Памятка по работе с онлайн-ККТ
В соответствии с новым порядком применения ККТ передача данных о наличных денежных расчетах в адрес налоговых органов направляется в режиме реального времени (online). В настоящее время доступны различные по стоимости и функционалу модели кассовой техники (письмо ФНС России от 21.02.2017 N АС-2-20/209@). Законодательный порядок работы един для всех кассовых аппаратов. Контролирующие органы практически ежедневно выдают разъяснения по применению онлайн-касс, ФНС даже создала специальный раздел (https://kkt-online.nalog.ru/) с пояснениями на своем сайте. Тем не менее, количество вопросов только увеличивается. Попробуем разобраться.
Порядок работы кассира
Порядок действий кассира при работе с онлайн-ККТ:
Внимание
Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104, далее - Типовые правила) регламентируют документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ. Однако в связи с изменением законодательства о ККТ Типовые правила не подлежат обязательному применению (см. письмо Минфина России от 01.06.2017 N 03-01-15/34152). По нашему мнению, правила могут использоваться в качестве ориентира, поскольку только в них четко описаны действия участников расчетов (кассира ККТ, главного кассира и пр.).
1) перед началом работы кассир получает у ответственного лица все необходимое для работы (ключи от ККТ, разменную монету, расходники и т.д.) (п. 3.8 Типовых правил) и формирует отчет об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее - Закон N 54-ФЗ);
2) кассир в течение смены принимает оплату и пробивает кассовые чеки (п. 4.1 Типовых правил). При этом смена не может длиться более 24 часов, иначе ККТ заблокирует возможность оформления фискальных документов (п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ);
3) при закрытии смены кассир формирует отчет о закрытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ) (законодательством не установлено требований о закрытии смены в точно указанное время (письмо Минфина России от 05.05.2017 N 03-01-15/28066), передает ответственному лицу выручку (п. 6.1 Типовых правил) и сдает ключи от кассы.
На онлайн-кассе в момент, когда кассир пробивает чек, информация о платеже записывается в фискальный накопитель. Сведения о платеже передаются оператору фискальных данных. Причем во всех моделях кассовых аппаратов предусмотрена возможность повторной передачи непереданных фискальных документов (по которым не было получено подтверждения оператора) (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ). Далее оператор передает данные в ФНС (п. 2 ст. 4.5 Закона N 54-ФЗ).
Примечание.
Если у вашего оператора была аннулирована лицензия на передачу данных, то не волнуйтесь и спокойно ищите другого оператора. Пользователь вправе применять ККТ без передачи фискальных документов в налоговые органы в течение 20 календарных дней (п. 7 ст. 1.2 и п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).
Нарушение порядка применения ККТ влечет (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ) санкции:
- для должностных лиц - штраф от 1500 руб. до 3000 руб.;
- для юридических лиц - предупреждение или штраф от 5000 руб. до 10 000 руб.
За неприменение ККТ штрафуются (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):
- должностные лица - на 25% - 50% суммы расчета, осуществленного без ККТ, но не менее 10 000 руб.;
- юридические лица - на 75% - 100% суммы расчета, осуществленного без ККТ, но не менее 30 000 руб.
Повторное неприменение ККТ, если сумма таких расчетов составила 1 млн руб. и более, влечет (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ) наложение санкций:
- на должностных лиц - дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет;
- на индивидуальных предпринимателей и юрлиц - приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Примечание.
В местностях, численность населения которых не превышает 10 тыс. чел., можно применять ККТ в порядке, не предусматривающем обязательной передачи документов в налоговые органы в режиме онлайн (см. приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 N 616, письма Минфина России от 26.06.2017 N 03-01-15/39995, от 25.05.2017 N 03-01-15/32263, от 12.05.2017 N 03-01-15/28916,от 11.05.2017 N 03-01-15/28612, от 04.05.2017 N 03-01-15/27524, от 05.05.2017 N 03-01-15/28070, от 28.04.2017 N 03-01-15/26320, от 31.03.2017 N 03-01-15/18943).
Конкретный перечень таких местностей определяется региональными властями (п. 7 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Отметим, что во многих областях в список отдаленных от сетей связи местностей власти включили практически все территории, кроме крупных районных центров. Неутверждение данного перечня свидетельствует об отсутствии в субъекте указанных местностей (см. письмоФНС России от 27.01.2017 N ЕД-4-20/1435).
