Задание 1. Составить устав организации (предприятия) любой организационно-правовой формы по вашему выбору. Оформить на уставе необходимые подписи и отметки.
Задание 2. Составить должностную инструкцию юриста предприятия. Оформить на должностной инструкции необходимые подписи и отметки.
Задание 3. Составить и оформить документ. Распоряжение начальника отдела о надбавках за выслугу лет к окладу в размере 20-30% специалистам отдела.
Задание 4. Составить и оформить документ. Указание о графике отпусков на 2012 год. Для составления графика отпусков предлагается составить списки работников с указанием срока предполагаемого ежегодного оплачиваемого отпуска в 2012 году. Передать составленные списки в отдел кадров до 1 июня.
Задание 5. Оформить приказ по основной деятельности.
Общество с ограниченной ответственностью «БАК»
Приказ
15.04.2010 N15
Константиновск
О создании рабочих секторов в Управлении производства и внедрения информационных систем
В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем приказываю: 1. Создать в Управлении шесть рабочих секторов: разработки программного обеспечения, сопровождения информационных систем, операторов обработки данных, обслуживания клиентов, технического обеспечения, документационного обеспечения управления. 2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Ю. С. Руденко подготовить проекты положений о рабочих секторах. 3. Начальнику отдела кадров В. В. Васильевой внести изменения в штатное расписание и укомплектовать штат рабочих секторов. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора А. С. Королеву.
Генеральный директор В. Я. Яковлев.
Тема: «Информационно-справочные документы»
Задание 1. Составить и оформить документ. Объяснительную записку о том, что сводный отчет за декабрь 2012 года не был представлен в указанные сроки в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием всех необходимых данных.
Задание 2. Оформить внутреннюю докладную записку.
Докладная записка
Директору ООО «Полимер» Савельеву И.К.
24.05.2010
О применении штрафных санкций
В адрес московского филиала ООО «Спецоснастка» согласно договору N2123 от 23.12. 2009 произведена отгрузка нашей продукции на сумму 1 560 380 рублей. В течение двух месяцев оплата на наш расчетный счет не поступила, несмотря на неоднократные письменные напоминания.
Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу ООО «Спецоснастка».
Зам. директора по финансовым вопросам И. И. Игнатов.
Задание 3. Оформить служебный акт.
Комитет по архитектуре и градостроительству города Москвы
Акт
Утверждаю Председатель комитета Н.Г.Шишкин 12.04.2010
12.04.2010 N 12
Передачи дел заведующим хозяйственной частью
Основание: приказ Председателя Комитета по архитектуре и градостроительству города Москвыот 09.04.2010.
Составлен комиссией: председатель- заместитель Председателя Комитета А.В. Фролов, члены комиссии: 1. Главный бухгалтер Л.А. Калинкина. 2. Бывший заведующий хозяйственной частью М. А Новиков. 3. Вновь назначенный заведующий хозяйством В.Б. Бобров. М.А. Новиков сдал, а В.Б. Бобров принял дела п о должности заведующего хозяйством.
В результате сдачи-приема дел установлено:
1.Инвентаризационная ведомость составлена по состоянию на 12.04.2010.
2. Представленные оборудование, инвентарь, мебель соответствуют инвентаризационным ведомостям.
3. В наличии имеются ведомости о списании инвентаря и мебели.
Акт составлен в 3 экз.:
1-й экз.- Председателю Комитета
2-й экз. - Главному бухгалтеру
3-й экз. - в дело N2 12.
Председатель комиссии Л.А.Калинкина
Члены комиссии М.А.Новиков, В.Б.Бобров.
Тема «Личные документы»
Задание 1. Составьте заявление на имя директора ПО «Слава» о приеме на работу И.А. Иванова на должность бухгалтера. Остальные данные укажите самостоятельно.
Задание 2. Составить резюме.
Задание 3. Составить автобиографию.
Задание 4. Составьте расписку в получении денежной суммы в размере 100 USD (под 2%) на срок 1 месяц.
Тема 2.3.
Организацияоперативногохранениядокументов Задание 1.
инструкция по выполнению задания
Изучите требования к формированию дел организации
Отчёт должен содержать: Таблицу Формирование дел, приказ о выдаче документа из дела, акт о выдаче документов из дела во временное пользование.
