Организационная структура предприятия представлена на рис. 1. Она жестко централизованна и состоит из отделов, возглавляемых директорами, которые подчиняются непосредственно генеральному директору предприятия. Отделы координируют работу обслуживающего персонала сдаваемых помещений. В процессе функционирования организации все отделы контактируют друг с другом.
Рис. 1. Организационная структура ООО «ТК Губернский».
|
 |
| |||
|
|
|
|
|
|
Офисы
Обеспечение предприятия хозяйственными товарами и материалами на текущий и капитальный ремонт осуществляется отделом закупок и частично другими отделами. Однако даже в условиях централизованной структуры управления оперативная бухгалтерская информация, необходимая для принятия решений по закупкам, отсутствует. Информация от отделов передается ежедекадно, т.е. с недельным опозданием, когда она лишается актуальности.
Решение о приобретении какого-либо имущества принимается комитетом по инвестициям, в состав которого входят руководитель предприятия, главный бухгалтер и руководитель того отдела, которому предназначается новое основное средство. Рассмотрение вопроса об осуществлении инвестиций в основное средство (на сумму свыше рублевого эквивалента 2000 долд. США) осуществляется комитетом по инвестициям исходя из соответствующих статей годового бюджета фирмы. Директорам отделов предоставляется лишь право самостоятельного приобретения малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Бухгалтерская служба предприятия представлена четырьмя группами учета (Табл..1), которые обрабатывают поступающую финансовую информацию и взаимодействуют с другими отделами предприятия. В настоящее время ООО «ТК Губернский» применяет централизованную систему бухгалтерского учета, используя компьютерную программу 1С Предприятие, версию 6.1 в соответствии с законодательством и заявленной учетной политикой. Ранее система была децентрализована и велась без использования специальных бухгалтерских программ, за исключением участков учета заработной платы и основных средств, что облегчало работу лишь на этих участках. Ввиду того, что бухгалтерский учет в разных отделах аренды достаточно сложен, его автоматизация позволила избежать авралов, имевшихся ранее при формировании отчетности. Изначально же программное обеспечение создавалось для ведения на предприятии финансового учета и составления достоверной финансовой отчетности. Действительно, существующая ныне система позволяет точно, быстро и экономично обобщать бухгалтерскую информацию в соответствии с действующим законодательством и представлять ее заинтересованным внешним пользователям. Однако она не приспособлена для решения задач по оценке деятельности отдельных сегментов бизнеса (отделов) и координации их деятельности.
Таблица 1. Структура бухгалтерии ООО «ТК Губернский».
| Должность | Функции |
| Главный бухгалтер | Общий контроль. Направление использования валютных и рублевых денежных средств. |
| Ведущий специалист по налогам | Составление бухгалтерской отчетности. Контроль. |
| Банковская группа | |
| Старший бухгалтер | Веление счета корпоративной карты. Оформление представительских расходов, выписка счетов-фактур, учет дебиторской задолженности. |
| Оператор | Подготовка и оформление платежных поручений. Поездки в банк. |
| Бухгалтер | Учет основных средств, материалов. Учет износа имущества и списания материалов. |
| Группа начисления заработной платы и учета наличных средств | |
| Старший бухгалтер | Контроль правильности расчета заработной платы. Проверка табелей. |
| Бухгалтер | Расчет заработной платы и пособий, подоходного налога и пенсионных взносов. Расчет отчислений с ФОТ по внебюджетным платежам и налогам. |
| Бухгалтер-кассир | Видение кассы предприятия, прием арендных платежей и перевод кассовых отчетов отделов в электронную форму. Работа с авансовыми отчетами, перевод их в электронную форму. Подготовка информации по статьям расходов из авансовых отчетов. |
| Арендная группа | |
| Ведущий специалист | Перевод отчетов в электронную форму. |
| Бухгалтер | Учет движения свободных помещений, заключение договоров на аренду. |
| Бухгалтер | Расчет и оформление пени за несвоевременную оплату аренды. |
В ООО «ТК Губернский» бухгалтерский учет осуществляется по общепринятой системе, в условиях единого счетного плана для ведения финансового и управленческого учета. Например, для покупки материалов из кассы выдаются денежные средства в подотчет (Дт 71 Кт 50), а затем купленные материалы приходуются соответственно авансовому отчету (Дт 10 Кт 71). Арендная плата, получаемая бухгалтером-кассиром (Дт 50 Кт 60.2) и накапливаемая в течение рабочего дня сдается в банк (Кт 50 Дт 51) с помощью инкассаторов. Таким образом, проводятся и представительские расходы, и расходы на ремонт сторонними организациями и т.д.