Сортировка данных в списке





Лабораторная работа № 4

СОРТИРОВКА ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL

Краткие теоретические сведения

Понятие о списке (базе данных Microsoft Excel)

Электронные таблицы Microsoft Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Microsoft Excel (рис. 4.1) и используют соответствующую терминологию: строка списка называется записью, а столбец – полем базы данных.

Рис. 4.1. Структурные элементы списка
(базы данных Microsoft Excel)

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь диапазон ячеек с данными называют областью данных.

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные. При выполнении команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи) будет выделен темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, последнюю нужно выделить вручную с помощью мыши.

Microsoft Excel предоставляет возможность для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в Microsoft Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query, вызываемой командой Данные ► Импорт внешних данных ► Создать запрос… Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.

Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой электронной таблицы и выполняется командой Данные ► Сортировка… с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочение данных. Сортировка осуществляется на том же рабочем листе, на котором находятся данные. Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, доступные из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.

В Microsoft Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (рис. 4.2).

Сначала осуществляется сортировка в столбце первого уровня (столбец выбирается из списка на панели Сортировать по). Затем сортируются одинаковые записи столбца первого уровня по столбцу второго уровня (столбец выбирается из списка на панели Затем по). В последнюю очередь сортируются одинаковые записи столбца второго уровня по столбцу третьего уровня (столбец выбирается из списка на панели В последнюю очередь, по).

На тех же панелях с помощью переключателей устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастаниюилипо убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом – от меньшего к большему (для чисел), в алфавитном порядке (для текстовых значений) или в хронологическом порядке (для дат), но при этом имеет место следующая последовательность: числа, даты, текстовые значения, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию выполняется в обратном порядке, за исключением пустых ячеек, которые располагаются в конце списка.

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области сортировки. Для этого либо не следует выделять область имен полей перед выполнением команды Данные ► Сортировка…, либо (если они были выделены) установить переключатель на панели Идентифицировать поля по диалогового окна Сортировка диапазонав положение подписям (первая строка диапазона).

Нажатие кнопки Параметры… в диалоговом окне Сортировка диапазона приводит к открытию диалогового окна Параметры сортировки (рис. 4.3), в котором задаются дополнительные параметры сортировки:

порядок сортировки (обычный или нестандартный), выбирается из списка Сортировка по первому ключу; для задания обычного порядка сортировки необходимо выбрать из списка значение Нет; любое другое значение из списка задает нестандартный порядок сортировки; кроме того, можно самостоятельно сформировать список, выполнив команду Сервис ► Параметры… главного меню и перейдя на вкладку Списки;

■ различать прописные и строчные буквы позволяет установка флажка Учитывать регистр;

■ сортировать по столбцам или по строкам позволяет переключатель Сортировать; если он установлен в положение строки диапазона, то будет проводиться сортировка по столбцам; если же установлен в положение столбцы диапазона – то по строкам.

После задания параметров сортировки в соответствии с рис. 4.2, 4.3 и ее выполнения список, представленный на рис. 4.1, примет следующий вид.

Рис. 4.4. Список после выполнения сортировки

Таблица 4.1





Читайте также:
Историческое сочинение по периоду истории с 1019-1054 г.: Все эти процессы связаны с деятельностью таких личностей, как...
Этапы развития человечества: В последние годы определенную известность приобрели попытки...
Основные направления модернизма: главной целью модернизма является создание...
История русского литературного языка: Русский литературный язык прошел сложный путь развития...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-16 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.023 с.