Время на выполнение практической работы: 2часа
Условия выполнения задания:
-Задание выполняется в кабинете Документационного обеспечения управления.
- Отчёт должен быть оформлен на ПК и распечатан.
Задание 1. Разместите документы в уже имеющиеся папки - дела, заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице. При необходимости заведите новое Дело.
Исходные данные:
На Вашем рабочем столе следующие документы:
1. Приказ директора колледжа о проведении профилактического ремонта швейного оборудования в мастерских;
2. Акт о списании ксерокса;
3. Письмо директору фирмы «Вилена» о размещении рекламы;
4. Письмо от поставщика офисной мебели фирмы «КорпусКом»;
5. Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;
6. Приказ о приеме нового сотрудника;
7. Приказ о командировании сотрудника на фирму «КорпусКом»
8. Протокол заседания Смета колледжа;
9. Договор о поставке офисной мебели фирмой «КорпусКом»»
10. Договор о предоставлении мест для производственной практики на фирме «Вилена»
11. Акт списания материалов для проведения семинара швейников
12. Приказ о создании службы документационного и информационного обеспечения управления
Таблица 1
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
| Заголовок дела | Наименование документа (из перечня) | Признаки группировки документов в дела |
| Приказы по основной деятельности | ||
| Протоколы заседаний Совета колледжа | ||
| Письма входящие | ||
| Письма исходящие | ||
| Приказы по личному составу | ||
| Договоры с поставщиками | ||
| Договоры с организациями о производственной практике | ||
| Первичные учётные документы и приложения к ним (акты о списании имущества и материалов) |
Задание 2. Составьте и оформите приказ о разрешении главному бухгалтеру колледжа выдать из дела «Коммерческие акты» акт приема выполненных работ по проведению Республиканского семинара швейников от 28.06.2013 № 5 по письменному запросу отдела бытового обслуживания Министерства экономики и развития Республики Коми.
Задание 3. Исправьте ошибки, допущенные при разработке трафарета акта о выдаче документальных материалов во временное пользование. Заполните акт.
АКТ №
о выдаче документов во временное пользование
Дата______________________
Наименование предприятия, выдавшего документ, и его адрес
Наименование предприятия (лица), получившего документ, и его адрес
для каких целей выдан документ_______________________________________________
Основание______________________
Срок возврата___________________
Выданы следующие документы
| № пп | Заголовок документа | Год | Количество листов | Примечание |
Всего выдается во временное пользование _______________________________________
(цифрами и в скобках прописью)
Выдал________________________________________ (Должность, подпись)
Принял_______________________________________ (Должность, подпись)
Основные сведения
Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего дела. Признаки группировки документов в дела:
• номинальный - указывает на вид документа;
• авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам планам указывают автора, например, «План работы заочного отделения»;
• предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «О чем документ?». В дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу. Например, «Переписка с фирмой «Север» о поставке комплектов вычислительной техники»;
• корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых получены документы. Этот признак используется при составлении заголовков дел с перепиской, например, «Переписка с фирмой «Заря»;
• хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле. В дело подшиваются документы одного делопроизводственного года, кроме дел «переходящих, то есть таких дел, в которых подшиваются документы за несколько лет. Например, «Личное дело» (его закрывают после увольнения лица, на которое оно заведено),
• географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона). Например, «Переписка с фирмами Сахалина о поставке рыбной продукции за 1999 год.
Во время исполнения документы должны храниться у исполнителя.
Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе ДОУ до передачи в архив организации.
Наиболее распространенный способ хранения дел - шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, дела располагаются на полках вертикально, на корешках каждого дела указывается индекс по номенклатуре дел. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. Нередко на корешках начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.
Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.
Если необходимо изъять из дела документ для временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный за формирование и хранение дел, ставит лист -заместитель. (См. Практическую работу «Формирование дел)
Если требуется выдать дело целиком заполняется карта - заместитель (См. Практическую работу «Формирование дел).
Карта - заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта - заместитель изымается.
После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости выдается дело целиком.
