновационной, предпринимательской деятельности. Упо­рядочивает решения и действия, связанные с внедрением новых техноло­гий деятельности:

■ реализацию творческих и управленческих проектов;

■эксперименты;

■ работу со спонсорами и партнерами.

4.7. План выполнения заявок. Составляется в тех случаях, когда заявки имеют циклический характер и поступают от постоянных клиентов, парт­неров.

4.8. Приложения к плану:

■ рекламные буклеты учреждения, события, клубного формирования;

■график (расписание) занятий в клубных формированиях;

■ график (расписание) деятельности учреждения и его структурных подраз­делений;

■ план-сетка работы на год по месяцам и главным приоритетам деятель­ности (в прил. 5 представлена часть такого плана сетки - с января по июнь).

Оформление планов деятельности учреждения

Приведенные в приложениях разделы годового плана деятельности учреж­дения имеют единую логическую структуру: четыре основные вертикальные графы (столбцы) во всех разделах аналогичны. Они отражают: содержание мер (меро­приятий), сроки их реализации, ответственных исполнителей и плановые показа­тели выполнения мер. По желанию авторов планов могут добавляться графы, указывающие, например, бюджет и партнеров мероприятия, планируемое коли­чество посетителей.

 

Приложение 1

ПЛАН ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ НА ГОД

Цели и задачи на плановый период

№ п/п	Содержание мероприятий	Бюджет, тыс. руб.	Показатели (индикаторы) выполнения задачи	Примечания
Цель 1. Приобщение молодежи к культурным ценностям
Задача 1. Расширение культурных услуг для молодежной аудитории
11.1	Оснащение помещения компьютерной техникой		Создание молодежного информа­ционного центра в учреждении	До 1 ноября 2010 г.
Задача 2. Вовлечение молодежи в процесс создания электронного банка культурных ценностей г. Ярославля
12.1	Проведение фестиваля презентаций электронных банков культурных цен­ностей		Количество участников - до 200 чел. Новые идеи по проведению фести­валя. Создание молодежного клуба	Обеспечение циклич­ности мероприятия. Привлечение партне­ров

План центральных (основных, главных и т. п.) мероприятий, событий

№п/п	Содержание	Срок, дата, периодичность	Исполнитель	Бюджет, тыс. руб.	Показатели мероприятия
	Праздник	9мая	Художественный руково­дитель, организационно-методический отдел		Посетителей: 800 чел. Доход: 146 тыс. руб.
	ИТОГО: мероприятий

План административно-управленческой деятельности

Содержание	Срок, дата, периодичность	Исполнитель	Тема	Показатели
Планерки	Один раз в неде­лю (понедельник, 10.00)	Директор	Планирование на неделю и месяц
Собрания трудового коллектива	Раз в полугодие	Совет коллектива	10 октября 2009 г. - обсуждение коллективного договора. 14 мая 2010 г. утверждение коллективного договора	Уточнение и закрепление трудовых прав, режима труда работ­ников учреждения
Совещания	По мере необхо­димости
Аттестация	Не реже 1 раза	Заместитель	Утверждение разряда	Доля аттестованных
	в год	директора		работников
Разработка организационно- распорядительных документов	Март 2010 г.		Внедрение проектной деятельности. Подготовка заявок в фонд	Обеспеченность деятельности нормативно - правовыми и распорядительными документами
Фонды, некоммерческое партнерство	Не реже трех раз в год (по Уставу)	Художественный руководитель	15 сентября 2009 г. - организация конкурса детских талантов.	Количество участников и партнеров мероприятии
			1 декабря 2009 г. - планиро­вание на год. 1 января 2010 г. - разработка проектов
Посещение мероприятии и занятии	30 октября 2009 г.		Контроль организации охраны мероприятия	Повышение качества организации
Контрольная проверка	14 декабря 2009 г.		Проверка работы руководителя клубного формирования	Составление рейтинга работы клубных фор­мирований
Ревизия	10 ноября 2009 г. 15 апреля 2010 г.		Бухгалтерская ревизия	Оценка качества ор­ганизации бухгалтер­ского учета и админи­стративной работы
Участие учреждения в конкурсах	Март 2010 г.	Директор	Конкурс "Лучшее клубное учреждение"	Итоги конкурса
Иное

