Рисунок 1.1. Процесс функционирования организации
Все вышеперечисленное составляет среду, в которой функционирует организация.
Среда – это совокупность объективных условий, в которых осуществляется деятельность организации.
Различают внутреннюю и внешнюю среду организации.
Внутренняя среда организации
Внутренняя среда - ситуационные факторы внутри организации, т.е. те условия, которые поддаются регулированию со стороны организации в процессе внутрифирменного планирования и управления.
Внутренняя среда определяет характер и успешность деятельности организации.
К факторам внутренней среды относят:
· цель – это конечный результат, которого стремится достичь организация;
· задача – определенная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки;
· структура – логическое соотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации;
· технология – средство преобразования сырья в искомые продукты и услуги;
· персонал (люди) – совокупность всех человеческих ресурсов, которыми располагает организация на данный момент времени.
Работа персонала в организации должна строиться на основе организационной культуры - совокупности норм и правил, которым подчиняются сотрудники, решая поставленные перед ними задачи.
Все внутренние факторы находятся в тесной взаимосвязи и взаимозависимости. Изменение одного из них в определенной степени влияет на все другие.
технология
Организация
цели
структура
люди
задачи
Рисунок 2.2. Взаимосвязь внутренних факторов
Внешняя среда организации
Внешняя среда – это совокупность факторов окружающей среды, воздействующих на организацию.
Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее жизнедеятельности, внутреннего потенциала на должном уровне. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает.
Взаимодействие организации с внешней средой обеспечивает возможность существования, жизнедеятельность организации, внутренний потенциал на должном уровне, а также ее устойчивость, т. е. способность устранять возникающие отклонения и достигать поставленных целей после оказываемых на нее возмущающих воздействий.
Организация должна получать из внешней среды необходимое оптимальное количество качественной информации. Стремление не тратить много сил и средств на сбор и обработку информации таит в себе опасность неполного учета важных индикаторов развития, а это, в свою очередь, ограничивает возможности своевременного решения проблем в области политики организации. Чрезмерное же количество информации вызывает увеличение затрат на получение информации, создает трудности в ее обработке.
Факторы внешней среды оказывают влияние на деятельность фирмы, поэтому организация должна эффективно реагировать и приспосабливаться к происходящим изменениям, для того чтобы выжить и достичь намеченных целей.
Сущность окружающей среды и характер ее влияния на управление организацией отображен на схеме:
Внешняя среда
Косвенного воздействия
Политика
Экономика
Внешняя среда
Прямого воздействия
Социально-культурные факторы
Международные события
Поставщики
Потребители
Конкуренты
Профсоюзы
Законы и государственные органы
Научно-технический прогресс
Природно-географические условия
Рисунок 2.2. Факторы окружающей среды организации
Все факторы внешней среды разделяют на 2 основные группы:
1. факторы прямого воздействия (микросреда) – факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации. К ним относятся:
· потребители (покупатели);
· поставщики материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
· конкуренты;
· законы и государственные органы;
· профсоюзы.
2. факторы косвенного воздействия (макросреда) – факторы, которые могут не оказывать немедленного воздействия на организацию, но впоследствии скажутся на ее деятельности. К ним относятся:
· состояние экономики (уровень цен, инфляции, банковская политика и т.д.);
· политика (политическая стабильность);
· научно-технический прогресс;
· социально-культурные факторы (традиции, культурные ценности);
· международные события (таможенная политика, экспорт, импорт);
· природно-географические факторы (климатические условия, доступность сырья, экологическая обстановка).
Внешняя среда характеризуется следующими признаками:
1. взаимосвязь факторов - изменение одного из факторов влечет за собой изменение другого фактора;
2. сложность – степень одновременного воздействия тех или иных факторов на функционирование организации;
3. подвижность – скорость изменения факторов окружающей среды;
4. неопределенность – недостаточность информации о факторах.
3. Взаимодействие факторов окружающей среды
Организация зависит от взаимообмена ресурсов и результатов деятельности с внешним миром. При управлении необходимо учитывать внешнее окружение и его изменения для того, чтобы адаптировать внутреннюю среду к этим изменениям. Изменения каких-либо внешних факторов неизбежно будут требовать внесения изменений во внутренней среде.
При анализе факторы окружающей среды разделяются на:
· контролируемые организацией (управляемые и направляемые ею) – факторы внутренней среды и факторы внешней среды прямого воздействия, т.к. эти факторы, вступая во взаимодействие с организацией, имеют встречное воздействие (но не контроль);
· неконтролируемые организацией (находящиеся за пределами ее властных полномочий) - факторы внешней среды косвенного воздействия, которые носят практически односторонний характер воздействия на организацию, ей лишь остается активно приспосабливаться к ним.
На основе информации об окружающей среде организация должна адаптировать к ней свою стратегию с учетом своих конкурентных преимуществ и целей развития.