Выдача документов и дел в другие организации разрешается только руководителем организации. В этом случае составляется акт о выдаче дел или документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место выданного документа или дела, и хранят до возвращения. При возвращении акт уничтожают.
Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование и предприятия получившего документ.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело его заверенной копии.
Составить текст письма (запрос), используя модели ССК:
Краткое содержание: запрос предложения на запасные части.
Предмет сделки: поставка запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.
Просьба:
- выслать в адрес Автора письма предложение в 3-х экземплярах;
- указать: полное наименование, тип, технические характеристики, материал, цену и массу по каждой позиции спецификации;
- сроки и объем поставки в куб. метрах;
- отдельно стоимость упаковки и транспортировки.
Сообщить: более точную дату высылки предложения.
Пожелание: в случае, если не смогут разработать предложения, то сообщить об этом в минимальный срок.
Задание 2. Составить текст письма (оферта) с использованием моделей ССК
Краткое содержание: предложение на поставку стройматериалов.
Предшествующие события: по данному поводу был запрос заказчика и телефонный разговор.
Предложение: на 2000 год предлагается заключить контракт купли-продажи на поставку строительных материалов. Поставка в 1 квартале 2000 г.
Качество: товара будет соответствовать техническим условиям завода-изготовителя.
Условия: платежа и другие условия изложены в прилагаемом образце контракта.
Просьба: подтвердить предложение не позднее 20.10.99
Задание 3. Составить текст письма (претензия) от имени покупателя с использованием моделей ССК.
Основание: договор поставки от 14.02.1999 № 324-05
Предшествующие события:
партия 235 лакокрасочных материалов была отгружена поставщиком на судно “Керчь” по Договору.
Установлено: вся партия отгруженного товара не соответствует по качеству спецификациям, на основании которых был заключен Договор.
Обстоятельства: п.6 Договора дает право Покупателю отказаться от приемки этой партии товара.
Предложение: согласие принять отгруженный товар при условии предоставления Поставщиком скидки 10%.
Условия: для принятия решения Поставщику предоставляется 15 дней.
Задание 4. Составить текст письма (гарантия) с использованием
моделей ССК
Краткое содержание: оказание технической помощи.
Просьба:
- оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции;
- определить стоимость проектных работ;
- войти в договорные отношения.
Обстоятельства:
- уже ведется монтаж насосной станции;
- проектные работы нужно начать немедленно;
- работу необходимо произвести непосредственно на строительной площадке.
Гарантия: оплата работ со своего расчетного счета № …………….. в КБ Мегабанк г. Ростова-на-Дону.
Задание 5. Составить текст письма (напоминание) с использованием моделей ССК
Краткое содержание: сверхплановая поставка.
Предшествующие события:
- договор поставки от 12.07.99 № 257-56, по которому поставляется химические реактивы в соответствии с утвержденным планом поставки;
- ранее уже направляли письмо от 24.07.99 № 03-02/45, которым было сообщено, что завод увеличил производственные мощности, в связи с чем, появились возможности дополнительно изготовить и поставить в 2000 году различные химические реактивы на сумму 500 тысяч рублей, сверх утвержденного плана.
Напоминание: в 10-дневный срок подтвердить согласие на …
Дополнительные условия: в случае нарушения срока, сверхплановая продукция будет поставлена другим предприятиям-покупателям.
К письму прилагается копия, ранее направленного письма.
Задание 6. Составить и оформить письмо-приглашение в соответствии с правилами.
Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.
Задание 7. Составить и оформить служебное письмо.
Главный бухгалтер акционерного банка «Империал», расположенного по адресу: 123456, Москва, ул.Молодогвардейская, д. 24, тел. 141-67-90, факс: 141-78-87, напоминает управляющим региональных филиалов АБ «Империал» о соблюдении контроля исполнения за сроками предоставления отчетности на основании письма Центробанка России N2 01/134 от 30 января 2008 года «0 предоставлении отчетности в соответствии с Положением "О порядке проведения расчетов в иностранной валюте, основанных на зачете взаимных требований между российскими судовладельцами, осуществляющими рыбный промысел, и нерезидентами, осуществляющими их агентское обслуживание " » и прилагает к письму копию телеграммы ЦБ N2 23 от 15 ноября 2008 года.