План кадровой работы (социального развития коллектива)

Содержание	Срок, дата, периодичность	Исполнитель	Тема	Показатели
Стимулирование и поощрение	Ежеквартально, по итогам собы­тий	Директор, совет коллектива, Зам. директора	Итоги работы в текущем квартале. Организация мероприятий (по списку)
Обучение категорий работников: текущее обучение (повышение квалификации); заочное обучение				Увеличение доли квалифированных специалистов
Аттестация	Апрель 2010 г.
Совещание
Иное

План финансово-хозяйственной деятельности

 

Содержание	Срок, дата, периодичность	Исполнитель	Бюджет, тыс. руб.	Показатели
Капитальный ремонт				Улучшение комфортности среды для посетителей
Косметический ремонт центральной лестницы	С1 февраля по 1 марта 2010 г.		26,4
Благоустройство (зеле­ная зона учреждения)				Создание нового досугового объекта
Приобретение стульев			46,6
Ремонт средств
Строительство
Иное
ВСЕГО

План деятельности структурного подразделения, клубного формирования

 

 

 

 

Содержание	Срок, дата, периодичность	Исполнитель	Бюджет, тыс. руб.	Показатели
1.Организационно-методическое обеспечение фестиваля"	С 1 по 20 октября 2009 г. До 10 октября 2009 г.	Зав. методическим отделом Методист		Создание банка ме­тодических материа­лов по направлению "Фестивальное дви­жение"
2.Разработка положения о фестивале
Участие в конкурсе	С 15 по 25 января 2010 г.	Руководитель клуб­ного формирования, совет клубного фор­мирования	Бюджет: 56,0. Внебюджет­ные средства: 42,0	Повышение качества деятельности клуб­ного формирования, пополнение его портфолио
Занятия средней группы клубного формирования	С сентября по июнь 2010 г. еже­недельно, 2 раза в неделю (720 ч.)	Руководитель клуб­ного формирования	Оплата труда сотрудника

План инновационной, предпринимательской деятельности

Содержание про­блемы, задачи	Содержание инновации	Срок, дата, периодичность	Исполнитель	Бюджет, тыс. руб.	Показатели
Увеличение доходов за счет предпринимательской деятельности	Упорядочивание и расширение Перечня платных услуг за счет услуг клубного формирования. Работа с фондами	До 1 ноября 2009 г.	Директор руководитель клубного формирования	На 20% от уровня2009 г.	Рост числа коммерческих и социальных партнеров. Появление новых досуговых объектов
	Внедрение проектной деятельности в учреждении	Октябрь 2009 г. - май 2010 г.	Директор зам. директора

План доходов и расходов по предпринимательской деятельности

№ п/п	Вид платной услуги	Стоимость в течение года (номинал), руб.	Количество ока­занных за год услуг	Сумма
	Вечера отдыха (3 ч)			6 тыс. руб.
	Концерты (1,5 ч)	Детский билет - 20; взрослый - 50		180 тыс. руб.
	Договоры (заявки) о прове­дении совместных культур­но-массовых мероприятий	По договору		50 тыс. руб.
	Дискотеки (2 ч)	Детский билет - 15; взрослый - 30		1,5 тыс. руб.
	Прокат сценического костю­ма (костюм/чел.)			200 руб.
	Всего видов		Всего услуг	Всего

 

