Одно из назначений компьютера состоит в том, чтобы избавить пользователя от повторения однообразных действий. Программа Word предлагает для этой цели возможность использования стилей и шаблонов.
Стили в Word 97 позволяют сохранять существующие форматы и применять их к другим текстам. Стиль может определять шрифт, его размер, начертание, тип выравнивания, расстояние между символами, абзацный отступ, маркеры и нумерацию, рамки и любой другой вид форматирования. Чтобы применить созданный стиль достаточно выбрать его из списка. Главное преимущество стилей состоит в том, что при изменении стиля автоматически меняется и оформленный с его помощью текст. Это намного проще, чем менять размер шрифта в многочисленных заголовках.
При создании нового документа Word список стилей задается по умолчанию. Для использования стиля щелкните на раскрывающей кнопке на панели Форматирование рядом с названием стиля «Обычный», и выберите применяемый стиль. Стиль можно выбрать до ввода текста или применить к выбранному тексту. Обратите внимание, что надписи в списке стилей выполнены в соответствующем стиле. Из-за этого список открывается довольно медленно.
Стилей, заданных по умолчанию, обычно недостаточно, но, к счастью, можно создать и новые стили. Сделать это просто. Отформатируйте абзац так, как нравится, щелкните на поле стилей, введите название стиля и нажмите клавишу ENTER. Для изменения стиля выделите абзац, оформленный с его помощью, и внесите необходимые изменения. Пока абзац выделен, щелкните на поле стилей на панели Форматирование и, не набирая названия стиля, нажмите клавишу ENTER. Откроется диалоговое окно, позволяющее переопределить текущий стиль, используя выделенный фрагмент как образец, или переопределить формат выделенного фрагмента, используя текущий стиль.
В диалоговом окне Переопределение стиля можно включить автоматическое обновление стилей в дальнейшем. Но лучше не устанавливать этот флажок, так как в противном случае при внесении изменений не выдается предупреждения.
Некоторые стили содержат интервалы до и после абзаца. Чтобы изменить величину интервала между абзацами в данном стиле, выделите абзац, дайте команду Формат ► Абзац и на вкладке Отступы и интервалы установите размер интервала перед и после. После таких изменений переопределите стиль.
Если стиль в дальнейшем будет применяться в других документах, добавьте его в шаблон Обычный, открываемый по умолчанию при создании документа. Для этого дайте команду Формат ► Стиль, выберите из списка нужный стиль и щелкните на кнопке Изменить. Установите флажок Добавить в шаблон. Теперь новый стиль будет всегда доступен при создании документа.
Для удаления стиля из шаблона Обычный выберите его в списке стилей и щелкните на кнопке Организатор – откроется диалоговое окно Организатор. Выберите один ли несколько стилей в списке B Normal.dot и щелкните на кнопке Удалить. Затем щелкните на кнопке Да. Чтобы удалить несколько стилей, щелкните на кнопке Да для всех. Для выхода из диалогового окна Организатор щелкните на кнопке Закрыть. Все документы, использующие удаленные стили, будут переформатированы, так что не следует удалять стили, применяемые в существующих документах.
Основой каждого документа является шаблон. Шаблон – это набор параметров форматирования, который доступен при создании нового документа. Обычный (стандартный) шаблон также содержит элементы автотекста, макросы, панели инструментов, меню и операции, присвоенные сочетаниям клавиш. Для облегчения работы Word 97 содержит дополнительные шаблоны предварительного форматирования документов, а также мастера шаблонов, которые помогут пройти этапы предварительного форматирования.
По команде Файл ► Создать из Word 97 или Создать документ Microsoft Office (из Главного меню Windows 9х) пользователю предоставляется набор шаблонов. Список шаблонов определяется при установке программы Word, но туда добавляются и новые шаблоны, созданные на компьютере. Шаблоны с расширением.wiz соответствуют мастерам. Выберите шаблон, чтобы увидеть его в окне предварительного просмотра. Для шаблонов, созданных другими пользователями, предварительный просмотр часто невозможен. После выбора шаблона щелкните на кнопке OK.
Шаблоны содержат подстановочные символы там, где можно вставить свой текст.
При сохранении документа, созданного с помощью шаблона, ему присваивают имя, как и любому другому документу. Чтобы использовать документ как шаблон для будущих документов или если документ с самого начала создается в качестве шаблона, щелкните на раскрывающей кнопке Тип файла в диалоговом окне Сохранение документа и выберите пункт Шаблон документа (*.dot).