Кассовые документы
С вводом онлайн-касс стали не обязательными для применения унифицированные первичные документы по учету денежных расчетов с населением (письма Минфина России от 16.06.2017 N 03-01-15/37692, от 19.05.2017 N 03-01-15/30616, от 04.04.2017 N 03-01-15/19821, от 25.01.2017 N 03-01-15/3482, ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@ вместе с письмом Минфина России от 16.09.2016 N 03-01-15/54413):
- КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ";
- КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию";
- КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";
- КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";
- КМ-5 "Журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста";
- КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";
- КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации";
- КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";
- КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".
Теперь вся информация хранится в фискальном накопителе и передается оператору фискальных данных.
Остальные кассовые документы, не относящиеся напрямую к работе с кассовым аппаратом, оформляют в привычном порядке в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88):
- N КО-1 "Приходный кассовый ордер" (по приходному ордеру в конце смены кассир ККТ сдает главному кассиру выручку и разменные деньги);
- N КО-2 "Расходный кассовый ордер" (по расходному ордеру в начале смены главный кассир выдает кассиру ККТ разменные деньги);
- N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
- N КО-4 "Кассовая книга" (в кассовой книге фиксируют все приходные и расходные ордера);
- N КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (в книге учета отражают передачу наличных денег между старшим (главным) кассиром и кассирами ККТ в течение рабочего дня).
Кассовые чеки
Кассовый чек - это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета с покупателем (см. также письмоМинфина России от 27.04.2017 N 03-01-15/25765).
Кассовый чек на получение средств от покупателя должен содержать признак расчета "Приход" (п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, таблица 4 приложения 2 к приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ (далее - Приказ N ММВ-7-20/229@).
При оплате клиентом покупки одновременно и наличными, и банковской картой выдается один кассовый чек. В этом случае в чеке должны фигурировать две формы расчетов: "оплата наличными деньгами" и "оплата в безналичном порядке", а также относящиеся к ним суммы (п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, таблица 19 приложения 2 к Приказу N ММВ-7-20/229@).
В случае предоставления покупателем до момента расчета мобильного номера либо адреса электронной почты кассир отправляет чек в электронной форме на указанный телефон или адрес (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, письмо Минфина России от 25.05.2017 N 03-01-15/32268). Кассир вправе послать покупателю не сам электронный чек, а сведения о нем в электронной форме и название сайта, где такой чек можно бесплатно получить (п. 3 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, письмо Минфина России от 20.12.2016 N 03-01-15/76182). Зачастую эту функцию выполняют операторы фискальных данных. Кассиру остается только узнать и ввести при оформлении платежа номер телефона или адрес почты клиента.
Кассовый чек, направленный покупателю в электронной форме, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, письма Минфина России от 21.04.2017 N 03-01-15/24307 и от 10.04.2017 N 03-01-15/21286).
Если покупатель до момента расчета не предоставит продавцу номер телефона либо адрес электронной почты, то продавец обязан выдать ему бумажный кассовый чек (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Примечание.
В отдаленных от сетей связи местностях, прописанных в утвержденном местными властями перечне, кассовый чек выдается только на бумажном носителе (п. 7 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, письма Минфина России от 19.05.2017 N 03-01-15/31074 и от 14.04.2017 N 03-01-15/22582).
Ненаправление покупателю по его требованию кассового чека в электронной форме влечет административную ответственность (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ):
- должностных лиц в виде предупреждения или штрафа 2000 руб.;
- юридических лиц в виде предупреждения или штрафа 10 000 руб.
Вся информация о выданных чеках хранится как у налоговых органов, так и в фискальном накопителе кассового аппарата. Покупатель может проверить легальность чека через бесплатное мобильное приложение (см. письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-01-15/36876 и от 26.05.2017 N 03-01-15/32503), сосканировав QR-код (QR-код - двухмерный штриховой код (размером не менее 20 x 20 мм), содержащий в кодированном виде реквизиты проверки кассового чека (дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа) (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ)) либо введя реквизиты чека вручную. В случае установления некорректности чека имеется возможность через мобильное приложение сообщить о выявленном нарушении в ФНС России (см. письма Минфина России от 04.05.2017 N 03-01-15/27523, от 28.04.2017 N 03-01-15/26362, от 18.04.2017 N 03-01-15/23313).
Примечание.
В кассовом чеке должно содержаться наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты) (п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, письмо ФНС России от 22.02.2017 N ЕД-4-20/3420@). При этом законодательство не содержит положений, конкретизирующих требования к данному реквизиту в зависимости от вида и ассортимента товаров (работ, услуг) (см. письма Минфина России от 09.06.2017 N 03-01-15/36151 и от 24.05.2017 N 03-01-15/31942). По нашему мнению, это надо сделать так, чтобы можно было безошибочно идентифицировать товар/работу/услугу.
Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, ЕСХН, ЕНВД и ПСН (за исключением лиц, торгующих подакцизными товарами) вправе до 1 февраля 2021 года не печатать на чеке и не передавать в налоговую инспекцию данные о наименовании товара (услуги, работы) (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ (далее - Закон N 290-ФЗ), письмо Минфина России от 14.06.2017 N 03-01-15/37032).
Предварительная оплата (аванс)
В случае расчетов авансом (получения предоплаты) в кассовом чеке необходимо поставить один из предусмотренных способов расчета (таблица 28 приложения 2 к Приказу N ММВ-7-20/229@,письмо ФНС России от 11.11.2016 N АС-4-20/21345@):
- "Предоплата 100%" - полная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета;
- "Предоплата" - частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета;
- "Аванс" - аванс.
После конечного расчета выдают кассовый чек с формой расчета "Полный расчет" (таблица 28 приложения 2 к Приказу N ММВ-7-20/229@), при этом сумма ранее полученного аванса не отражается (письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-01-15/36865 и от 28.04.2017 N 03-01-15/26349).
Примечание.
Если в паспорте ККТ отсутствует реквизит "Аванс" (либо другой новый реквизит), то это означает, что на момент покупки указанный аппарат не поддерживал такую операцию. Решить эту проблему поможет перепрошивка программного обеспечения кассы. Если техподдержка вам отказала, то скорее всего необходимый софт еще не разработан и придется подождать. Учитывая количество пробелов в кассовой нормативке, перепрошивка будет производиться не единожды.
Если при получении предоплаты объем и список товаров, работ, услуг невозможно определить, то на "авансовом" чеке указываются только фактически полученные деньги. При конечном расчете на кассовом чеке указывают фактически полученные денежные средства также без привязки к конкретным товарным позициям (см. письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-01-15/36865 и от 28.04.2017 N 03-01-15/26322).
Продажа в кредит
В случае осуществления расчетов кредитом в кассовом чеке проставляют один из следующих способов расчета (таблица 28 Приложения 2 к Приказу N ММВ-7-20/229@, письмо ФНС России от 11.11.2016 N АС-4-20/21345@:
- "ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ" - частичная оплата предмета расчета в момент его передачи с последующей оплатой в кредит;
- "ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ" - передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит;
- "ОПЛАТА КРЕДИТА" - оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита).
Однако в части 5 проекта методических рекомендаций ФНС*(1) приведен пример, исходя из которого следует, что алгоритм действия при продажах товаров с использованием кредитных средств иной.
При оплате за товар частично собственными наличными средствами, частично - кредитными:
- между клиентом и банком заключается договор на предоставление потребительского кредита на покупку товаров;
- одновременно с заключением кредитного договора, клиент подписывает поручение на перевод денежных средств на расчетный счет магазина за приобретение товара;
- клиент оплачивает товары: собственная наличка + кредитные средства.
Налоговики решили, что в этом случае пробивается кассовый чек со следующими данными:
- признак способа расчета - "Полный расчет";
- наименование предмета расчета - наименование приобретаемого товара;
- сумма расчета, указанного в чеке - показывают полную стоимость товара;
- сумма по чеку наличными - сумма собственных денежных средств;
- сумма по чеку безналичными - кредитные средства. При этом отдельный кассовый чек на кредит не выдается.
Продажа в рассрочку
Если говорить о рассрочках, то финансовые органы говорили, что в этом случае на кассовом чеке указывают "Аванс" и фактически полученные денежные средства (см. письмо Минфина России от 28.04.2017 N 03-01-15/26352). Между тем, в части 4 проекта методических рекомендаций ФНС*(1) есть пример, исходя из которого алгоритм действия при рассрочках следующий (показана оплата наличкой):
1) первичный расчет:
- признак способа расчета - "Частичный расчет и кредит";
- наименование предмета расчета - наименование приобретаемого товара;
- сумма расчета, указанного в чеке - показывают полную стоимость товара;
- сумма по чеку наличными - сумма оплаты;
- сумма по чеку постоплатой (кредит) - сумма рассрочки;
2) периодические платежи по рассрочке:
- признак способа расчета - "Оплата кредита";
- наименование предмета расчета - "Оплата кредита за" наименование приобретенного товара;
- сумма расчета, указанного в чеке - сумма оплачиваемой рассрочки.