Доклад на тему: «Работоспособность человека в течении дня»;
Доклад на тему: «Способы контроля результатов деятельности менеджера»;
Доклад на тему: «Ортобиоз и его составляющие».
Самоменеджмент определяется как последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы для оптимального использования своего времени.
Основная цель самоменеджмента – максимально эффективно использовать собственные возможности для преодоления внешних обстоятельств как на работе, так и в быту.
Осуществляя основные управленческие функции, менеджер опирается на вполне определенные ресурсы - людей, финансы, сырье. В его распоряжении есть еще один уникальнейший ресурс - время. Менеджер живет и работает в трех временных измерениях - настоящем, прошедшем и будущем.
Перед менеджером всегда стоит дилемма - сделать работу самому либо делегировать ее другим лицам. Делегировать работу - значит дать задание кому-то другому, кто успешно справится с ним.
Делегировав работу подчиненным, менеджер более эффективно организует свое рабочее время. Если время неправильно организовано, то ни о какой эффективности не может быть и речи. Причем организация времени должна исходить из основных управленческих задач, которые состоят в следующем:
- коммуникативная деятельность (воспитание людей, их оценка, получение и передача информации, оказание влияния);
- стратегическое планирование и прогнозирование;
- оперативное управление производством.
Однако по времени реализации их на практике они различны. Самыми объемными по времени являются задачи, связанные с коммуникативной деятельностью. В связи с этим при организации своего рабочего времени менеджер должен отдавать ей приоритет.
Проблема недостатка времени - одна из самых существенных в работе менеджера. Для решения данной проблемы менеджеру необходимо правильно его распланировать.
Планирование призвано обеспечить оптимальное использование самого ценного достояния - времени, а именно: употребить имеющееся время для максимально плодотворной деятельности. Планирование дает менеджеру также большую уверенность в себе и в достижении успеха.
Планирование как функция самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.
Имеется несколько правил планирования личного времени.
1. Устанавливать соотношение (60:40), т.е. составлять план лишь на определенную часть (приблизительно на 60%) рабочего времени. Соответственно свое время рекомендуется распределять между двумя блоками:
а) 60% - запланированное время (запланированная активность);
б) 40% - рабочее непредвиденное время (непредвиденная активность) и спонтанное время (спонтанная активность).
2. Производить анализ видов деятельности и расхода времени, а также помех. Для этого рекомендуется документировать и анализировать, как и на что расходуется время.
3. Сводить задачи воедино - составлять планы действий. Перечислять все предстоящие в плановом периоде дела, делить их на долго-, средне- и краткосрочные.
4. Осуществлять реалистичное планирование, т.е. планировать лишь такой объем задач, с которым конкретно можно справиться.
5. Восполнять по возможности сразу допущенные потери времени.
6. Составлять свои временные планы в письменной форме, что позволяет всегда иметь полный обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие.
7. Переносить несделанное, т.е. невыполненные задачи, которые предстоит выполнить, включать в план следующего периода.
8. Фиксировать в планах результаты или цели, а не действия. За счет этого активность направляется непосредственно на достижение целей и исключается внеплановая деятельность.
9. Устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на каждое дело ровно столько времени, сколько оно требует. Дело в том, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.
10. Устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Это, в частности, приучает к самодисциплине.
11. Устанавливать приоритеты, точно определять очередность выполнения каждого вида работ.
12. Избавляться от «тирании» спешности. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, однако именно оно занимает часто большую часть времени.
13. Делегировать дела, для этого устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую - перепоручить.
14. Оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел.
15. Постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя.
16. Планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например, для проработки материалов, для размышлений и т.д.
17. Резервировать продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы).
18. Использовать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации.
19. Планировать выполнение рутинных функций, например, чтение месячных отчетов и т.д.
20. Следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени, ограничиваться при этом только самым необходимым.
21. При планировании мыслить альтернативно - по принципу «всегда есть другой, лучший путь».
22. Вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.