Выбрав пункт Шаблон документа ('.dot), откройте папку Шаблоны. Можно выбрать категорию папки для хранения шаблона. Введите описательное имя шаблона в поле Имя файла и сохраните шаблон. Теперь шаблон появится в диалоговом окне Файл ► Создать в какой-то из категорий или на вкладке Общие.
В современном мире очень важна возможность отправить факс, не покидая дома. Телефонные линии на работе могут быть аналоговыми и цифровыми, но на цифровых линиях использовать факс-модем нельзя. Если компьютер связан со всем миром при помощи факс-модема, отправить факс с помощью Мастера факсов не сложнее, чем напечатать документ. Для вызова Мастера факсов дайте команду Файл ► Создать, откройте вкладку Письма и факсы и дважды щелкните на значке Мастер факсов. Если документ, отправляемый по факсу, уже, создан, можно открыть Мастера факсов командой Файл ► Отправить ► Факс. Работа мастера включает шесть шагов, необходимых для отправки факса. Для перехода от одного шага к другому пользуйтесь кнопкой Далее. Программа Microsoft Fax входит в пакет Microsoft Office 97. Для отправки факсов можно использовать и другие программы, установленные на компьютере. Убедитесь, что введен правильный номер телефона и международный или междугородный код. По окончании последнего этапа мастер заканчивает работу и открывает титульную страницу факса, на которую можно ввести необходимую информацию.
Когда факс готов к отправке, щелкните на кнопке Отправить факс сейчас на специальной панели управления. Если модем не работает или при отправке произошла ошибка, проверьте факс-модем и соответствующее программное обеспечение.
Схема документа.
Для многих план – это та ужасная вещь, которую учитель требует обязательно представить при написании сочинения в школе. В Word 97 все гораздо проще. Использование стилей заголовков позволяет легко увидеть тематику основных разделов документа, не пролистывая страниц за страницей. Можно легко изменять отображаемый уровень глубины заголовков и схему документа, чтобы использовать ее в качестве реферата.
Схему документа Word 97, то есть необходимые заголовки, создают в режиме структуры. Ввод текста осуществляют позже в обычном режиме или в режиме разметки. При создании документа щелкните на кнопке Режим структуры а горизонтальной полосе прокрутки. Под панелью Форматирование появится панель Структура.
Стиль, заданный по умолчанию – Заголовок 1. Введите первый заголовок и нажмите клавишу ENTER. Можно сначала ввести все заголовки первого уровня, а затем заголовки более низкого уровня или вводите заголовки разных уровней в естественном порядке. Стиль Заголовок 1 соответствует не первому заголовку, а заголовку первого уровня. В документе может быть несколько заголовков первого уровня. Для перехода к заголовку второго уровня, например Заголовок 2, нажмите клавишу TAB. Существует девять уровней заголовков. Чтобы перейти к заголовку более высокого уровня, нажмите комбинацию клавиш SHIFT + TAB.
Чтобы изменить уровень заголовка, выделите его так же, как обычную строку. Установите указатель на символ структуры (значок «плюс», «минус» или «квадратик»), расположенный перед заголовком. Когда появится указатель со стрелками, щелкните на символе структуры. Знак «плюс» перед заголовком означает, что в разделе есть подзаголовки. Перетащите выделенный текст вправо: или влево для повышения (соответственно, понижения) уровня заголовка. Можно также щелкнуть на кнопках Повысить уровень или Понизить уровень, расположенных на панели Структура. Понизить уровень до обычного текста можно щелчком на кнопке Понизить до обычного текста.
После создания структуры документа можно отобразить любые необходимые уровни. Щелкните на одной из семи кнопок Показать заголовки на панели Структура. В действительности все заголовки более низких уровней оказываются то заголовки четвертого и последующих уровней, а также обычный текст не отображаются.
Если какие-то уровни не отображаются, зубчатая линия подчеркивания указывает на наличие крытых уровней. Для полного раскрытия структуры и показа всех уровней щелкните на кнопке Все заголовки.
Чтобы сосредоточить внимание на отдельном пункте, сверните все более низкие уровни и разверните только нужный раздел. Щелкните на кнопке Показать заголовок 1 – свернутся все заголовки более низкого уровня. Переместите указатель мыши на левое поле и выделите нужный заголовок. Для разворачивания вложенных уровней щелкните на кнопке Развернуть или дважды щелкните на значке «+» перед заголовком. Для свертывания уровня щелкните на кнопке Свернуть или опять-таки дважды щелкните на значке «+» перед заголовком.