Приложение 2

ПЛАН РАБОТЫУЧРЕЖДЕНИЯ НА МЕСЯЦ

Административно-управленческая деятельность
Планерка (10.00-11.00): 1, 8,15, 22, 29 октября	Директор	Еженедельно, по четвергам: - 1 октября: о заявках в фонды; - 8 октября: составление коллектив­ного договора
Финансово-хозяйственная деятельность
Ремонт фойе	Зам. по административно-хозяйственной части	С1 октября по 1 ноября
Расчет фонда оплаты труда на месяц	Главный бухгалтер	До 18 октября
Документационное обеспечение при­обретения мебели (договоры, счета)	Директор	До 15 октября
Кадровая работа
Аттестация (внутренняя): - подготовка документации; - процедура	Зам. директора	С 5 по 7 октября: - до 5 октября; - 7 октября
Основные мероприятия на базе учре>	кдения
Фестиваль детских талантов	Художественный руководитель	27 октября
Организационное и концертное со­провождение конференции ОАО "Се­верная железная дорога" (по заявке): - конференция; - концерт	Директор, художественный руководитель 10.00-12.00 14.00-15.00	25 октября, с 10.00 до 16.00
Мероприятия за пределами учреждения
Участие клубного формирования в конкурсе"	Руководитель клубного форми­рования	15-19 октября, г. Москва
Участие в семинаре"	Зав. отделом	16 октября, Ярославль, ДК"

Директор__________________(подпись)

Замдиректора__________________(подпись)

Дата составления__________________

 

Приложение 3

ЭТАПЫОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ В УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ

Форма работы	Содержание	Срок	Исполнитель
/ этап -	подготовительный (определение приоритетов, целей, задач)
Совещание рабочей группы	Анализ проблем предыдущего планового периода. Выбор целей, задач, приоритетов. Определение по­казателей	Май	Руководитель рабочей груп­пы
Собрание коллектива	Ознакомление с целями и задачами, ценностями и приоритетами. Получение заданий	Май	Рабочая группа
// этап - предварительный (разработка проекта плана (согласно разделам, подпланам))
Совещания рабочей группы, структурных подразделений, форми­рований, специалистов. Совещания вышестоя­щих организаций	Разработка, обсуждение, доработка, согласование Разработка показателей. Прогнозирование ситуации. Определение влияющих факторов. Получение за­даний	Май - июль	Коллектив
/// этап - основной (формирование проекта плана)
Совещание рабочей группы Совещания вышестоя­щих организаций Совещания заинтересо­ванных лиц	Сопоставление с целями. Определение показателей. Определение бюджета. Корректировка подпланов Корректировка планов и заданий учреждений куль­туры Оценивание экспертами и вышестоящими организа­циями. Корректировка заданий	Август-сентябрь Сентябрь Сентябрь - октябрь	Рабочая группа
IV этап -	заключительный (утверждение, контроль, пропаганда плана)
Процедура утверждения планов работы на год	Оформление соответствующих документов	Октябрь -ноябрь	Руководитель учреждения культуры

Приложение 4

НЕПОСРЕДСТВЕННЫЕ И КОНЕЧНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ

Разделы (подпланы, направления)	Показатель (индикатор)	Единица измерения
Административно-управленческая деятельность	Обеспеченность внутренней нормативно-правовой, организационно-распорядительной базой (документами)	Документ
Инновационная, предприни­мательская, творческая дея­тельность	Рост числа досуговых объектов за пределами учреждения. Рост числа программ, проектов, получивших гранты спон­соров и фондов	Объект, про­грамма
Финансово-хозяйственная деятельность	Наличие Программы материально-технического обеспече­ния на период не менее года	Программа
Кадровая работа	Увеличение доли квалифицированных специалистов в об­щей штатной численности. Число работников, обученных по теме"	%
Клубные формирования	Число лауреатов региональных и всероссийских конкурсов Рост числа мероприятий, организованных на базе клубных формирований.	Чел.
	Культурные проекты клубных формирований, получившие гранты	Проекты
Отделы	Количество методических материалов, подготовленных по теме"	Документы (по­ложения, реко­мендации)

Приложение 5

ПЛАН-СЕТКА РАБОТЫС ЯНВАРЯ ПО ИЮНЬ

 

 

Направление	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь
Основные (центральные) события					День Победы	Фестиваль на­родного творче­ства " День города
Клубные фор­мирования	Участие в конкурсе					Участие в конкур­се "
Финансово-хозяйственные работы		Косметический ремонт централь­ной лестницы
Кадровая ра­бота		Вечера отдыха	Вечера от­дыха	Аттестация
Инновации	-	-	-	-	Разработка проектов	Разработка про­ектов
Заявки				-		Вечера"сладко­ежки"
Структурные подразделе­ния (методи­ческий отдел)		Оргкоми­тет фестиваля				Фестиваль народ­ного творчества