23. Согласовывать свои временные планы с планами других людей.
Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.
Любое планирование не имеет смысла, если четко не контролировать выполнение данного плана.
Контроль за выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано. Благодаря контролю результатов «не теряются» несделанные дела. Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд, противодействовать помехам внутреннего или внешнего порядка, ограничиваться только самым существенным.
Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени.
Организация трудового процесса. Рабочий день менеджера целесообразно условно разделить на три части. Соответственно этому организационные принципы распорядка дня также можно разделить на три группы.
Правила начала дня
1. Начинать день следует с позитивным настроением, каждый день задавая себе вопросы:
— как этот день может приблизить меня к моим целям;
— что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости.
Необходимо также продумать следующие моменты:
— с кем сегодня необходимо встретиться;
— какие трудности и проблемы может уготовить этот день, как их преодолеть.
2. Хорошо позавтракать и без спешки отправиться на работу.
3. Начинать работу по возможности в одно и то же время.
4. Пересмотреть свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочности задач, внести коррективы.
5. Вначале — ключевые задачи. Начинать работу следует с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных.
6. Приступать к делам без раскачки.
7. Согласовывать план дня с секретарем, который является важнейшим партнером в создании оптимальных условий для вашей деятельности. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня.
Правила основной части дня
1. Экономьте свое собственное рабочее время за счет хорошей подготовки к работе и оптимального планирования.
2. Старайтесь, обговаривая сроки, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты.
3. На каждом предприятии возникают непредвиденные ситуации, дополнительные неотложные проблемы.
4. Избегайте незапланированных импульсивных действий.
5. Делайте регулярно (после одного часа работы) короткие паузы (не более 10 минут), соблюдайте размеренный темп.
6. Небольшие однородные задачи целесообразно выполнять сериями.
7. Отвлечение от основной задачи отнимает немало времени, поскольку при возвращении к ней приходится вновь повторять уже проделанное однажды. Поэтому старайтесь начатое доводить до конца.
8. Старайтесь рационально использовать незапланированные промежутки времени, образующиеся от ожиданий.
9. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода.
10. Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного (или закрытого) часа, в течение которого вам никто не может помешать.
11. Установите время для себя (один час). Занесите это время в свой план дня. Используйте его для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например, для повышения своей квалификации.
12. Контролируйте время и планы.
Правила завершения рабочего дня
1. Контроль за результатами и самоконтроль, т.е. сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
2. Составление плана на следующий день.
3. Домой - с хорошим настроением.
4. Каждый день должен иметь свою кульминацию.
Эти правила должны послужить импульсом для составления распорядка дня, хотя они носят рекомендательный характер. Оцените отдельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их использовать, найдите свой личный стиль.
Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков. Исходя из специфики своей работы и личных качеств нужно подходить к совершенствованию своей техники труда как к непрерывному процессу и быть готовым к тому, чтобы постоянно воспринимать все новые побудительные импульсы и интегрировать их в свой персональный рабочий стиль.
Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на важном и существенном. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя.
Информация и коммуникации. Эта функция самоменеджмента является важным связующим звеном между другими функциями. Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления и общественных отношений.
Методы рационального чтения группируются в зависимости от того, используются они до, во время или после процесса чтения. Следующие вспомогательные вопросы могут способствовать тому, чтобы чтение воспринималось как рациональный процесс:
— что я должен прочитать;
— что я хочу прочитать;
— что я хочу в связи с этим предпринять;
— что можно прочитать позднее;
— что мне вообще не нужно читать.
Необходимо относиться оптимально к своему времени, действуя по схеме:
1) просеивать имеющийся материал для чтения, прежде чем обрабатывать его;
2) собирать небольшие тексты в рабочие блоки для серийной обработки и резервировать в недельном плане время для их прочтения.