Очень полезна возможность распечатки структуры или ее части. Сверните или разверните структуру так, чтобы отображались только те пункты, которые надо распечатать, и щелкните на кнопке Печать. В режиме предварительного просмотра отображается весь документ, однако распечатаны будут только развернутые разделы и заголовки.
После создания структуры переключитесь в обычный режим или в режим разметки и введите под заголовками обычный текст. Для этого щелкните на правом краю заголовка, нажмите клавишу ENTER и набирайте текст. Если план оказался неудачным, в любой момент можно переключиться в режим структуры и внести изменения.
Word 97 содержит средство, называемое схема документа. Оно позволяет относительно просто работать с длинными документами в любом режиме просмотра. Дайте команду Вид ► Схема документа – откроется окно, содержащее все заголовки. Для перехода к любому разделу достаточно щелкнуть кнопкой мыши на его заголовке. В отличие от режима структуры схема документа не влияет на печать, и ее нельзя использовать для печати части документа.
Структуру документа можно использовать для выделения разделов документа и их перемещения в другое место документа. В режиме структуры щелкните на значке «+» перед заголовком и перетащите его в новое положение. Горизонтальная линия покажет новое положение раздела.
Можно также пользоваться кнопками Переместить вверх или Переместить вниз, расположенными на панели Структура. Щелкните на выбранной кнопке нужное число раз, чтобы раздел переместился в заданное место. Таким образом очень легко исказить документ, поэтому имеет смысл перед грандиозными перестановками его сохранить.
Управление данными.
Программа Word – это больше чем текстовый процессор, это инструмент для управления информацией. С его помощью можно вводить, сортировать и искать данные: имена, адреса и всевозможные объекты. Можно объединять списки данных с другими документами Word, печатать почтовые наклейки, конверты и бланки писем, Способность хранить списки, например ленов группы или клуба, и каталоги видеофильмов, компакт-дисков и книг, открывает безграничные возможности. С помощью Word можно использовать данные:
• из файла, созданного с помощью Word;
• из файла, созданного с помощью других приложений Microsoft Office;
• из внешнего файла, созданного другими приложениями.
Файл, который содержит информационный список, называется источником данных. Можно легко отсортировать информацию из источника данных или использовать его для создания почтовых наклеек или конвертов. Создайте основной документ, который связан с информацией из источника данных.
Теперь можно объединить основной документ с источником данных при создании писем, почтовых наклеек или других документов.
Мастер слияния позволяет создавать источники данных и выполнять слияние документов. Для создания нового источника данных с помощью Мастера слияния дайте команду Сервис ► Слияние – откроется диалоговое окно Слияние. Щелкните на кнопке Создать и выберите тип создаваемого основного документа слияния. Хотя Word предложит задать тип документа, выбор на этом этапе не помешает в дальнейшем определить иной тип.
После выбора типа основного документа Word запросит, использовать ли для этого активное окно или новый документ.
Если открытый документ является бланком или если для слияния открыт сохраненный ранее документ, щелкните на кнопке Активное окно, если же открыт другой документ, щелкните на кнопке Создать основной документ.
Щелкните на кнопке Получить данные и выберите из раскрывающегося списка пункт Создать источник данных. Откроется диалоговое окно Создание источника данных. В нем представлен список имен полей (категорий данных), используемых в документах слияния. Найдите в списке имена полей, которые будут использоваться.
Имена полей должны удовлетворять перечисленным ниже условиям.
• Имя поля по длине не должно превышать 40 символов, при этом, чем оно короче, тем проще на него ссылаться.
• Каждое имя поля должно быть уникальным. В источнике данных не должно быть двух полей, имеющих одно и то же имя.
• Имена полей не могут содержать пробелов и должны начинаться с буквы, а не с цифры. Можно использовать символ подчеркивания для разделения слов, но лучше отказаться от пробелов и символов подчеркивания и начинать слова с прописной буквы, например НазваниеУлицы или ДеньРождения.
• Имена полей не должны содержать специальных символов: точки, запятой, точки с запятой, косой черты и обратной косой черты.
Давайте подумаем, как будет использоваться источник данных. Если для имени и фамилии используется только поле «Имя », начать письмо со слов «Уважаемый Александр » не удастся. При использовании полей Имя и Фамилия появится возможность вставить в документ только имя. Если же необходимо формальное письмо с обращением Уважаемый господин Синцов, включите в поле Обращение выражения «господин, госпожа, мистер» и так далее.
