Порядок и техника записей в учетные регистры. Виды учетных записей.

Учетные регистры, их сущность и значение. Виды и формы учетных регистров.

Учетные регистры - это таблицы специальной формы, при­способленные для регистрации хозяйственных операций, отра­женных в первичных документах, и их группировки по опреде­ленным признакам.

Учетные регистры предназначены для систематизации и на­копления информации, содержащейся в первичных документах, и последующего ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Регистр на любых носителях информации должен иметь название, период (начало и окончание) регистрации опера­ций, фамилии и подписи лиц, ответственных за его ведение.

Учетные регистры отличаются между собой по внешнему виду, назначению, по содержанию записей, по форме графле­ния и т.д. Поэтому возникает потребность в их классификации по различным признакам:

1) по внешнему виду (форме) учетные регистры делятся на:

♦ бухгалтерские книги - книги для учетных записей, в кото­рых все страницы сброшюрованы, пронумерованы и заключе­ны в переплет (кассовая книга, Главная книга);

♦ карточки - листы плотной бумаги определенного форма­та для учетных записей, хранящиеся в картотеке (инвентарные карточки, карточки складского учета материалов);

♦ ведомости - сводные листы различных форматов с нане­сенной типографским способом таблицей (журналы-ордера, расчетно-платежные ведомости, ведомости переоценки основ­ных средств);

2) по назначению (видам записей) учетные регистры делятся на:

♦ хронологические - предназначены для последовательной во времени записи операций, то есть по мере их осуществления (журнал регистрации хозяйственных операций, журнал регист­рации приходных и расходных кассовых ордеров);

♦ систематические - используются для систематической за­писи операций по определенным признакам исходя из их эконо­мического содержания в разрезе объектов учета (журналы-ор­дера, ведомости по синтетическим и аналитическим счетам);

♦ комбинированные - хронологическая последовательность записей сочетается с их систематизацией в разрезе счетов (кас­совая книга);

3) по степени детализации (обобщения) информации учетные регистры делятся на:

♦ аналитические - содержат записи операций в разрезе ана­литических счетов (карточки складского учета);

♦ синтетические - содержат записи в разрезе синтетичес­ких счетов и субсчетов (Главная книга, оборотная ведомость по счетам, мемориальные ордера, журналы-ордера, ведомости синтетического учета);

♦ комбинированные (комплексные) - сочетают в себе одновре­менно записи в разрезе аналитических и синтетических счетов, когда записи по последним получают на основе суммирования данных аналитического учета (журналы-ордера № 6, 7, 8);

4) по продолжительности ведения учетные регистры делятся на:

♦ открываемые на год (Главная книга);

♦ открываемые на квартал (журналы-ордера);

♦ открываемые на месяц;

5) по степени унификации учетные регистры делятся на:

♦ типовые - разрабатываются централизованно, обеспечи­вают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйс­твенных операций, обязательны для применения всеми органи­зациями;

♦ отраслевые - разрабатываются соответствующими ми­нистерствами и ведомствами на основе типовых регистров, предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для организаций той или иной отрасли народного хозяйства;

♦ специализированные - разрабатываются при отсутствии типовых регистров самими организациями для отражения спе­цифичной информации о финансово-хозяйственной деятель­ности.

Содержание учетных регистров бухгалтерского учета явля­ется коммерческой тайной организации.

Порядок и техника записей в учетные регистры. Виды учетных записей.

Выбор вида записей в учетных регистрах зависит от отрас­левой особенности и размера предприятия, вида и формы уче­та. Однако любая техника ведения учетных регистров основы­вается на принципе двойной записи хозяйственной операции. Запись хозяйственных операций в учетные регистры на основа­нии первичных документов называется разноской операции.

По технике ведения записи могут быть:

♦ ручные - выполняются вручную ручкой или на пишущей машинке;

♦ машинные - выполняются с использованием электронных вычислительных средств и выдаются в виде распечатки на при­нтер и другие устройства вывода.

По числу одновременно получаемых копий (оттисков) разли­чают:

♦ простые (однократные) записи - позволяют получить единственный экземпляр регистра (записи в журналах-ордерах и Главной книге);

♦ копировальные (многократные) записи - позволяют полу­чить несколько экземпляров регистров (записи в кассовой книге).

К учетным записям предъявляют требования: документаль­ности, своевременности, краткости, точности и ясности.

Выделяют два способа ведения записей в учетных регистрах: 1) линейно-позиционный - дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию - основной группировочный показа­тель (синтетический и аналитический счета, заказ, фамилия), и все последующие записи, относящиеся к данному показате­лю, записываются по одной строке в разных графах (колонках) (журнал-ордер 6,7). Обеспечивает наблюдение за своевремен­ным истребованием и погашением кредиторской задолженности;

2) шахматный - хозяйственная операция записывается лишь один раз и отражается одновременно по дебету и кредиту соот­ветствующих счетов (журнал-ордер 1,2). Позволяет установить корреспонденцию счетов, раскрыть характер хозяйственной операции. Использование этого способа сокращает объем учет­ных работ, повышает их качество.