Если вы приняли решение более подробно ознакомиться с определенным текстом, то можно руководствоваться следующими методами во время чтения:
- ориентирующее чтение - это первое восприятие содержания, определение того, что ожидает читателя, и надо ли обрабатывать данный текст;
- изучающее чтение - при этом методе следует найти самую существенную информацию в тексте;
- обобщающее чтение, т.е. обобщение содержания и критическая оценка прочитанного материала.
Чтобы ускорить чтение, необходимо:
— избавление от вредных привычек и отвлекающих факторов;
— совершенствование методики чтения.
Следует заметить, что имеется несколько факторов, мешающих быстрому чтению:
— чтение по буквам или по слогам;
— внутреннее проговаривание читаемого;
— возвращение к прочитанным в тексте местам;
— слежение пальцем или карандашом;
— движения головой (вместо слежения глазами);
— позы, неудобные для чтения;
— внешние факторы, такие, как слабое освещение, отвлекающие моменты, шум и т.п.
Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они поглощают наибольшее количество времени руководителей (до 80%), причем с отрывом от остальной работы.
Причины, по которым на совещаниях впустую тратится много времени и средств, состоят в том, что многие из них неудовлетворительно готовятся, неумело проводятся и подытоживаются. В ряде случаев они длятся слишком долго, бывают совершенно ненужными.
При принятии решения о проведении совещания необходимо уточнить его цели, повестку дня; очертить круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись; выбрать дату и время его проведения (с учетом доступности для участников и возможности им подготовиться). Кроме того, выбрать подходящее для целей совещания помещение, в котором никто не будет мешать, и позаботиться о необходимых средствах наглядной информации.
Приглашения следует рассылать, по крайней мере, за неделю до совещания. При этом необходимо проинформировать как можно конкретнее участников о времени, темах и целях совещания. Следует также подумать: нужно ли вам лично как руководителю принимать участие в совещании. Возможно, ограничить продолжительность своего участия в нем временем, которое требуется для вашего выступления.
Совещание следует начинать точно вовремя, а также согласовывать с участниками правила совместной работы, в том числе об ограничении времени выступлений, о порядке принятия решений и т.п.
Телефон является одним из самых эффективных средств экономии времени, в то же время наиболее частым источником помех в работе, поглотителем времени (парадокс телефона). Обладает он для вас тем или иным свойством, зависит от того, насколько рационально вы его используете.
Имеется несколько конкретных советов по ведению телефонных разговоров:
1) необходимо быть кратким, сводить фазу контакта до минимума;
2) сначала сообщайте партнеру, о чем идет речь, и только затем объясняйте причины и подробности;
3) не прерывайте разговор по той причине, что по другому аппарату поступает важный звонок;
4) избегайте параллельных разговоров с сотрудниками;
5) в конце длинного разговора кратко подведите итоги и перечислите меры, которые надо принять;
6) во время разговора записывайте важную информацию, с которой, возможно, следует ознакомить подчиненных и коллег;
7) следите, особенно при междугороднем разговоре, за продолжительностью беседы;
8) завершайте разговор, как только будет достигнута его цель;
9) вежливо завершайте беседу;
10) составляйте краткую запись каждого важного телефонного разговора.
Повышению эффективности работы менеджера способствует активное использование компьютера, программных продуктов, электронной почты, системы Internet. Эти средства позволяют быстрее находить оптимальные решения, оперативно получать и передавать информацию.
Важной функцией самоменеджмента является контроль за результатами, который служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса.
Контроль охватывает три задачи:
1) осмысление физического состояния (что достигнуто к моменту осуществления контроля);
2) сравнение запланированного с достигнутым (в какой степени достигнута поставленная цель);
3) корректировка по установленным отклонениям.
Одним из возможных вариантов контроля результатов выступает его оценка по пятибалльной системе с занесением отметки в дневник времени. Этим подчеркивается качество дня, его значение для личной жизни. Подведение итогов в конце дня способствует вашей концентрации на позитивных результатах.
Таким образом, рационализация личной работы менеджера позволяет повысить эффективность его деятельности, создает предпосылки для успешного руководства коллективом.