Адреса необходимо разделять на НазваниеУлицы, Город, Область, ПочтовыйИндекс. Тогда при печати почтовых наклеек можно будет провести сортировку по почтовому индексу или распечатать письма только для клиентов из Оренбурга.
Источник данных может использоваться неоднократно. Объединение полей в одно занимает совсем немного времени. Поле всегда можно снова разделить на несколько полей, если это потребуется в другой задаче.
По умолчанию все имена полей из списка включаются в источник данных. Для удаления поля из списка выберите его и щелкните на кнопке Удалить поле. Чтобы добавить поле в список, введите его имя в поле Поле и щелкните на кнопке Добавить поле. Если имя поле неверно (например, при наличии пробелов или при совпадении с уже существующим именем), кнопка Добавить поле оказывается пригашена, что сигнализирует о неправильном вводе имени.
Для изменения порядка полей пользуйтесь кнопками со стрелками. Если запись вводится из бланка или списка, расставьте имена полей в источниках данных в том же порядке, что и в бланке или списке. Данные вводятся быстрее, если их не приходится разыскивать по всей странице. С этой же точки зрения лучше добавить несколько коротких ненужных полей, чем запоминать, что при вводе данных надо что-то пропустить.
После ввода или перемещения имен полей щелкните на кнопке OK. Теперь надо сохранить файл источника данных. Затем Word напомнит, что в файле нет записей и спросит, должен ли редактироваться источник данных или основной документ. Теперь можно вводить информацию в файл источника данных, щелкнув на кнопке Правка источника данных.
Щелкните на кнопке Правка источника данных – откроется диалоговое окно Форма данных. Введите информацию для каждого поля первой записи. Используйте клавишу TAB для перехода к следующему полю и клавишу ENTER для окончания ввода записи.
Перед вводом второй записи щелкните на кнопке Добавить. Добавлять записи можно в любое время, поэтому не обязательно сразу же вводить всю информацию о тысячах сотрудников предприятия. Можно просмотреть записи, щелкнув на кнопке Источник. Word представляет документ в виде таблицы.
Когда открыт файл источника данных, Word автоматически отображает панель База данных. На этой панели доступны инструменты управлении источником данных. Можно вводить новые записи, редактировать или удалять их.
Для добавления новой записи в конец источника щелкните на кнопке Добавить запись на панели База данных. Для удаления записи установите курсор на удаляемой записи и щелкните на кнопке Удалить запись на панели База данных. Будьте осторожны, чтобы не удалить первую строку с именами полей. Если такое произойдет, придется создать ее заново. Для сохранения записей сохраните файл источника данных.
Чтобы добавить, удалить или переименовать поля в источнике данных, щелкните на кнопке Управление полями – откроется диалоговое окно Управление полями. Если предпочтительней вводить или просматривать записи с помощью формы данных, откройте диалоговое окно Форма данных.
Можно упорядочить источник данных, проведя сортировку по любому полю: фамилии, почтовому индексу или другим полям. Записи сортируют по возрастанию (от А до Я и от 0 до 9) или по убыванию (от Я до А и от 9 до О). Для сортировки записи в источнике данных установите курсор в нужный столбец. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Эти кнопки находятся на панели База данных.
В текстовом процессоре Word можно отсортировать любые списки, а не только записи в источнике данных. Например, можно сортировать таблицы, маркированные списки и даже обычные абзацы. Сначала выделите объект сортировки. Дайте команду Таблица ► Сортировка – откроется диалоговое окно Сортировка текста.
Если выделена таблица или источник данных, в раскрывающемся списке Сортировать отображается список имен полей, основанный на первой строке таблицы. Если выбран маркированный список или абзацы текста, в списке Сортировать отображаются только пункты Абзацы и Поле 1. Выберите пункт Абзацы для сортировки по первому слову в каждом абзаце или Поле 1 – для сортировки по первому полю или столбцу таблицы. Укажите, являются ли сортируемые данные текстом, числами или датами и выберите порядок сортировки по возрастанию или убыванию. Если сортируются данные в таблице или источнике данных, можно задать до трех уровней сортировки. Необходимо также проверить, есть ли в таблице строка заголовков. Введя все условия сортировки, щелкните на кнопке OK для ее выполнения.